Secretaria Escolar

5 vantagens de trabalhar com requerimentos escolares online

Quanto menor for o fluxo de pessoas solicitando atendimento na secretaria escolar, melhor para a rotina dos profissionais, que podem se dedicar a outras tarefas. Também é interessante para a escola, já que terá funcionários mais produtivos.

Algumas pessoas são avessas ao uso de tecnologias para substituir o trabalho humano, pois acreditam que com isso o profissional se tornará uma peça sem necessidade, mas isso é um equívoco. 

Os profissionais são seres pensantes que têm a capacidade de refletir, ter ideias, estudar e buscar alternativas para otimizar o trabalho. As tecnologias são mecanismos que auxiliam o trabalho dos profissionais, fazendo com que eles deixem de perder tempo com tarefas simples e que não exigem tanta atenção. 

Entre elas estão as solicitações feitas pelos pais que, em instituições que não contam com meios tecnológicos, acabam gerando uma demanda muito maior do que a necessária. 

Oferecer a opção de o pai gerar requerimentos escolares online vai promover benefícios não só para a instituição de ensino, mas para os pais dos alunos também. Veja neste artigo 5 vantagens de trabalhar com requerimentos escolares online em sua instituição. 

O que é um requerimento?

O requerimento é uma solicitação feita a algum órgão, entidade, instituição, empresa etc. Um requerimento é um pedido utilizado por alguém que deseja requerer uma informação, documento, resposta, além de outros diversos tipos de solicitação.

Normalmente, um requerimento tem como base um padrão que precisa ser seguido e ser entregue em papel ofício. Existem alguns padrões para a confecção de um requerimento e cada um pode variar de acordo com o órgão ou instituição que vai atendê-lo. Confira um padrão de requerimento para utilizar em sua escola.

Quais as diferenças entre o requerimentos padrão e os requerimentos escolares online?

A principal diferença entre um requerimento padrão e o requerimento online são as suas formas de preenchimento e envio. 

No primeiro caso, o solicitante precisa ir até o local em que entregará o requerimento e deverá preencher um formulário, alguns locais só disponibilizam o modelo e o solicitante precisa preencher à mão, todas as informações presentes nele. O que acaba tornando o processo mais trabalhoso.

Os requerimentos escolares online não exigem a presença do solicitante junto ao local para o preenchimento e entrega. Como o próprio nome diz, é possível preencher um formulário online e enviar diretamente para a instituição. 

5 vantagens de trabalhar com requerimentos escolares online

As principais diferenças entre o requerimentos escolares padrão e os requerimentos escolares online já está no próprio nome, pois enquanto um exige a presença do solicitante ao local de atendimento, o outro pode ser feito de forma online, ou seja, de qualquer lugar que o solicitante estiver, desde de que tenha acesso à internet. 

Com isso, é possível perceber diversas vantagens que o segundo tipo de requerimento proporciona, mas nós vamos listar para que não haja nenhuma dúvida. 

1. Acabe com as filas na secretaria

Em secretarias escolares, o horário do almoço e o final da tarde costumam ser movimentados, pois são os momentos em que os pais costumam buscar os filhos na escola e é nesse curto período que eles podem comparecer até a secretaria para resolver todos os seus problemas e burocracias. 

É nesse momento que os pedidos de requerimento são mais solicitados. Ao disponibilizar os requerimentos escolares online, a instituição diminui o número de pais e pedidos feitos diariamente. 

2. Ganhe tempo

O número de pais e alunos registrando suas solicitações na secretaria interferem diretamente na rotina dos profissionais, que precisam parar suas atividades para atender o público. 

Os requerimentos escolares online eliminam a necessidade de um profissional se dedicando para esses atendimentos. Essa pessoa poderá investir seu tempo e dedicação em outras atividades. 

3. Minimize os erros

Em algumas instituições de ensino o preenchimento do requerimento é feito pelo próprio profissional. Ou seja, além de disponibilizar minutos ou horas do seu dia para essa tarefa, ainda há o risco de o profissional preencher o documento com alguma informação errada, por falta de entendimento ou comunicação.

Da mesma forma pode acontecer com um responsável que não tem uma letra legível, podendo causar dúvidas e até erros nas solicitações. O requerimento online minimiza as chances de erro, pois todas as informações serão preenchidas diretamente no portal. 

4. Reduza os custos 

Pode parecer que não, mas o uso de papel no dia a dia, no longo prazo, acaba se tornando uma grande despesa para uma empresa. Imagine quanto de papel, tinta de impressora e de canetas sua instituição já gastou em todos os anos de sua atuação.

Você já colocou na ponta do lápis? Pois deveria. Esse tipo de gasto, muitas vezes, não é contabilizado por ser considerado como irrisório, mas a verdade é que com o passar dos anos pode fazer uma grande diferença para o seu caixa. 

Com o requerimento online não há esse problema, pois como ele é preenchido diretamente no portal da escolha, não será necessário imprimir nada e escrever em nenhum papel. Também temos outras dicas que vão te ajudar a reduzir os custos na administração escolar

5. Facilite a vida do seu cliente 

Nós falamos bem no começo que os pais costumam ir até a escola no horário do almoço ou no final da tarde, pois como já vão buscar os filhos, eles aproveitam o único tempo disponível para resolver as pendências na secretaria.

Por outro lado, há muitos pais que não têm essa possibilidade e precisam sair mais cedo ou chegar mais tarde no trabalho, pedir ajuda de um parente, enfim, se virar como pode para lidar com essas burocracias. 

Com a utilização dos requerimentos online, a escola vai facilitar a vida do pai, eliminando mais uma burocracia em sua vida, permitindo que ele acesse o pedido de requerimento de qualquer computador ou dispositivo móvel. 

Software GEO e os requerimentos escolares online

O Software GEO é um sistema de automatização que ajuda a organizar e gerenciar as rotinas escolares, reduzindo custos, aumentando a produtividade e promovendo melhorias para o dia a dia dos profissionais da instituição de ensino. 

A automatização de tarefas na secretaria escolar pode oferecer inúmeras vantagens para a sua escola.

O Software GEO oferece um portal para a secretaria da escola, pais e alunos, acessarem de qualquer ambiente, seja desktop ou mobile, por meio de um aplicativo exclusivo. Veja como esse sistema pode automatizar as tarefas da sua instituição escolar na prática.

 

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