Secretaria Escolar

6 vantagens da automação de tarefas na secretaria escolar

Muitas instituições têm receio em investir na automação de tarefas na secretaria escolar por acreditarem que ela tornam os processos mais engessados. Porém, isso é um grande engano.

A automatização deixa os processos mais ágeis, simples, organizados e econômicos. O natural é que com isso a produtividade nas áreas aumente. Neste post, vamos te mostrar 6 vantagens da automação de tarefas na secretaria escolar. Confira! 

O que é a automação de tarefas na secretaria escolar?

A automatização consiste em aproveitar a tecnologia para organizar os processos administrativos e gerenciais. 

Um software de gestão será responsável por executar tarefas que são feitas repetidamente por um funcionário. Isso não substituirá o profissional, mas aumentará a sua eficiência, fazendo com que ele aproveite o tempo economizado para realizar tarefas que exigem mais atenção ou são mais importantes. 

Se a automação de tarefas na secretaria escolar é tão benéfica porque existem instituições que não estão utilizando softwares de gestão em suas rotinas? Grande parte delas ainda não identificou que precisa desse investimento. 

Como saber se preciso investir na automação de tarefas na secretaria escolar?

O primeiro ponto de todos é a tecnologia. Ela está presente em todos os âmbitos da vida de um profissional e dos alunos. Está cada vez mais comum encontrarmos escolas que investem em equipamentos de última geração para uso em sala de aula.

Acaba sendo contraditório uma instituição investir tanto em tecnologia para serem utilizados em aula, sendo que a própria secretária ainda utiliza métodos ultrapassados para realizar suas atividades. 

Listar as áreas que poderão aproveitar as vantagens de um software de gestão também é importante. Quanto maior for o número de áreas contempladas, maior se torna a necessidade de um sistema para auxiliar o trabalho. 

As atividades que demandam mais tempo, são repetitivas e complexas também devem entrar em uma lista, se existe forma de realizá-las por meio de uma automação, a escola não pode deixar de investir. 

Antes de contratar um software de gestão escolar analise alguns pontos e veja se a solução realmente é a certa para sua instituição.

6 vantagens da automação de tarefas na secretaria escolar

Com a automação de tarefas na secretaria escolar todos saem ganhando: professores, profissionais da secretaria, alunos e até outros departamentos. A seguir você vai conhecer 6 vantagens de automatizar o processo.

1. Organização

A organização – ou a falta dela – é uma das primeiras soluções que um sistema entrega e pode ser facilmente percebido. 

Tanto o armazenamento quanto a busca por informações dos alunos, da escola ou dos professores deixa de ser um processo cansativo, estressante e metódico. Todos os profissionais conseguem inserir e acessar essas informações de forma rápida e fácil, sem precisar buscar em arquivos, pastas e papéis. 

Nesse caso, até o espaço físico é melhor aproveitado, pois não haverá mais a necessidade de armazenar tantos documentos. 

2. Confiabilidade

Quantas erros podem acontecer quando a inserção de informações é feita de forma manual? As chances de errar uma informação, palavra ou letra, assim como de tornar o conteúdo ilegível são inúmeras e, até que se perceba o erro, não há muito o que ser feito. 

O software proporciona um registro mais confiável não só das informações inseridas, como também permite o acompanhamento das atividades que estão sendo realizadas pelos profissionais. 

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3. Integração

Quando o trabalho é feito manualmente as escolas costumam criar pastas com todos os registros sobre o aluno. Esses registros, armazenados em papel, podem ser perdidos, rasurados ou apagados com o passar do tempo. 

Imagine um aluno que estudou na mesma escola do jardim de infância até o ensino médio, a chance de ter todos os seus registros intactos é quase nula. Uma alternativa nesse caso seria a digitalização de todos os documentos, o que tomaria tempo e espaço em um computador. 

No caso da automação, todas as informações e dados são integrados, o que facilita a consulta e a visualização, além de garantir a segurança desses conteúdos. 

4. Comunicação

O envio de avisos é uma demanda da secretaria que exige muito tempo do profissional. Muitas vezes, essa tarefa não é reconhecida pela atenção que exige, mas ela sempre está acompanhada de outra atividade. 

No caso do envio dos boletos de cobrança, por exemplo, o profissional precisa gerar o boleto, salvar e depois criar um e-mail para cada responsável, anexar o boleto e enviar. Na grande maioria dos casos, o texto dos e-mails é padrão, mas o profissional precisa estar atento para anexar o boleto correto ao e-mail.

Agora pense em uma instituição que conta com mais de 500 alunos. Todos os meses, antecipadamente, o profissional terá que fazer os envios desses e-mails. Existem ainda diversos tipos de comunicados que precisam ser enviados e, no geral, surgem acompanhados de outras demandas, nunca sozinhos. 

O software de gestão conta com filtros personalizados para que a seleção e o envio dos comunicados seja automatizado, permitindo, também, que as mensagens sejam agendadas previamente.

5. Mobilidade

Este certamente está entre os maiores problemas de uma instituição de ensino: as informações dos alunos não são móveis. Os dados sobre os alunos costumam ficar todas armazenadas em um local específico dentro da secretaria. Caso precisem ser acessadas de fora da escola ou daquele computador por algum motivo, não será possível. 

A mobilidade que o software de gestão oferece permite que, não só a secretaria da escola, mas também os pais e alunos possam acessar suas informações por meio de um portal e, em alguns casos, até por meio de um aplicativo.

Sempre que necessário, eles poderão buscar uma informação, um boleto, conteúdo de aula diretamente na plataforma. 

6. Economia 

Aqui nesse caso em específico não estamos falando de custos para a instituição, mas sim da economia de tempo que a automação vai proporcionar para a secretaria da escola, para os pais e para os alunos. 

Com as agendas lotadas e o tempo livre cada vez mais curto fica difícil para que os pais compareçam até a escola para resolver problemas simples, mas que podem se tornar uma bola de neve. É o caso da emissão de boletos, por exemplo. 

Quando um boleto vence não é necessário que o responsável pelo aluno compareça a secretaria apenas para fazer a reemissão ou atualização, um sistema de gestão permite que ele faça isso de qualquer computador ou dispositivo móvel.

Como pudemos ver, quando a instituição conta com um software de gestão para fazer a automação de tarefas na secretaria escolar, todos os envolvidos são beneficiados. Antes de contratar o seu, você pode conferir como a automação funciona na prática.

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