Secretaria Escolar

7 dicas de organização de documentos na secretaria

A organização de documentos na secretaria é uma atividade frequente no ambiente escolar, que exige do profissional atenção, cuidado, responsabilidade, além é claro, de organização. 

É na secretaria escolar que estão registros, arquivos, documentos de alunos e dos professores. Esse setor deve organizar e fazer a manutenção de todas as informações, enquanto atende pais, alunos, professores, outros funcionários e continua com todas as atividades pertinentes à área. 

Por isso, que a organização deve ser o pilar principal da secretaria. Neste artigo vamos te mostrar 7 dicas de organização de documentos para utilizar na sua escola. 

7 dicas de organização de documentos na secretaria

1. Defina um local para armazenar os documentos

Você já passou pela situação de precisar de um documento e não saber onde ele está? Isso é comum e acontece muito mais vezes do que você possa imaginar. 

Quando a secretaria conta com muitos funcionários para realizar a mesma atividade pode acontecer de uma pessoa armazenar os documentos em um local enquanto o colega armazena em outro. O que também pode acontecer é quando entra um novo funcionário na área e ele ainda não está muito habituado com a rotina. 

Nesses casos, o ideal é definir e nomear os locais onde estão armazenados cada tipo de documento. Você pode definir um armário, daqueles de arquivo ou pastas, onde ficarão todos os formulários de matrícula de cada aluno, por exemplo. Se a escola for muito grande, você pode utilizar um armário por turma. 

Para facilitar a localização, crie um documento de consulta, pode ser no seu computador ou uma lista colada na lateral de cada armário, informando quais documentos estão em cada um. 

2. Organize por categorização

A organização pode ser feita por categorias ou temas, como mencionamos no tópico anterior, que o arquivo pode ser utilizado para armazenar apenas os formulários de matrícula. 

Isso vai depender muito do tamanho da sala que você tem disponível para organização de documentos na secretaria e da quantidade de documentos que precisa organizar. Mas o ideal é que você separe os arquivos por temas como formulários de matrícula, comprovantes de pagamento de mensalidade, boletins, cadastros, registros, outros tipos de comprovante etc. 

Os temas devem ser definidos de acordo com o volume de documentos que você precisa armazenar. Outro ponto importante é que passado alguns anos, diversos documentos deixam de ser necessários. O que pode ser feito nesse caso é criar um arquivo morto onde ficarão todos esses papéis. Como serão pouco ou nunca utilizados, não será preciso um armário muito grande ou vários armários.

Depois de alguns anos, você pode se desfazer deles. Para facilitar a localização, não esqueça de criar aquele guia indicando onde está cada documento. 

3. Arquive na hora

Todo documento que chega deve ser arquivado assim que a sua utilização não for mais necessária. Deixar os documentos em cima da mesa ou em cima do próprio armário para serem arquivadas quando “sobrar um tempo” é muito arriscado, pois, dessa forma, podem ser facilmente perdidos. 

Evite ficar mais de um expediente com aquele documento. O ideal é receber, resolver e arquivar, mas como nem sempre é possível, tente não deixar para o dia seguinte. Se mesmo assim não for possível, guarde-os em uma gaveta com chave até que sejam finalizados.

4. Use cores e tags fáceis de entender

Quando estamos arquivando documentos que serão utilizados por outras pessoas devemos pensar sempre que a nomeação deles ou suas categorias devem ser intuitivas, simples de entender e de memorizar, pois nem sempre quem criou o arquivo estará disponível para ajudar quem procura. 

Utilize cores e tags para sinalizar a organização de documentos na secretaria e sempre que uma nova categoria for criada comunique aos demais envolvidos. 

5. Todos podem acessar, poucos devem organizar

A organização de documentos na secretaria exige muita responsabilidade, por isso o indicado é que essa atividade seja delegada a poucas pessoas. 

Todos os funcionários da secretaria devem ter acesso aos documentos, mas a organização de documentos na secretaria deve ser uma atribuição de determinados funcionários. Assim, a instituição evitará que confusões sejam causadas durante o arquivamento e manutenção. 

6. Utilize a nuvem 

Colocar os documentos na nuvem é uma ótima alternativa para quem tem pouco espaço físico e quer facilitar a pesquisa. 

Os documentos podem ser digitalizados, nomeados de acordo com a categorização, que foi previamente definida, e depois serem salvos em algum servidor online. 

Dessa forma, a instituição terá a possibilidade de diminuir o espaço físico utilizado, poderá buscar o documento por meio da opção de busca do servidor, poderá imprimir ou enviar o arquivo sempre que for preciso, além de acessar de qualquer lugar. 

Porém, é importante ficar atento com esse tipo de serviço. Como são oferecidos por grandes corporações que atuam em diferentes segmentos, como Google, Microsoft etc, há chances de que invasores acessem o banco de dados da instituição.

Por isso, o mais recomendado é que além de contratar um serviço pago, a escola conte com políticas de segurança da informação, além de softwares de segurança em rede, como firewall

7. A tecnologia a seu favor

Melhor do que inserir os documentos na nuvem, é utilizar um software de gestão escolar. Esse tipo de sistema proporciona diversos benefícios para automatizar a organização de documentos na secretaria. 

O Software GEO, por exemplo, conta com ferramentas específicas para auxiliar o trabalho não só na secretaria, como também no departamento financeiro e outros setores. Veja algumas delas:

  • A secretaria pode fazer upload dos documentos na matrícula e utilizar em consultas posteriores;
  • Cadastrar os contatos dos interessados em se matricular, para que possam comunicar sempre que abrirem novas vagas;
  • Emitir relatórios de boletim, diários, históricos, carteirinhas, certificados e outras listas de forma personalizada, sem que seja necessário criar arquivos físicos para cada um desses documentos; 
  • Evitar atendimentos desnecessários na secretária, pois pais e alunos podem solicitar seus requerimentos online; 
  • Disponibilizar o material dos alunos online e evitar que eles compareçam com frequência na secretaria para solicitar esses arquivos. 

Além dessas e outras inúmeras facilidades para otimizar a organização de documentos na secretaria, o Software GEO é totalmente online e conta com um aplicativo para smartphone.

A automação oferece muitas vantagens para a escola, você pode conferir 7 delas em um artigo do nosso blog. Clique aqui para acessar!  Ficou com alguma dúvida? Deixe seu comentário.


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