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Arquivamento de documentos escolares: o que fazer com o histórico escolar?

Fazer um bom arquivamento de documentos escolares garante não apenas organização, mas também agilidade e melhor efetividade no atendimento. Os alunos podem precisar de materiais como o histórico escolar para mudar de instituição, comprovar o desempenho e a finalização de um ano letivo, entre outras situações.

No entanto, quem administra uma instituição de ensino sabe a quantidade de documentos que são armazenados todos os anos. São centenas de novas matrículas, além de atualizações nos arquivos de alunos antigos.

Certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros documentos precisam ficar guardados na escola. A pergunta então é: como organizar tudo isso?

Para ajudá-lo nesse processo de arquivamento de documentos escolares, continue a leitura e entenda melhor sobre o que fazer.

Por que é preciso fazer o arquivamento de documentos escolares?

Os documentos de um aluno contêm dados valiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Matrícula, notas, frequência, atividades extracurriculares, comprovantes de conclusão de curso, certificados, entre outros materiais podem ser necessários ao longo da vida do estudante, estando ou não na instituição futuramente.

Outro ponto importante é sobre aquilo que se refere à administração e pedagogia da empresa. É preciso armazenar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros.

Portanto, ter um sistema que organize tudo isso é muito importante para garantir a segurança e gestão desses documentos. Não guardar essas informações pode acarretar ações judiciais. Confira a seguir.

O que diz o MEC sobre o assunto?

Não existe uma determinação específica do Ministério da Educação (MEC) sobre a responsabilidade da instituição em guardar tais arquivos. Porém, o Código Civil, na lei nº 8.159, atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que danificar ou destruir qualquer documento de valor, ou de interesse público e social.

Ou seja, se a instituição não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato.

De qualquer forma, o MEC exige que instituições de ensino superior guardem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e as faculdades e universidades têm até 2020 para se adequar. Temos um artigo completo explicando o que é e como atender a essa exigência do MEC.

Por fim, para determinar o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você confere que há materiais que devem ser guardados temporariamente e outros permanentemente.

As informações são referentes às instituições de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área.

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Como organizar todos os documentos?

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para conseguir armazenar é ter um planejamento. Será necessário criar um sistema de organização, determinar prazos e atribuir as tarefas para pessoas específicas.

Considere a modernização. Por que usar pastas e arquivos físicos se você pode digitalizar e usar um software? Ele é mais rápido e eficiente, além de atender a exigência do MEC, na portaria 315 mencionada anteriormente.

O planejamento pode determinar, por exemplo, que se comece pelos materiais recentes. Ao receber novas matrículas e definir as diretrizes educacionais do ano letivo, já faça o arquivamento dos documentos escolares no novo modelo. A partir daí, você pode organizar do mais recente para o mais antigo, descartando aquilo que já não é necessário guardar.

A tarefa será longa, mas o benefício é poder oferecer com agilidade todos os documentos sempre que os alunos ou o MEC solicitarem.

Tenha um local adequado

O local adequado é fundamental para a organização. Defina uma sala onde o processo será feito e respeite este espaço. Como você estará lidando com papéis, a sala não pode ser úmida, e o acesso deve ser restrito às pessoas responsáveis. Computador, escâner e internet também serão necessários para fazer a digitalização.

Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização

Tão importante quanto os itens anteriores é ter material para realizar a organização. Será que você tem as mobílias adequadas e na quantidade ideal? O que é necessário para conseguir categorizar? Fichas, planilhas, checklists, etiquetas, tags e caixas podem ajudar você a separar tudo, eliminar aquilo que não precisa mais ser guardado e conferir se há algo faltando que deve ser solicitado.

Outro ponto de atenção é estabelecer uma comunicação clara entre a secretaria e as pessoas que estão no processo de arquivamento. Quem atende às solicitações sabe como esses documentos escolares precisam ser acessados e com que frequência. Assim será possível determinar prioridades e melhores maneiras para guardar.

Invista em um software de gestão escolar

Utilizar um software é uma forma eficiente de melhorar o processo de arquivamento de documentos escolares. Com ele, será bem mais fácil acessar, imprimir e emitir certificados, histórico escolar, entre outros.

Além disso, diversas tarefas podem ser feitas diretamente no sistema, como, por exemplo, o diário do professor. Ele mesmo pode atualizar os dados, otimizando o tempo e diminuindo tarefas para a equipe da secretaria.

O sistema também diminui os atendimentos presenciais, já que, se os documentos estiverem online, o aluno mesmo consegue acessar e emitir por meio da plataforma. Com um software adequado, fica também mais prático reunir documentações solicitadas pelo MEC.

A tecnologia ajuda?

Sim! A tecnologia é uma grande aliada no arquivamento de documentos escolares. Em vez de ter uma sala específica para as pastas, correndo o risco de ter papéis danificados pela ação do tempo, você pode digitalizar tudo e acessar de um computador. Com um software de gestão escolar, a segurança dos dados é garantida.

Para implementar um sistema desses, será necessário um esforço na organização e digitalização dos papéis mais antigos, mas é uma atividade que será feita uma vez só. Depois, é só aproveitar a redução de trabalho e facilidade de se ter um software fazendo toda administração e organização.

O arquivamento de documentos escolares é, então, uma tarefa importante e necessária para toda instituição de ensino. Quando os alunos precisarem de tais documentos, a instituição deve fornecê-los com agilidade e prontidão. Para isso, ter um planejamento e um software de gestão ajuda no processo de organização, além de facilitar outras tarefas do dia a dia da escola ou universidade.

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