Secretaria Escolar

Atendimento sufocante na secretaria da escola?

Ter a secretaria da escola cheia com alunos solicitando declarações, pedindo segundas vias de boletos e solicitando atendimento para rematrícula e outros assuntos é uma realidade no seu negócio? Se você se identificou com este cenário caótico, e ele se repete com frequência na sua escola, é um sinal de que você tem um atendimento sufocante na secretaria da escola.  

Solicitações de pais de alunos na secretaria da escola

São muitos os pedidos que os pais e alunos fazem de forma recorrente e podem tornar o dia a dia na secretaria da escola bastante atribulado. Confira as tarefas que mais sufocam o atendimento na secretaria da escola: 

  • Declarações de matrícula, transferência, quitação anual, e outros documentos;

  • Segunda via de boletos e recibos;

  • Matrículas e rematrículas;

  • Impressão de apostilas;

  • Impressão de diários.

Essas e muitas outras atividades são fundamentais para uma escola, porém consomem muito o tempo de sua equipe! Se essas tarefas são indispensáveis, o que pode ser feito para tornar o atendimento na secretaria da escola menos sufocante?

Dicas para otimizar o atendimento na secretaria da escola

A boa notícia é que existem várias formas de solucionar essa questão. A opção mais inteligente é contar com a tecnologia para automatizar algumas tarefas operacionais e dar a sua equipe mais tempo para se dedicar a funções relevantes para o seu negócio.

Confira alguns recursos do software para gestão escolar GEO, e entenda de forma prática o quanto essas ferramentas estão ajudando inúmeras escolas a melhorem sua dinâmica de atendimento a comunidade escolar:

  • Boletim e notas parciais online: economize recursos, como papel e tinta, disponibilizando online para os alunos e pais através do portal e app. Além de ser uma ação sustentável, também garante economia financeira para o seu negócio.  

  • Boletos: acesso rápido inclusive após o vencimento e com valor atualizado. Diminua trabalho de impressão, custo de entrega dos boletos e o trabalho de ter que gerar segundas vias, enviando-os por e-mail de forma automática e disponibilizando no portal do aluno e aplicativo escolar.

  • Requerimentos: ofereça solicitações online, evitando que seja necessário ir até a escola para fazer um requerimento, tumultuando a secretaria. A equipe faz os atendimentos de forma mais rápida e prática.

  • Diários: o professor pode fazer a chamada diretamente do celular ou tablet, em sala de aula e as informações são integradas ao sistema.

  • Digitação de notas: é feita diretamente pelos professores no sistema, eliminando tempo de digitação pela secretaria.

  • Ocorrências: notifique os responsáveis pelo aluno de forma instantânea através do aplicativo para celular ou e-mail.

  • Materiais: disponibilize material para download, como apostilas e documentos, evitando custos e desperdício de tempo.

  • Avisos e agenda online: elimine transito de papéis e recadinhos por escrito. Saiba quando os responsáveis leram o conteúdo e agilize o trânsito da informação.

  • Rematrículas online: agilize o processo de rematrícula e evite filas na secretaria.

Essas são algumas das funcionalidades que tem por objetivo otimizar o tempo de trabalho dos funcionários e melhorar o atendimento ao cliente final, alunos e responsáveis.

Importância de um bom atendimento na secretaria da escola

Sabemos que, caso não seja bem administrada, a rotina de uma escola pode gerar muito estresse. Todos aqueles que se envolvem no processo educacional o fazem principalmente por amor, pois veem na educação uma atividade que transforma as pessoas e consequentemente muda o mundo.

É por isso, que todos os setores da escola são importantes, e cada um deles tem que estar alinhado com a missão da instituição, oferecendo aos professores, funcionários, alunos, responsáveis, um ambiente seguro, organizado, dinâmico e sobretudo familiar, onde todos os envolvidos possam estar felizes com sua missão de formar cidadãos!

Uma escola de sucesso precisa ter uma visão estratégica sobre os seus processo internos. Você tem alguma dúvida sobre esse assunto ou gostaria de conhecer melhor o Software GEO? Deixe seu comentário, será ótimo te ajudar!