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Inadimplência

A inadimplência escolar é uma das situações mais comuns que as instituições de ensino enfrentam. Muitas vezes, ela é decorrente de fatores que assolam os alunos / responsáveis (dificuldades para administrar as finanças) ou, também, por dificuldades impostas pela própria escola.

O impacto negativo causado pela inadimplência escolar é muito grande e afeta não apenas o devedor e a instituição de ensino, mas, também, os demais envolvidos na missão de proporcionar ensino de qualidade e, consequentemente, todos os estudantes matriculados.

Imaginemos, por exemplo, se a taxa de inadimplentes está gerando problemas para a instituição pagar os fornecedores? E se a falta de recursos financeiros é agravada, impedindo que inovações e contratações de profissionais de alto nível sejam realizadas? Todos saem perdendo.

Por isso, neste artigo, fornecemos três dicas valiosas para que a sua gestão consiga reduzir a inadimplência escolar. Vamos a elas?

Crie iniciativas para incentivar a adimplência

Tanto quanto elaborar boas estratégias de cobrança dos inadimplentes, o incentivo a quem realiza os pagamentos em dia é uma tática que funciona muito bem. O mais legal é que a escola pode fazer isso de diferentes maneiras, como a isenção de pagamento ao aluno com alto desempenho.

Exemplo comum: o aluno / responsável que fizer o pagamento do boleto até o vencimento ganha desconto no ato. Outra opção é o acúmulo de pontos a cada pagamento realizado dentro do prazo; posteriormente, os pontos são trocados por prêmios, como descontos e isenções na mensalidade.

Ofereça boas condições de renegociação

Os motivos pelos quais o aluno ou sua família caem na inadimplência escolar são diversos. Às vezes, o atraso de uma mensalidade acarreta acúmulo de dívida, tornando o débito desproporcional à sua renda no mês.

Tratando os casos de maneira isolada, convém à escola (e ao próprio inadimplente) estudar condições de parcelamento ou retificar a cobrança de modo que o responsável consiga se reorganizar e, então, retomar o ciclo de adimplência.

Emita boletos bancários para facilitar o processo de pagamento

Reiterando o que dissemos no início do conteúdo, as condições oferecidas pelas instituições de ensino tornam a vida do aluno mais complicada, levando-o a adiar o pagamento e, muitas vezes, começar a acumular mensalidades. Uma prática simples — porém eficiente — para combater o problema é a emissão de boletos escolares.

Os boletos bancários trazem diversas vantagens para ambos os lados. Vejamos alguns exemplos:

  • são pagáveis em bancos e lotéricas;
  • permitem o pagamento via internet banking ou nos caixas eletrônicos;
  • conseguem ser pagos pelo aluno / responsável apenas com o código de barras; e
  • podem ser reimpressos automaticamente.

Anotou as dicas para reduzir a inadimplência escolar em sua instituição de ensino? Ótimo! Agora, você sabe o que fazer para implantar essas ações? Então fique com a dica: procure conhecer melhor as funcionalidades de um software para gestão escolar. Você perceberá que a solução vai ao encontro de suas necessidades.

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Comunicação

O aplicativo escolar é uma ferramenta que, se bem desenvolvida e utilizada, pode mudar totalmente a experiência da comunidade de ensino: dos alunos, dos docentes, dos gestores, da equipe de trabalho e dos pais.

Trazendo o fator inovação para a realidade da instituição, um utilitário tem diversas funções, ajudando no gerenciamento de recursos e na comunicação efetiva.

Já usamos aplicativos para quase tudo no dia a dia e, na escola, não poderia ser diferente, concorda? Que tal se inteirar sobre essa nova realidade do setor educacional? Venha conosco nessa leitura e fique por dentro!

Como funciona um aplicativo escolar?

Você já deve ter percebido que as aplicações para smartphone estão em alta. Para tudo que se pode imaginar existe um app. Além disso, as empresas estão investindo cada vez mais em seus aplicativos próprios, não dependendo de terceiros para atuar no universo mobile.

No caso do aplicativo escolar, a ideia é semelhante. A escola se conecta a um programa, cujo acesso é possível para todas as esferas da comunicação: pais, alunos, professores e responsáveis pela administração.

Todas as informações pertinentes são lançadas nesse sistema, sendo possível, ainda, solicitar atendimentos por meio dele.

Quais as razões para investir em um aplicativo escolar?

Trouxemos, a seguir, 5 boas razões para você considerar o uso de aplicativo escolar em sua gestão. Confira!

1. Tecnologia especializada no business

Antes de qualquer coisa, é preciso salientar que não basta ter qualquer sistema atuando em prol da escola. É fundamental ter um app que entende o negócio e trabalha de acordo com as suas especificidades.

A gestão escolar envolve diversos âmbitos. Sendo assim, a aplicação precisa dar suporte para os setores sem deixar a desejar em nenhum aspecto. Opte por uma ferramenta que permita gerir desde assuntos financeiros até ocorrências dos alunos, por exemplo.

2. Acompanhamento do histórico

Antigamente, os professores faziam a reunião de pais para informar as notas dos alunos ou os estudantes levavam o boletim ou a prova para assinatura de ciência dos responsáveis. Isso demanda tempo e recursos de forma desnecessária.

O histórico do aluno, bem como notas e faltas, são disponibilizados por meio do aplicativo. Além disso, a escola dispensa o uso de papel e itens para impressão, economizando não apenas o tempo, mas também recursos materiais e carga de trabalho.

3. Criação de calendários escolares

Se pensarmos que o meio ambiente é beneficiado quando não usamos papel para imprimir o que pode ser disponibilizado online, no que diz respeito ao calendário escolar, esse se torna mais um ponto positivo do aplicativo.

Os eventos da escola, semanas de provas, datas importantes, recesso etc., tudo fica lançado no app. No caso de qualquer alteração, mude no utilitário e a atualização já fica acessível a todos os interessados.

Essa ação economiza tempo também, mas acima de tudo, agiliza a comunicação, já que não vai ser necessário fazer incessantes avisos e tirar constantemente as dúvidas dos pais e alunos sobre as datas.

Visualização das grades horárias

Principalmente no começo do ano, é bem comum que alunos e pais fiquem um tanto quanto perdidos na organização das aulas, sem saber o cronograma ou ainda o que é necessário para tal período.

Ao usar o aplicativo, esse problema desaparece, uma vez que os horários semanais se tornam simples de acessar. Informações como a sala da aula e o professor que ministra a disciplina também são inclusas.

4. Gestão das finanças

Nada pior do que ter que ligar para a escola para pedir um boleto. Com o aplicativo, a gestão financeira também fica na palma da mão. O extrato pode ser acessado a qualquer momento, dispensando a montagem e compartilhamento de PDFs. Isso aumenta a produtividade da equipe, que não fica presa a uma tarefa repetitiva.

Com todo o extrato disponível, não há como a mensalidade não ser cobrada, já que tudo se mantém atualizado por meio do app. Além disso, o aplicativo é capaz de disparar avisos, recados e notificações, lembrando o usuário de que uma ação é necessária naquela data. Muito útil, não é mesmo?

5. Envio de materiais para o aluno

Tudo hoje em dia funciona à base do download. Em vez de imprimir ou fazer uma cópia para cada aluno, é muito mais simples disponibilizar o material no sistema e deixar com que o estudante faça a sua consulta.

Se há a necessidade de algum requerimento por parte do aluno, para que a burocracia de ir à secretaria, preencher um papel etc.? A escola já tem muitos documentos para dar conta, por isso, é muito interessante deixar que solicitações de certificados, atestados, entre outros, seja feita via aplicativo. Isso agiliza o processo para ambos os lados.

Como se inteirar sobre funcionalidades e melhorias?

A empresa prestadora do app demonstra que se preocupa com a escola quando atualiza, corrige, melhora, inova e mantém tudo isso acessível. Além de procurar um provedor que compense nas finanças, é fundamental optar por um parceiro que entenda o seu negócio e os desafios enfrentados por você na gestão da instituição de ensino.

Ter a visão sistêmica sobre o que acontece numa escola é a garantia de que o utilitário vai atender uma área sem complicar a outra.

Se na gestão tudo está em ordem, quem trabalha na linha de frente do atendimento deve, também, ter suas demandas auxiliadas pelo app. O mesmo vale para os pais: o aplicativo precisa melhorar o relacionamento com a direção.

No aplicativo escolar da Software GEO, por exemplo, as atualizações trazem cada vez mais funcionalidades importantes. Na última atualização — que está sendo liberada —, além de melhorias em relação a algumas funções que citamos neste texto, chegam as opções de:

  • avisar a escola quando estiver próximo, facilitando o embarque do estudante na saída;
  • diário de classe, para que os professores possam lançar chamadas, notas e ocorrências dos alunos.

É essencial que quem desenvolve o app pense sempre em como agregar valor à experiência de todos os envolvidos, priorizando a gestão escolar, mas também agilizando a vida dos pais e alunos. E essa é exatamente a diretriz da Software GEO: modernizar e facilitar a vida da comunidade escolar.

Ficou interessado em conhecer todas as funcionalidades do aplicativo Software GEO? Então, não perca a oportunidade, baixe a versão gratuita do nosso aplicativo e se impressione com as nossas soluções!

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Administrativo

A gestão de fornecedores é uma atividade muito comum no mundo empresarial. Contudo, a área de educação também requer atenção nesse sentido, sobretudo pela quantidade de fornecedores a ser administrada. É uma lista que contempla, entre tantos itens:

  • acessibilidade;
  • passeios pedagógicos e recreativos;
  • manutenção de áreas comuns;
  • comunicação;
  • brinquedos;
  • materiais didáticos.

Quanto a isso, cabe dizer que a boa gestão é fundamental para assegurar que a escola esteja sempre munida de todos os materiais, serviços e infraestrutura, ou seja, itens cruciais para o funcionamento adequado. Além disso, ela tem o papel de cultivar uma relação saudável com os parceiros da instituição.

Ainda tem mais? Sim! A gestão de fornecedores, quando bem executada, gera melhor aproveitamento de tempo, economia financeira e redução de falhas. Curioso para saber como a “mágica” acontece e, principalmente, como administrar as parcerias de sua instituição de ensino? Nós explicamos tudo, aqui. Acompanhe!

Elabore um planejamento minucioso

Você deve ter lido e ouvido muitas vezes que devemos começar qualquer gestão pelo planejamento, certo? De fato, quando tomamos ações previamente pensadas, considerando os riscos e as consequências, as chances de sucesso são bem maiores.

Portanto é interessante estabelecer metas-chave que venham ao encontro do que você enxerga como a escola ideal. Nesse caso, vamos listar os seguintes deveres:

  • nunca deixar faltar materiais didáticos;
  • manter as instalações em perfeitas condições de uso;
  • apresentar um ambiente visualmente atrativo;
  • dispor de tecnologia aplicada ao ensino;
  • fornecer meios mais eficazes de gestão e atendimento.

A partir das metas propostas acima, você pode iniciar um planejamento mais detalhado em relação aos tipos de serviços que a escola precisa contratar para que os objetivos sejam alcançados.

Identifique as necessidades da escola precisamente

Depois de planejar ou idealizar o perfeito funcionamento da escola, chega o momento de analisar os recursos necessários para que tudo seja colocado em prática. Como fazer isso? Bom, primeiramente, é fundamental que a análise esteja em sincronia com as metas propostas no planejamento.

Em segundo lugar, é importante estabelecer prioridades tendo em vista utilizar o orçamento com inteligência e segurança, garantindo à instituição o essencial para que funcione adequadamente.

Por exemplo, se a escola se presta a distribuir aos alunos materiais didáticos exclusivos e personalizados — até mesmo como estratégia de marketing — a contratação de um bom fornecedor nessa área deve ter a prioridade alta.

Outra suposição: se a excelência em gestão é primordial, convém priorizar a contratação de um fornecedor de sistemas de software específicos para isso, bem como de outros serviços pertinentes.

Avalie os fornecedores em todos os aspectos

A avaliação dos serviços prestados tem de ser contínua e abranger diversos aspectos. É comum, por exemplo, cometer-se o erro de basear a experiência no atendimento inicial, cuja abordagem é feita por um vendedor — geralmente bem treinado e persuasivo.

Sendo assim, se possível, contate algumas empresas que façam parte do portfólio de clientes do fornecedor em questão. Outra prática recomendada é ligar ou encaminhar mensagem de e-mail ao setor de suporte para avaliar o tempo de espera, a cordialidade e a competência do atendente.

No andamento da parceria, não só o atendimento pode (e deve) ser avaliado com frequência, mas, também, outros fatores que façam a diferença. Exemplos: agilidade, qualidade, competência, compromisso etc.

Controle e registre todos os eventos

Você sabia que registrar todos os eventos entre a sua escola e os fornecedores é uma prática altamente recomendável? Quando dispomos desse tipo de informação, passamos a compreender diversos aspectos de cada parceria e, assim, a tomar as melhores decisões. Calma, a gente explica!

Vamos supor que você esteja trabalhando com os fornecedores A, B e C. Ao longo do ano, o fornecedor A foi solicitado 16 vezes (três delas de caráter emergencial). Quando o problema foi mais crítico, infelizmente, houve atraso na entrega do serviço e a escola recebeu várias reclamações por parte dos pais.

O fornecedor B foi acionado 30 vezes: o líder das solicitações. Sempre que a escola precisou dos serviços, o atendimento foi ótimo e a empresa encaminhou um profissional imediatamente. Por sua vez, o fornecedor C, bem menos exigido em comparação aos demais, é o mais caro da lista.

Percebe-se que diferentes conclusões podem ser tiradas com informações superficiais. Entretanto, se registramos que o fornecedor C seja menos acionado porque o serviço tem sido irretocável, enquanto o B foi chamado 30 vezes porque meia dúzia de problemas persistia, fica nítido que o custo-benefício deste último é alto.

Monitore o mercado com frequência

Por mais satisfeito que você esteja com o fornecedor, não se esqueça: monitorar o mercado é um dever que sempre contribui para a melhoria na gestão. Como isso pode influenciar tanto? Pois bem, vamos ponderar brevemente alguns fatores — a começar pelo custo-benefício.

É bastante comum que instituições de ensino (empresas em geral) firmem contratos com prestadores de serviços e, com o passar do tempo, o contrato não se mostra vantajoso. Normalmente o gestor só percebe a inviabilidade quando, monitorando o mercado, encontra fornecedores que oferecem um custo-benefício mais atrativo.

Além disso, como o mercado brasileiro é amplo, muitas empresas surgem com o propósito de oferecer não somente bons preços, mas serviços diferenciados e inovações. Logo, ao deixarmos de monitorá-lo, provavelmente deixamos ótimas oportunidades passarem despercebidas.

Construa uma ótima relação com os fornecedores

Obviamente, a gestão de fornecedores passa, também, pela construção de um bom relacionamento entre as partes. Quando se estabelece uma relação de confiança e compromisso, naturalmente, a parceria tende a ser mais colaborativa.

Quanto a isso, fica a dica: comunique-se com os fornecedores frequentemente, seja para registrar elogios, seja para notificar algum problema. Quando a comunicação é recorrente, a tendência é que o fornecedor se preocupe em manter a boa relação e, também, seja mais flexível na hora de renegociar o contrato.

Sem dúvida alguma, ao seguir todas as dicas elencadas até aqui, a gestão de fornecedores em sua instituição de ensino dará retorno positivo em pouco tempo. Evidentemente, muito desse trabalho é consideravelmente facilitado com a implementação de um sistema de gestão escolar.

Agora, diga-nos: como você tem lidado com os fornecedores em sua escola? Acredita que uma ferramenta específica viria a calhar? Deixe o seu comentário e participe!

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Administrativo

A gestão pedagógica é um dos pilares da administração escolar, responsável pela implementação do sistema de ensino numa instituição. Por outras palavras, ela faz acontecer a formação acadêmica dos alunos, desempenhando uma função elementar na construção de reputação da escola.

O profissional especialista responsável pela gestão pedagógica costuma ser o coordenador pedagógico. Contudo, quando nos referimos a cursos livres, é comum o próprio dono do projeto assumir esse papel. Mas o que implica a coordenação escolar?

Este assunto, curiosamente, gera muitos questionamentos entre profissionais da área, mas ainda é pouco difundido internet afora. Perante a realidade, decidimos elaborar este conteúdo, no qual abordamos cinco das principais dúvidas sobre o assunto. Vamos às respostas?

Integração entre todos os envolvidos

Ao mesmo tempo em que é considerada das maiores responsabilidades do coordenador pedagógico, integrar as pessoas inseridas na comunidade escolar é um enorme desafio para o profissional competente.

Na prática, significa que um dos objetivos-chave da gestão pedagógica é integrar pais, alunos, professores e direção. A comunicação entre as partes é fundamental ao bom desenvolvimento acadêmico e, também, contribui para um ambiente escolar saudável.

Seleção do corpo docente

Quando a instituição de ensino é instaurada, é imprescindível que já se tenha objetivos e propósitos que constituam o sistema escolar, de modo a estabelecer critérios, princípios e políticas adequadas. São esses fatores, por exemplo, que devem nortear a seleção do corpo docente.

Ou seja, numa boa gestão pedagógica, os professores são escolhidos de acordo com a capacidade de cumprir requisitos. Por exemplo, a formação acadêmica do candidato é condizente com os princípios e critérios da escola (técnica e ideologicamente)? Experiência com recursos tecnológicos é crucial?

Engajamento e motivação dos professores

Gerenciar o corpo docente também é uma das finalidades da gestão pedagógica. Além de analisar o desempenho, discutir situações, planejar medidas, entre outras atribuições, o coordenador pedagógico precisa manter os professores engajados.

A motivação, entenda-se, é um estímulo que tem de partir do ambiente de trabalho, isto é, vai além dos salários ou bonificações — embora saibamos que tais recompensas são bem recebidas e geram bons resultados. Quer exemplos? Pois bem, vejamos alguns:

  • comunicação frequente;
  • equipamentos de ponta;
  • capacitação profissional;
  • autonomia.

Esse último ponto, inclusive, é muito importante para o professor apresentar soluções e aplicar estratégias que ele entenda como apropriadas. Lembre-se: o professor é a figura mais próxima dos estudantes no âmbito escolar, portanto as barreiras acabam por desestimulá-lo.

Definição de metas e acompanhamento de resultados

Fora as atribuições que mencionamos até aqui, a gestão pedagógica envolve estabelecer de metas e, evidentemente, acompanhar resultados. A partir dos objetivos propostos pela direção, o coordenador pedagógico tem a missão de criar metas aos professores, por exemplo, para que elas sejam alcançadas.

Ao tirar as suas dúvidas a respeito de gestão pedagógica, provavelmente você notou que estamos falando de uma área repleta de desafios, não é mesmo? Portanto, tendo em vista facilitar a administração, a implementação de um bom software de gestão escolar é muito bem-vinda. Entendido?

Aproveitando que falamos em integração entre todos os envolvidos na comunidade escolar, aprofunde seus conhecimentos e saiba quais as vantagens de ter um psicólogo atuando na escola. Acompanhe!

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Software

O software educacional é um programa capaz de otimizar e apoiar os processos diários das escolas, facilitando a tomada de decisão. Para isso, ele deve ser capaz de agregar todos os setores da instituição, liberando as pessoas de burocracias e permitindo que foquem em questões estratégicas, como o estudo da metodologia de ensino.

Dentre as suas principais funcionalidades, estão a possibilidade de criar fluxos de caixa, fazer a cobrança automática de inadimplentes, simplificar o processo de matrícula, elaborar o registro do plano de aulas e fazer o lançamento de notas e faltas.

Para conhecer as principais vantagens de investir em um software educacional, continue a leitura do artigo!

Promove uma gestão financeira eficiente

Sem a correta administração em relação ao fluxo de caixa, a escola pode perder o foco no ensino e ter que dedicar muito tempo com assuntos financeiros. Isso pode prejudicar tanto a equipe escolar quanto os alunos.

Por isso, é fundamental ter atenção à área financeira. Mesmo que a instituição de ensino seja de pequeno porte, o volume de movimentações monetárias é sempre alto e, por esse motivo, precisa de um acompanhamento descomplicado e criterioso.

Aumenta a produtividade da equipe

Um bom software educacional é capaz de minimizar o tempo na execução das atividades diárias. Como a escola passar a utilizar processos completamente eletrônicos, a otimização da produtividade dos setores é garantida.

Além disso, o sistema evita retrabalhos e tarefas repetitivas — pontos muito comuns em métodos de documentação baseados em arquivos físicos e formulários. Nesse sentido, a plataforma pode auxiliar tanto na organização da grade de aulas dos professores quanto na distribuição de turmas. Ela também recebe os documentos de forma automática e emite alertas sobre possíveis conflitos.

Melhora a captação de alunos

Um ponto importante para a profissionalização dos serviços da escola é a uniformização do atendimento a alunos e responsáveis. A integração de processos gerada pelos softwares educacionais permite que isso seja possível.

A ferramenta também possibilita analisar o retorno das ações de marketing, o que facilita o processo de captação de novos alunos. De acordo com os dados obtidos, é possível mudar a estratégia para conseguir novas matrículas.

Outro ponto relevante é a retenção dos estudantes. Com as informações armazenadas no sistema, a escola fortalece o relacionamento com os discentes, reduzido o risco de evasões.

Reduz os custos da escola

Minimizar os custos que a escola tem com processos é um dos principais benefícios do software de gestão educacional. Como o sistema integra interfaces e setores, os gastos com operação e manutenção são reduzidos.

Além disso, a ferramenta possibilita que o gestor acompanhe a cobrança de alunos que estão inadimplentes. Com isso, é fácil identificar aqueles que devem ser notificados e buscar formas de evitar que outros responsáveis deixem de fazer o pagamento.

Ao escolher o melhor software educacional para a sua escola, avalie as necessidades da instituição e as possibilidades do sistema. Depois, é importante procurar fornecedores qualificados e que apresentem algum diferencial, como uma gestão online e personalizável para atender a todas as demandas financeiras, acadêmicas e pedagógicas.

E na sua escola, como está a gestão desses processos? Precisa de um software de gestão educacional completo e eficiente? Então, entre em contato conosco e conheça todos os benefícios do Software GEO para sua instituição de ensino!

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Captação de Aluno

Um dos maiores desafios para as instituições de ensino de qualquer porte ou segmento é a captação e retenção de alunos. Com a alta concorrência e um cenário econômico instável, essa situação é ainda mais delicada, e soluções precisam ser definidas para contornar o ambiente desfavorável.

A baixa retenção de alunos pode gerar consequências no processo de escolarização. Os dados do Censo de Educação Superior de 2017 mostraram que 36,3% das novas vagas oferecidas naquele ano foram preenchidas e apenas 12,1% das vagas remanescentes foram ocupadas.

Por isso, é importante investir em estratégias para captar e manter os alunos engajados com os estudos. Continue a leitura e entenda como articular formas de promover a captação e retenção de alunos!

1. Aposte em ações de marketing

Dentre as ações de marketing que podem ser desenvolvidas para a atração de alunos, o Marketing de Conteúdo é uma das abordagens que mais se destaca. Ao criar um material atraente e voltado para os interesses do público-alvo, a publicidade é direcionada e eficaz, o que aumenta o engajamento nas redes sociais e consolidando o nome no mercado.

Ao manter a relevância das ações, certamente sua instituição de ensino vai conquistar mais alunos. Para isso, é importante alinhar o Marketing de Conteúdo às estratégias de Search Engine Optimization (SEO).

Isso significa que, ao oferecer materiais interessantes e pertinentes para a audiência, sua marca aumenta as chances de ser encontrada nos resultados do Google. Dessa forma, um número cada vez maior de pessoas notará a autoridade da sua instituição de ensino, o que, aliado a outras estratégias de captação e retenção de alunos, aumenta a quantidade de matrículas e de engajamento.

Outra abordagem interessante é a geográfica. Com ela, é possível mapear as principais deficiências e necessidades da região para propor pautas e oferecer cursos voltados para a solução desses problemas.

Esse tipo de marketing pode ser aliado ao setor de comunicação da escola. Assim, um professor que saiba abordar os assuntos relevantes para a região pode ser utilizado como fonte de informação para palestras e reportagens.

2. Divulgue os cursos oferecidos

Como é o investimento em inovação na sua instituição de ensino? É importante pensar se a sua escola oferece cursos que dialogam com as reais necessidades do mercado. Também é necessário entender se os alunos apresentam demandas de disciplinas e abordagens na sala de aula e nas redes sociais.

Depois de atender essas necessidades, divulgue os workshops, cursos de extensão e de férias que for oferecer. Com curta duração e baixo custo, esse conjunto de atividades ajuda a atrair pais e alunos interessados nos assuntos e na instituição.

Aproveite a oportunidade para apresentar a infraestrutura, colher feedbacks e oferecer descontos para quem se matricular nos cursos. Afinal, muitas pessoas esperam apenas um primeiro contato para conhecer o potencial da instituição no mercado.

3. Crie ações de relacionamento e fidelização

Atualmente, é fundamental investir em relacionamento com alunos e familiares. Estamos na era da informação e a comunicação é muito mais simples e eficiente nesse momento. Para a captação e retenção de alunos, é essencial desenvolver um contato mais próximo.

Para isso, a internet pode ser usada a favor das relações. A escola pode dialogar com seus alunos por meio do e-mail e das redes sociais, deixando claro que existe um canal aberto e que interações são sempre bem-vindas.

Fora do ambiente virtual é possível promover ações que aproximem os estudantes, pais e responsáveis, como feiras, eventos e convenções. Assim, a comunidade escolar estreita os laços com a instituição e fortalece os vínculos.

Outro ponto importante é manter um diálogo aberto e fornecer dados atualizados e constantes sobre a escola traz mais segurança para as famílias.

4. Utilize ferramentas de apoio

Pouco adianta ser referência em ensino, ter ótimos professores, estrutura adequada e excelente desempenho se isso não for comunicado corretamente. É importante se questionar: quais são os meios mais rentáveis para a divulgação da instituição? Qual é o diferencial da escola em relação aos concorrentes? Por que os pais buscam sua escola ou não a escolhem?

Para descobrir as respostas de todas essas perguntas, é necessário registrar e saber avaliar as informações. A melhor forma de otimizar o tempo e fazer todo esse processo é com a ajuda da tecnologia.

Com uma ferramenta de apoio, a instituição ganha mais agilidade no contato com os pais e responsáveis. Isso faz toda a diferença na retenção daqueles alunos que pensam em trocar de escola e para atrair aqueles que ainda têm alguma dúvida sobre a instituição de ensino.

Além disso, os softwares ajudam no momento de classificar os interessados na escola e permitem que você trabalhe de forma personalizada, executando ações exclusivas para cada um deles. Isso aumenta as chances de sucesso na abordagem da captação.

5. Ofereça soluções para problemas financeiros

O problema financeiro, por qualquer motivo, é um dos principais motivos para os pais e estudantes romperem seus contratos com as instituições de ensino. Aumento na mensalidade, desemprego ou outras situações podem ser as razões para tal atitude.

Nesse sentido, cabe ao gestor saber lidar com essas demandas e encontrar soluções que ajudem na continuidade dos alunos, contribuindo para o bom desenvolvimento da instituição. Entre algumas ações praticáveis, estão:

  • comunicar, desde a matrícula, as informações relativas ao pagamento, mostrando de forma clara as prováveis taxas, ajustes e cobranças extras. Isso ajuda na organização financeira da família;
  • manter uma política de inadimplência escolar objetiva e clara, na qual gestores, professores e demais membros da equipe estejam a par das regras. Assim, é possível sustentar o mesmo discurso para não haver divergência de informações de nenhuma parte;
  • não expor nenhum aluno e tratar das pendências financeiras de maneira educada, analisando o histórico e o momento familiar;
  • sempre que possível e desde que não prejudique a instituição, oferecer soluções paliativas, como parcelamentos de dívidas e descontos.

Para as instituições de ensino, a captação e retenção de alunos vai muito além do número de matrículas. Esses fatores refletem um ensino de qualidade, o que permite o crescimento da instituição. Por isso, é importante investir em estratégias que melhorem esse quadro e tornem as ações mais eficazes.

Gostou das nossas dicas? Então, não deixe de baixar nosso guia completo de retenção de alunos e complemente a leitura!

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Financeiro

A gestão financeira escolar é um assunto que assombra você? Embora a questão humanitária e cidadã sempre fale mais alto quando o assunto é educação, a verdade é que, assim como qualquer negócio, a instituição precisa se manter, gerar lucro e trabalhar mercadologicamente a fim de se destacar e consolidar sua atuação na comunidade.

Mas e na prática? Quais são as ações que levam o gestor da escola a dominar as finanças, livrar a escola de prejuízos e captar recursos para investir? É sobre isso que falamos neste artigo. Vamos lá?

O que caracteriza uma gestão financeira escolar eficiente?

Quando falamos em gestão de finanças, a ideia de eficiência precisa ser bem compreendida: quando você alcança o resultado esperado, é eficaz, mas quando utiliza bem os recursos, tirando o máximo deles, a eficiência aparece. Alocar recursos de forma enxuta, sem excessos, é uma prática de sucesso.

Isso significa que, além de administrar o dinheiro e bem se relacionar com os clientes — concretizando vendas, encantando e fidelizando pais e alunos — é preciso se preocupar, também, em não deixar que desperdícios passem. Desde a gestão de estoque até os processos mais operacionais, todas as atividades institucionais precisam ser revisadas.

Como fazer uma boa gestão financeira escolar?

Veja a seguir algumas dicas para manter em dia a saúde financeira da sua instituição.

Controle todas as entradas e saídas

Tenha dois conceitos básicos de contabilidade em mente: a fonte e a aplicação. De onde sai o recurso e onde ele é injetado? Sobre os recursos, além de pensar em receita, pense também em tempo, energia, capital humano, equipamentos, materiais, enfim, tudo que representa um custo ou gasto, seja ele fixo ou não.

Imagine que um responsável paga, no dia da matrícula, as mensalidades anuais de um aluno por meio de cheques a serem descontados mês a mês. Embora a data do fato gerador (competência) seja o dia em que os cheques foram entregues, a movimentação só acontece de verdade quando o dinheiro entra na conta.

Ao mapear essas entradas e saídas — manter o controle do fluxo de caixa —, preste atenção nas datas. Nem sempre a data geradora é a mesma da movimentação. Quando você mantém o controle, consegue enxugar custos e propor outras aplicações mais produtivas para os recursos.

Aplique métricas e avalie resultados

Os indicadores são fundamentais na gestão financeira de qualidade, pois eles são as medidas usadas para saber se o desempenho está indo na direção planejada. Antes de qualquer coisa, as metas devem ser estabelecidas, certo?

O planejamento estratégico, afinal, é isso: definir grandes objetivos, estabelecer metas (propósitos em função do tempo) e traçar esquemas para alcançá-las. Acompanhando as ações planejadas, você consegue avaliar se tudo está se saindo como deveria.

Assim, é mais simples prever cenários e fazer ajustes antes que prejuízos ocorram. Reúna-se com a sua equipe e delibere sobre quais são os índices mais importantes.

Use a tecnologia para organização

As finanças não podem ser passíveis de erros. Isso causa prejuízos e, em casos extremos, pode levar até a complicações judiciais. Sendo assim, nada de contar com a mão de obra pura dos colaboradores, deixar tudo sob responsabilidade de uma só pessoa ou depender de inúmeras planilhas manuais.

O ideal é utilizar um sistema de gestão financeira específico para a área: um software que seja voltado para a gestão escolar, e em que todas as integrações sejam feitas de forma automatizada. Um pagamento pode, por exemplo, ser compensado e, em seguida, lançar o comprovante automaticamente. É possível, ainda, enviar os dados para a área de cobrança.

Dados sobre retenção — entre tantos outros que podem ser usados estrategicamente — também são contemplados quando se utiliza um programa de gestão financeira escolar. Assim, você tem o auxílio de uma ferramenta que nunca erra e, além disso, economiza recursos e automatiza todos os processos, ganhando agilidade e produtividade.

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Secretaria Escolar

Fazer um bom arquivamento de documentos escolares garante não apenas organização, mas também agilidade e melhor efetividade no atendimento. Os alunos podem precisar de materiais como o histórico escolar para mudar de instituição, comprovar o desempenho e a finalização de um ano letivo, entre outras situações.

No entanto, quem administra uma instituição de ensino sabe a quantidade de documentos que são armazenados todos os anos. São centenas de novas matrículas, além de atualizações nos arquivos de alunos antigos.

Certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros documentos precisam ficar guardados na escola. A pergunta então é: como organizar tudo isso?

Para ajudá-lo nesse processo de arquivamento de documentos escolares, continue a leitura e entenda melhor sobre o que fazer.

Por que é preciso fazer o arquivamento de documentos escolares?

Os documentos de um aluno contêm dados valiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Matrícula, notas, frequência, atividades extracurriculares, comprovantes de conclusão de curso, certificados, entre outros materiais podem ser necessários ao longo da vida do estudante, estando ou não na instituição futuramente.

Outro ponto importante é sobre aquilo que se refere à administração e pedagogia da empresa. É preciso armazenar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros.

Portanto, ter um sistema que organize tudo isso é muito importante para garantir a segurança e gestão desses documentos. Não guardar essas informações pode acarretar ações judiciais. Confira a seguir.

O que diz o MEC sobre o assunto?

Não existe uma determinação específica do Ministério da Educação (MEC) sobre a responsabilidade da instituição em guardar tais arquivos. Porém, o Código Civil, na lei nº 8.159, atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que danificar ou destruir qualquer documento de valor, ou de interesse público e social.

Ou seja, se a instituição não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato.

De qualquer forma, o MEC exige que instituições de ensino superior guardem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e as faculdades e universidades têm até 2020 para se adequar. Temos um artigo completo explicando o que é e como atender a essa exigência do MEC.

Por fim, para determinar o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você confere que há materiais que devem ser guardados temporariamente e outros permanentemente.

As informações são referentes às instituições de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área.

Como organizar todos os documentos?

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para conseguir armazenar é ter um planejamento. Será necessário criar um sistema de organização, determinar prazos e atribuir as tarefas para pessoas específicas.

Considere a modernização. Por que usar pastas e arquivos físicos se você pode digitalizar e usar um software? Ele é mais rápido e eficiente, além de atender a exigência do MEC, na portaria 315 mencionada anteriormente.

O planejamento pode determinar, por exemplo, que se comece pelos materiais recentes. Ao receber novas matrículas e definir as diretrizes educacionais do ano letivo, já faça o arquivamento dos documentos escolares no novo modelo. A partir daí, você pode organizar do mais recente para o mais antigo, descartando aquilo que já não é necessário guardar.

A tarefa será longa, mas o benefício é poder oferecer com agilidade todos os documentos sempre que os alunos ou o MEC solicitarem.

Tenha um local adequado

O local adequado é fundamental para a organização. Defina uma sala onde o processo será feito e respeite este espaço. Como você estará lidando com papéis, a sala não pode ser úmida, e o acesso deve ser restrito às pessoas responsáveis. Computador, escâner e internet também serão necessários para fazer a digitalização.

Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização

Tão importante quanto os itens anteriores é ter material para realizar a organização. Será que você tem as mobílias adequadas e na quantidade ideal? O que é necessário para conseguir categorizar? Fichas, planilhas, checklists, etiquetas, tags e caixas podem ajudar você a separar tudo, eliminar aquilo que não precisa mais ser guardado e conferir se há algo faltando que deve ser solicitado.

Outro ponto de atenção é estabelecer uma comunicação clara entre a secretaria e as pessoas que estão no processo de arquivamento. Quem atende às solicitações sabe como esses documentos escolares precisam ser acessados e com que frequência. Assim será possível determinar prioridades e melhores maneiras para guardar.

Invista em um software de gestão escolar

Utilizar um software é uma forma eficiente de melhorar o processo de arquivamento de documentos escolares. Com ele, será bem mais fácil acessar, imprimir e emitir certificados, histórico escolar, entre outros.

Além disso, diversas tarefas podem ser feitas diretamente no sistema, como, por exemplo, o diário do professor. Ele mesmo pode atualizar os dados, otimizando o tempo e diminuindo tarefas para a equipe da secretaria.

O sistema também diminui os atendimentos presenciais, já que, se os documentos estiverem online, o aluno mesmo consegue acessar e emitir por meio da plataforma. Com um software adequado, fica também mais prático reunir documentações solicitadas pelo MEC.

A tecnologia ajuda?

Sim! A tecnologia é uma grande aliada no arquivamento de documentos escolares. Em vez de ter uma sala específica para as pastas, correndo o risco de ter papéis danificados pela ação do tempo, você pode digitalizar tudo e acessar de um computador. Com um software de gestão escolar, a segurança dos dados é garantida.

Para implementar um sistema desses, será necessário um esforço na organização e digitalização dos papéis mais antigos, mas é uma atividade que será feita uma vez só. Depois, é só aproveitar a redução de trabalho e facilidade de se ter um software fazendo toda administração e organização.

O arquivamento de documentos escolares é, então, uma tarefa importante e necessária para toda instituição de ensino. Quando os alunos precisarem de tais documentos, a instituição deve fornecê-los com agilidade e prontidão. Para isso, ter um planejamento e um software de gestão ajuda no processo de organização, além de facilitar outras tarefas do dia a dia da escola ou universidade.

Entendeu como fazer o arquivamento de documentos escolares? Então siga nossas redes sociais e saiba mais sobre gestão escolar e outros temas relacionados. Estamos no Facebook, Youtube e LinkedIn.

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Administrativo

Você já pesquisou sobre a ocorrência de eventos internacionais de educação em 2019? Todo ano são realizados inúmeros encontros de grande relevância para a educação. Neles, são discutidas e expostas novas metodologias, reforçando a importância da reciclagem na área, além de demonstrar os casos de sucesso no que diz respeito a inovações no setor.

Que tal ficar por dentro dos principais eventos deste ano? Trouxemos este post com alguns deles. Continue conosco e descubra quais são!

Investigação, Práticas e Contextos em Educação (IPCE)

A VIII Conferência Internacional de Investigação, Práticas e Contexto em Educação acontece em Portugal, nos dias 03 e 04 de maio de 2019. A ideia do evento é colaborar para que as teorias e práticas da educação avancem.

O local prestigiado pelo encontro é a Escola Superior de Educação e Ciências Sociais (ESECS), integrante do IPL (Instituto Politécnico de Leiria). Os idiomas para submissão de propostas, além do português, são espanhol e inglês. Podem participar:

  • educadores;
  • professores;
  • estudantes do ensino superior;
  • investigadores;
  • agentes de direção e gestão de instituições escolares.

As temáticas de 2019 são: educação de infância, educação básica, ensino secundário, ensino superior, contextos educativos não formais, desenvolvimento comunitário e outras experiências em contexto educativo. As inscrições para a conferência vão até o dia 30 de abril.

Participe de outros eventos em Portugal

Portugal promove diversos eventos voltados para a educação durante todo o ano. A Conferência Internacional da História da Educação (ISCHE ) acontece entre os dias 16 e 20 de julho. O interessante de programar uma ida à Portugal é a facilidade de poder se comunicar em seu próprio idioma.

Embora os trabalhos sejam apresentados geralmente em outras línguas, a familiaridade com o português pode conferir maior aproveitamento das atividades.

Além disso, podemos citar a XI Conferência Internacional de TIC na Educação, que acontece nos dias 13, 14 e 15 de maio. A temática deste ano é “Desafios da Inteligência Artificial na Educação“.

Bett Educar 2019

O foco do Bett Educar 2019 é “A Gestão da Escola dos Novos Tempos“, além de aprendizagem e neurociência, o desafio da atração e formação de jovens nas ciências da natureza, pensamento computacional, tecnologia e cultura digital no currículo da educação básica. A programação conta com palestras, expositores e um fórum de gestores.

O Bett Educar é um evento interessantíssimo para quem mora no Brasil. Realizado em São Paulo, esse encontro tem caráter internacional e reúne autoridades de todo o mundo. Ele acontece entre os dias 14 e 17 de maio. O congresso conta com vagas limitadas, portanto, caso você queira garantir sua presença, é bom se inscrever o quanto antes.

Programe e incentive os colaboradores da escola a participarem dos eventos

Educadores e profissionais que atuam na educação e áreas afins precisam estar a par desses eventos, para que possam trazer o que há de melhor no mundo para dentro da instituição a qual pertencem, além de aderirem às melhores práticas em sala de aula.

Os eventos internacionais de educação em 2019 também devem ser alvo de quem deseja fazer uma melhor gestão na escola, portanto, não perca a chance de se modernizar e ficar por dentro das melhores práticas do sistema.

Que tal manter os seus colegas informados sobre o que está acontecendo no cenário de eventos educacionais? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais e dissemine esse conhecimento!

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Secretaria Escolar

Como é o período de matrícula escolar na instituição de ensino em que você trabalha? A porta de entrada de novos estudantes é eficiente? E a retenção de alunos, como está? Essas perguntas são fundamentais para a administração da instituição e responder positivamente cada uma delas significa que há qualidade na captação e rematrículas de alunos. Você sabia que existem medidas que podem otimizar esse processo?

As matrículas escolares acontecem uma ou duas vezes ao ano, dependendo da organização. Em geral, demora meses até que todos os estudantes façam sua rematrícula e longas campanhas publicitárias são veiculadas para captar novos estudantes. Também é preciso que uma equipe de colaboradores fique dedicada para essa tarefa.

Então, para que toda essa mudança na rotina seja melhor aproveitada e você consiga alcançar resultados melhores, separamos 7 passos que podem ser aplicados para otimizar a matrícula escolar na sua instituição. Confira!

1. Faça um planejamento estratégico

O primeiro passo para otimizar o processo de matrícula escolar é se planejar. Analise como está essa área atualmente e procure entender quais pontos devem ser melhorados. Uma boa forma de começar é com uma pesquisa de satisfação com os pais ou responsáveis e estudantes novos, por exemplo.

A sua própria equipe terá informações valiosas sobre o assunto, então consulte-a. Alguns problemas comuns que são encontrados nessa etapa são:

  • desistência de matrículas: interessado começa o processo, mas não efetiva o pagamento;
  • dificuldade de rematrícula para inadimplentes: discentes com mensalidades atrasadas, mas que querem se rematricular;
  • gestão dos documentos: aumenta muito a entrada de documentos e a administração fica difícil;
  • aumento da emissão de boletos: a demanda cresce nessa época do ano;
  • redação de contratos: cada contrato é diferente e redigir todos ocupa muito tempo.

Perceba que se esses problemas forem identificados com antecedência, é possível propor soluções. Para a desistência de matrículas você pode ter uma equipe preparada para captar o desistente e entender porque ele está demorando para efetuar o pagamento. No caso dos inadimplentes, ofereça novas formas de pagamentos e faça acordos.

Já com relação aos documentos, emissão de boletos e redação de contratos, tudo isso é facilmente resolvido com a adoção de um software de gestão que faz todo esse processo automaticamente a cada entrada de novo aluno ou rematrícula.

Depois de identificar os problemas e encontrar as soluções, defina prazos, metas e as pessoas responsáveis pelas etapas.

2. Comece com antecedência

Como explicamos no tópico anterior, otimizar o processo de matrícula exige planejamento. No entanto, é impossível se planejar adequadamente se não for com antecedência. Então, assim que terminar um ciclo, já comece a pensar no próximo. Isso é ainda mais importante se você tem entrada de alunos semestralmente.

Sobre se programar, é possível também montar um cronograma espaçado de matrícula oferecendo descontos a quem fizer primeiro. Assim, você evita que sua equipe fique sobrecarregada nos meses finais, já que uma parcela das pessoas já terá se adiantado para aproveitar os valores diferenciados.

Faça publicidade e divulgue a condição especial, mas lembre-se: tão importante quanto captar novos discentes é a sua retenção.

3. Qualifique os colaboradores

Ao chegar em uma escola para fazer a matrícula, os pais e estudantes esperam ter todas as informações necessárias para o processo. Mais do que a questão financeira, eles podem fazer perguntas sobre a estrutura e organização da instituição, valores e costumes.

Então, mesmo que você tenha uma equipe específica para novos alunos, é importante que todos que atuam no atendimento estejam bem informados. Por isso, a qualificação do profissional é tão importante.

Faça dinâmicas de integração e oriente o seu colaborador para responder tudo com clareza e objetividade. Principalmente em relação a valores, reajustes, formas de pagamento. Se ele tiver todas as informações, ou seja, se estiver preparado, não terá dificuldades em atender os pais e estudantes com qualidade.

4. Tenha uma equipe de prontidão

Mesmo que você tenha qualificado os seus colaboradores, provavelmente surgirão situações diferentes que exigem uma análise de alguém mais experiente ou com maior poder de decisão na empresa. Pode ser a entrada de um aluno especial, uma transferência de estudante estrangeiro, alguma situação incomum de pagamento, uma solicitação diferente.

Então, para que o processo de matrícula não perca agilidade, é importante ter pessoas prontas para resolver essas situações especiais. Assim, o colaborador responsável dará andamento nas solicitações de maneira mais ágil.

5. Apresente os diferenciais por meio da publicidade

No caso de novos alunos, o processo de conversar e apresentar a instituição pode ser demorado e demandar do trabalho de várias pessoas da sua equipe. Então, uma forma de contornar é fazer a divulgação constante dos diferenciais da instituição para que quem chega ao local já esteja melhor informado sobre tudo.

A ideia é diminuir o tempo da visita, mas claro, sem deixar de dar todo tipo de informação que o cliente solicitar. Portanto, continue investindo em sua equipe de vendas.

6. Automatize a matrícula escolar com um software de gestão

Você utiliza algum software de gestão na sua escola? Se não, está perdendo uma ótima oportunidade para otimizar não apenas as matrículas, mas também a administração e comunicação da sua instituição.

No caso das matrículas, ele é capaz de gerar automaticamente os contratos, os cálculos de rematrículas, controlar os recebimentos, fornecer relatórios, emissão de boletos, controle de vagas, entre outros benefícios.

Por meio do sistema, você pode oferecer a inscrição online nos cursos, o próprio cliente é capaz de emitir o boleto, receber lembretes para pagamento na data correta e enviar documentos digitalmente (que já entrarão na base de dados, diminuindo o consumo de papel na escola).

Perceba que ter todas essas funcionalidades em um sistema otimiza o tempo e aumenta a produtividade dos colaboradores que precisarão apenas saber utilizar o software. Dar autonomia para os próprios interessados executarem algumas ações também é interessante, já que eles percebem que tem um canal direto de comunicação com a instituição.

No entanto, a sua equipe treinada e capacitada continuará sendo necessária, seja para ensinar os clientes a usar o sistema, seja para executar algumas ações específicas.

7. Faça avaliações constantes

Pronto, você otimizou seu processo de matrícula escola, contratou um software e tudo ocorreu como esperado. Mas não acabou. Para manter a qualidade serão necessárias avaliações constantes. É claro que é possível atingir um bom nível de satisfação, mas evoluir também deve ser parte do seu planejamento.

Pesquise junto aos seus colaboradores e também com os clientes. Se você adotar um software de gestão, é possível realizar a enquete por meio do sistema, facilitando essa etapa.

Como você viu, o planejamento e organização são fundamentais para otimizar a matrícula escola. No entanto, o software de gestão escolar resolve vários problemas de uma vez só, principalmente aqueles referentes à geração de contratos, aos cálculos matemáticos e à automatização de processos. Por isso, investir nele é tão importante.

O Software GEO é uma ferramenta que executa todas as ações necessárias para otimizar as matrículas escolares e muito mais. Com ele, o professor tem o diário de classe online, os pais e estudantes tem um canal de comunicação com a instituição, podendo acessar notas e outros dados pelo aplicativo. Ele também oferece suporte ao setor financeiro, diminui tarefas da secretaria e emite relatórios, entre outros recursos.

Ficou interessado em otimizar o seu processo de matrícula escolar? Então, entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais sobre as nossas soluções!

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Secretaria Escolar

Desde o dia 4 de abril de 2018, o Ministério da Educação (MEC) passou a exigir que as instituições de ensino superior façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades-fins. A exigência está na Portaria 315 MEC. O que vem para facilitar o acesso aos arquivos, pode ser um desafio para organizações com 20, 30 ou 50 anos de história. Afinal, o acervo é enorme.

Apesar do susto inicial, é importante que você entenda que essa é uma oportunidade para atualizar a gestão e a administração de documentos. As universidades têm até abril de 2020 para se adequar e, com planejamento e ação, é possível cumprir as especificações e usufruir dos benefícios da digitalização.

Continue conosco e descubra o que deve ser digitalizado e como se adequar à portaria. Boa leitura!

Principais exigências da portaria 315 MEC

A migração do acervo acadêmico para o meio digital não é apenas uma exigência, mas uma atualização. As instituições podem se beneficiar muito com isso, já que o acesso a esses documentos ficará muito mais fácil aos diversos interessados. Facilita também para os alunos, que poderão solicitar e emitir online os comprovantes, histórico escolar, grade curricular e o que mais necessitarem.

Segundo o artigo 37, considera-se acervo acadêmico o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Então, todos os documentos solicitados na matrícula até o momento que o aluno deixa a universidade deverão ser disponibilizados eletronicamente. Da parte pedagógica e administrativa, a instituição deve tornar digitais os materiais como as grades e reformulações curriculares, calendário acadêmico, projeto pedagógico, controle de aplicação de provas, entre outros. A lista completa pode ser acessada no site do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal.

Perceba que muitos desses materiais já são digitais e ofertados aos alunos através do sistema do aluno e do professor. O que se busca agora é uma padronização que torna as faculdades mais modernas e eficientes.

Para fazer essa digitalização, o MEC também regula que deva existir uma política de preservação digital e um sistema de gerenciamento. Ou seja: tudo precisa estar armazenado de maneira segura e devidamente organizado. Para isso, será necessário um sistema de gerenciamento e um plano de organização.

Abaixo, você vai conferir como colocar em prática o processo e vai perceber que as próprias exigências do MEC já orientam para a maneira mais eficiente de se adequar e aproveitar dos benefícios da digitalização.

Dicas para adequação da instituição à portaria

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Para lidar com tamanha quantidade de arquivos a instituição precisa de um software adequado. Então, para padronizar e regular o processo, a Portaria especifica a necessidade de utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também chamado de GED. A principal função desses softwares é segurar e ser uma maneira prática de acessar os documentos.

A portaria explica que esse sistema deve atender algumas funções específicas. São elas:

  • ter uma base de dados possível de ser utilizada e gerenciada;
  • ter método de indexação para a recuperação de documentos caso seja necessário;
  • permitir a reprodução do acervo, garantindo a segurança e preservação;
  • utilizar um certificado acadêmico digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — IPC-Brasil. Trata-se de uma forma de garantir a veracidade e validade das informações disponíveis no sistema.

Existem no mercado empresas que oferecem tal solução e algumas até a personalizam para as especificidades da organização. Essa funcionalidade é interessante, pois você passa a ter mais recursos para administrar ainda melhor.

Plano de classificação de documentos

Outra especificação é que a instituição tenha um Plano de Classificação de Documentos que terá como objetivo a organização. Apenas digitalizar não resolve a questão. É preciso que os arquivos estejam disponíveis pelo tempo necessário especificado pelo MEC e acessível para os interessados.

Estamos falando de material com valor jurídico que devem ter tratamento adequado quanto à sua confidencialidade e histórico. Então, se faz necessário especificar como, quando e porque eles foram produzidos, quem terá acesso a esses determinados arquivos e quais modificações que ocorreram nele ao longo do tempo.

Quem usar o sistema deve ter clareza das informações e garantia da sua privacidade. Não ter um plano de classificação e organização coloca o acervo em risco, pois pode ser acessado por pessoas indevidas, ter arquivos alterados e até excluídos sem autorização.

Segurança da informação

Com um sistema de gerenciamento adequado e um plano de classificação já é possível garantir uma certa proteção da informação. O MEC solicita ainda que seja formado um comitê gestor responsável pelo processo na universidade. Essas pessoas devem elaborar, implementar e acompanhar a digitalização do acervo acadêmico, com atenção especial à segurança e preservação.

Responsabilização legal

Por fim, fique atento à responsabilização legal. Uma vez digitalizado os documentos, a instituição precisará assumir a responsabilidade pela manutenção da segurança, preservação e organização do acervo. Caso o acervo seja perdido, algum documento confidencial seja vazado e prejudique alguém, ou ainda sejam identificados casos de utilização fraudulenta do material, o representante legal poderá ser responsabilizado.

Impactos da digitalização de documentos

Os impactos de se adequar à Portaria 315 do MEC são positivos para todas as universidades. Ao tornar tudo digital há um impacto na receita. Elimina-se a necessidade de um espaço físico para armazenamento, facilita-se a localização e rastreabilidade dos arquivos. Diminui-se significativamente o uso do papel, bem como o número de atendimentos presenciais.

Assim, alunos, professores e egressos podem solicitar e emitir declarações, certidões, contratos, apenas com um acesso online. A digitalização também facilita a construção de documentação obrigatória para auditorias do MEC e os colaboradores não precisarão procurar em pastas físicas por um documento específico. Além do que, a instituição que não fizer tais mudanças pode ser acusada de irregularidade administrativa.

Apesar de ser uma imposição da Portaria 315 do MEC, a verdade é que manter de maneira digital todas essas informações impacta positivamente toda a comunidade universitária. Seguindo as exigências, é possível aumentar a eficiência, segurança e otimizar o tempo dos colaboradores, além de facilitar o acesso para os alunos, egressos e professores.

Nosso artigo foi informativo e esclarecedor para você? Então, siga nosso perfil no Facebook, no YouTube e no LinkedIn e acompanhe de perto mais conteúdos como este para ajudar a sua gestão educacional!

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Administrativo

Saber como definir metas é um desafio até para os gestores mais talentosos. Daí a importância de ter um planejamento estratégico muito bem estruturado. Imagine só querer construir um grande prédio sem antes garantir um alicerce muito forte? A relação do planejamento com a definição de metas é exatamente essa.

Para auxiliar você na missão de estabelecer objetivos, cumpri-los em tempo hábil e ter uma equipe engajada nesses propósitos, trouxemos este conteúdo, com ações fundamentais para alcançar bons resultados. Não perca tempo: venha conosco e encaminhe sua gestão escolar ao sucesso!

Trabalhe na pesquisa de mercado

O setor educacional tem particularidades em relação aos outros empreendimentos. A parte pedagógica ganha grande destaque. A relação entre cliente e empresa se dá de outra forma, pois se trata de educação, um bem imaterial e totalmente indispensável aos cidadãos. Assim, agregar valor à proposta da escola é o que confere um diferencial competitivo.

Seja objetivo no diferencial competitivo

O que a sua escola oferece aos alunos que nenhuma outra instituição proporciona? Mensalidade acessível, qualidade de ensino e infraestrutura, atendimento excelente, metodologias diferenciadas, corpo docente altamente capacitado são pontos que podem responder a essa questão. entre tantos outros. É preciso ter esse diferencial bem estabelecido.

Foque na cultura organizacional

A razão de ser da escola, qual valor ela agrega na vida de quem a frequenta, quais são os códigos de conduta, a missão, os valores, a visão da empresa etc.: para se inserir com sucesso no mercado, isso precisa ser claro. Por quê? Simples: porque vai nortear tudo que a instituição fizer e estabelecer uma marca única (pesquise sobre branding). Daí em diante, você vai saber exatamente como definir metas condizentes.

Pesquise o público-alvo

Se a escola pudesse descrever um cliente ideal, como ele seria? Para direcionar bem o marketing e toda a formação de produtos ofertados, a gestão deve saber o que tem para oferecer ao mercado (como conversamos nos tópicos acima), mas também quem é o alvo dessa atividade.

A educação se destina a crianças, adolescentes, adultos? De quais faixas etárias? Onde essas pessoas moram? O que estão buscando ao procurar o serviço escolar (além do óbvio)? Quais são os problemas que elas enfrentam? Quanto podem e querer pagar? Quais canais de comunicação elas utilizam?

No caso das crianças e adolescentes, deve-se levantar o que é importante para os responsáveis delas, bem como as características deles.

Crie personas

Respondendo todas essas perguntas, você tem em mãos um perfil de consumidor. Tudo que for desenvolvido a fim de captar clientes precisa ser voltado para as necessidades e especificidades desse público, pois ele é o alvo a ser alcançado.

É imprescindível criar uma persona, até para fazer um melhor direcionamento para produtos diferentes, caso se tenha detectado mais de um perfil. Dê um nome a essa personagem inspirada nos clientes em potencial e direcione as suas ações.

Fique de olho na concorrência

A gestão sabe quem a escola é, o que ela tem a oferecer e para quem quer destinar os produtos. Assim, você precisa pesquisar no mercado, de acordo com seu critério (região, preços praticados, metodologia, instalações etc.), quais são as instituições que fazem concorrência direta com a sua. Analise-as.

Aplique o benchmarking

Uma vez que se elenca os concorrentes, você deve buscar os pontos fracos e fortes deles. Dessa forma, o que for prática de sucesso precisa ser incorporado ao desenvolvimento da sua gestão escolar, desde que não fira a cultura organizacional da empresa. É importante agir rápido, pois o mercado é competitivo.

Se você já chegou até aqui em seu planejamento, as metas já começam a ganhar corpo. Você tem um escopo das intenções e objetivos. Mas um propósito sem plano de execução e sem a métrica temporal não é uma meta. Porém, aqui o alicerce já está bem firme, vamos avançar!

Defina metas factíveis

É muito lindo pensar em dobrar o número de matriculados de um semestre para o outro. Entretanto, as metas não podem ser apenas ousadas, mas também factíveis. Definir metas impossíveis ou extremamente improváveis de alcançar é uma maneira de desgastar a equipe e fazer toda a organização fracassar por erro de planejamento.

Estabeleça estratégias

O seu planejamento vai dizer o que é ou não possível alcançar. Se a gestão tem toda a estrutura que precisa, crescer é pura questão de se organizar, alinhar e utilizar os recursos eficientemente. Observe esse pequeno passo a passo:

  • coloque os desejos da administração em grande escala (exemplos: ser a escola referência de boa educação na região ou aumentar o faturamento em 40%);
  • liste o que precisa ser mudado para que a estrutura seja adequada para alcançar o objetivo maior;
  • afunile esses itens em ações menores (ainda seguindo os exemplos: quais são as soluções para tornar a escola referência? quais opções fazem o faturamento aumentar?);
  • analise se é possível aplicar cada uma das hipóteses sem danos e quanto tempo, esforço e recursos isso demanda (sejam financeiros ou não);
  • enfim, defina a viabilidade e avance com a equipe no intuito em questão.

Confie na equipe

Uma escola é antes de tudo um empreendimento multi e interdisciplinar. A pedagogia é um dos pilares, mas as finanças não podem ser descuidadas, bem como o setor de cobrança e relacionamento com os clientes.

Então, não deixe de consultar e permitir que a equipe participe desse caminho para definir metas. Afinal, cada um pode contribuir da maneira proveitosa para a área na qual é especialista, não é mesmo?

Ao ficar a par dos objetivos não como plateia espectadora, mas de forma ativa, a equipe se sente parte do negócio. Assim, se engaja mais no trabalho. E quando os profissionais estão inspirados, o clima organizacional tende a ser favorável para o alcance das metas.

Acompanhe o andamento das tarefas

Tarefas delegadas, cada um sabe qual é seu papel e o quanto ele é importante para que a meta seja alcançada. É dever da gestão pensar no jeito de recompensar o trabalho bem feito do time, além de mostrar constantemente o quanto as ações — responsabilidade de cada membro — estão dando resultados.

É horrível trabalhar e sentir que você está sendo pressionado a entregar algo, sendo que todo o seu esforço não resulta em nada, concorda? Portanto, procure não seguir essa linha na sua escola. Além de demandar as atividades, acompanhe de perto o seu desenvolvimento, interferindo com sugestões e soluções, não apenas cobrando erros.

Analise os resultados

É impossível falar sobre administração sem falar de mensurar os resultados, pois é a análise deles que vai garantir o progresso contínuo e a constatação de crescimento. Definir indicadores para medir o sucesso das ações faz parte do processo. Assim, a gestão aprimora a escola, corrigindo o que foi malsucedido e aplicando novas soluções.

Dominar o assunto e saber como definir metas não é nenhum bicho de sete cabeças. Basta que se tenha foco na organização e nos métodos para planejar, aplicar, analisar e corrigir. O fator inovação também é fundamental, pois a tecnologia tem o poder de automatizar tarefas, simplificar informações e otimizar recursos. Não deixe ela de fora da sua gestão.

Falando nisso, o sistema usado na sua escola colabora para a definição e alcance das metas de crescimento e qualidade? Confira 12 sinais que indicam que o seu programa de gestão precisa ser trocado!

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