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O avanço da tecnologia trouxe benefícios para todos os setores, inclusive o de educação. Hoje, as instituições de ensino (IES) têm diversas das suas atividades facilitadas, o que contribui para a qualidade dos seus serviços. Ter um sistema para escola é um exemplo disso.

Para quem não sabe, esse tipo de programa é capaz de integrar áreas importantes como a pedagógica, acadêmica e financeira. Outra vantagem é desburocratizar alguns procedimentos corriqueiros, o que otimiza o trabalho e consome menos tempo dos funcionários envolvidos.

Na realidade, os benefícios não são apenas esses. Para conferir os principais motivos de apostar nessa ideia, continue lendo o texto!

1. Facilitar o acesso às informações

Imagine ter que encontrar um documento em uma sala cheia de gavetas e com milhares de papéis. Por maior que seja a organização, é inevitável se perder um pouco em meio a tantas informações que uma instituição de ensino precisa armazenar.

Todo o seu funcionamento precisa ser documentado, desde os aspectos financeiros até a frequência dos alunos. Fluxo de caixa, notas das avaliações, contratos, matrículas, enfim, uma verdadeira infinidade de dados.

Sendo assim, nada melhor do que reunir todas elas em um sistema automatizado que vai facilitar o acesso a tudo isso. O software consegue categorizar as informações para que tanto a escola quanto os alunos possam encontrar o que desejam com praticidade.

2. Otimizar o atendimento ao cliente

Toda empresa sabe que a comunicação com os seus clientes é um fator que merece atenção. Aliás, esse é um assunto que deve ser considerado prioritário para o sucesso de qualquer negócio.

Quando falamos em atendimento escolar, ainda precisamos levar em conta que existem três lados relevantes nessa relação: a instituição de ensino, os alunos e os seus pais (ou responsáveis).

Isto é, o contato constante entre todos é essencial para a construção de um relacionamento agradável. Os estudantes precisam estar sempre informados sobre os acontecimentos, enquanto os pais também querem ter a opção de interagir com a escola a que confiaram a educação dos seus filhos.

Em um mundo tão corrido e, ao mesmo tempo, conectado, a melhor saída é aproveitar a tecnologia para isso. Reuniões presenciais ficam para as situações de maior necessidade, e o canal de comunicação via sistema escolar permanece sempre aberto. Pode ter a certeza que a facilidade do acesso online nessas horas é bastante atrativa!

3. Controlar e evitar a inadimplência

Outra questão de extrema importância é a saúde financeira do negócio. Em uma escola particular, os casos de inadimplência precisam ser acompanhados de perto para evitar que um eventual descontrole cause problemas ainda maiores.

Então, mais um privilégio de contar com o sistema escolar é ter todas essas informações organizadas e disponíveis para as duas partes (contratantes e contratada).

Toda a gestão financeira — incluindo as parcelas das mensalidades, atrasos e cobranças — é facilitada dessa forma, até mesmo com a possibilidade de sincronizar com o sistema do responsável pela contabilidade geral da instituição.

4. Melhorar os processos de captação

A captação de alunos é um dos maiores desafios de uma IES. Esse processo envolve desde a prospecção de mercado e o marketing de atração até a efetivação da matrícula. Nessa última fase, o serviço tende a ser exaustivo se não existe a ajuda de uma automação — pode parecer bobagem, mas pense em um prazo de poucos dias para matricular todo mundo.

Por outro lado, quando a reunião de dados e emissão de documentos é feita pelo sistema, tudo fica mais fácil. O perfil do estudante já é criado no início e todo o acompanhamento da sua trajetória fica registrado na plataforma.

Aliás, aqui vale ressaltar mais uma vantagem implícita: os dados ficam guardados e seguros — exija esse detalhe na hora de escolher e contratar o seu programa.

E então, o que você achou desses motivos para contratar um sistema para escola? Se você quiser saber mais sobre o assunto ou conhecer melhor esse tipo de solução, não deixe de entrar em contato conosco agora mesmo!

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Software

O uso de software para gestão escolar é um dos pilares para que instituições de ensino alcancem o alto desempenho. Isso se deve à vasta gama de recursos e funcionalidades presentes nesse tipo de sistema, especialmente desenvolvidos para otimizar a rotina administrativa.

Por que o aprimoramento é tão importante? A princípio porque o setor é composto por processos complexos, numerosos e específicos. Além disso, eles são capazes de promover uma série de benefícios, tais como:

  • estruturação do sistema financeiro;
  • organização do estoque (materiais escolares, por exemplo);
  • controle da taxa de inadimplência e fornecedores;
  • retenção de alunos mais eficaz;
  • integração e engajamento da equipe de trabalho;
  • aumento do número de matriculados.

Legal, mas como é que um software para gestão escolar consegue proporcionar tantas vantagens? Tendo em vista elucidar o assunto de maneira clara, apresentamos, abaixo, uma lista com sete recursos presentes na tecnologia. Acompanhe!

Gestão acadêmica e pedagógica

A gestão pedagógica é um modelo que consiste na integração entre os diferentes setores da escola e na aproximação entre professores e alunos, construindo um ambiente bem organizado e repleto de métricas para se analisar a performance e a entrega de resultados.

Por meio de um software específico para gestão escolar, é possível fazer o acompanhamento de matrículas, rematrículas e reservas de vaga, emitir relatórios, gerenciar atividades, obter informações sobre os alunos a partir de fichas personalizadas, gerenciar o corpo docente e muito mais.

Controle de requerimentos online

Um dos principais benefícios de um software para estão escolar é o controle de requerimentos online. Ou seja, grande parte do trabalho da secretaria é transferido ao ambiente virtual a critério do gestor. Como esse controle funciona na prática? Vamos a um exemplo.

Partindo do princípio de que é possível fornecer via sistema as notas de cada aluno — explicaremos mais adiante —, imaginemos as etapas envolvidas no processo. Primeiro, o professor (ou a coordenação) analisa o desempenho, efetua o registro das informações e as encaminha à secretaria. Por sua vez, a secretaria segmenta as publicações e dispara uma notificação ao aluno.

Nada de muito complexo até aqui, certo? Pois bem, o tempo estimado para que todos os procedimentos aconteçam não deve ser inconstante e imprevisível. Nesse contexto, o controle de requerimentos online permite ao gestor estabelecer um prazo para cada etapa.

Há diversas outras áreas e atividades em que o controle é aplicável. Por exemplo, a relação de documentos a ser exibida mediante determinada solicitação, informações sobre taxas (caso incida) e prazos para agendamento de provas.

Lançamento de conteúdos, eventos e notas via internet

A uma instituição de ensino moderna e preocupada com a experiência entregue aos alunos e responsáveis (quando o caso) é fundamental oferecer um meio simples e eficiente para o acompanhamento do boletim e outras informações, como os conteúdos ministrados em cada aula.

Um dos papéis do software para gestão escolar é fornecer um portal para professores, pais e alunos. Logo, basta à equipe lançar as informações (notas, conteúdos, convocações, eventos, entre outras) no sistema e, instantaneamente, elas são disponibilizadas para visualização.

Armazenamento seguro e catalogado

Quando se fala em upload de documentos pessoais, disponibilização de informações acerca do desempenho, entre outros procedimentos online, é essencial o cuidado com a segurança dos dados para cumprir com os princípios de integridade, confiabilidade e disponibilidade.

Nesse sentido, a sua gestão pode optar entre implementar o software num servidor próprio, cuja configuração e administração são realizadas por conta própria, ou utilizar um servidor web oferecido pelo fornecedor, deixando o funcionamento e a Segurança da Informação a cargo da equipe de especialistas.

Além do armazenamento confiável, o software para gestão pode trazer a organização dos arquivos para facilitar a consulta. Isso é possível graças aos recursos de filtro pesquisa e um banco de dados bem estruturado, bastando alguns dígitos e cliques para obter o resultado desejado.

Disponibilização de material online aos estudantes

Um bom software para gestão escolar deve fornecer um ambiente de alta disponibilidade e intuitivo para todos, correto? A regra se aplica, também, ao modo como os materiais de apoio são distribuídos aos alunos.

Há soluções no mercado que permitem a instituição de ensino manter os conteúdos online para que sejam baixados pelos alunos em formato digital (PDF, por exemplo). As vantagens dessa prática englobam ambas as partes, principalmente as instituições menores, como as fornecedoras de cursos online.

Por parte dos alunos, existe a comodidade na obtenção dos arquivos de maneira ágil, bem como a possibilidade de abri-los em vários tipos de dispositivos. Ao gestor escolar, a distribuição online pode representar economia financeira, evitando despesas com livros físicos (impressão, aquisição, fretes etc.).

Gestão de serviços financeiros

Manter as finanças sob controle é um requisito para o crescimento da instituição de ensino. Mas como promover a organização necessária? Sem dúvida alguma, um grande passo é concentrar os cálculos, cadastros, análises e relatórios financeiros em um só lugar, deixando-os centralizados.

O que um software para gestão escolar tem a oferecer quanto a isso? Vejamos algumas funcionalidades que demonstram como um programa bem desenvolvido tende a ser útil:

  • cadastro flexível de valores, planos e serviços;
  • gestão de mensalidades com impressão de boletos e carnês customizáveis;
  • relatórios para controle de inadimplência;
  • disparo automático de alertas de vencimento e títulos em aberto;
  • auditoria de valores recebidos; e
  • documentação e negociação de dívidas.

Muito legal, não é mesmo? Basicamente, a partir de um único painel de controle é possível realizar diversas ações e, de quebra, obter relatórios completos para fazer as suas análises.

Mobilidade e integração de funcionários, alunos e responsáveis

Fora os recursos apresentados até aqui, um software para gestão escolar moderno oferece mobilidade, item essencial hoje em dia. Ou seja, o sistema é acessível de qualquer dispositivo conectado à internet, seja um computador, seja um aparelho móvel (notebook, smartphone, tablet etc.) com o aplicativo instalado.

Quem passa a contar com essa ótima vantagem? Todos os envolvidos! Isso significa que professores, funcionários de outros departamentos (Contabilidade, Marketing, entre outros), estudantes, e responsáveis, via internet, podem usufruir do software a qualquer momento e de qualquer lugar.

As sete funcionalidades do software para gestão escolar que foram elencadas no conteúdo são ótimos exemplos de como a solução pode elevar o patamar da administração da sua escola. Contudo, vale frisar a importância em adquirir um produto especificamente desenvolvido por quem tem experiência e entende as suas necessidades.

Nós, da Software Geo, compreendemos o ciclo de vida do ano letivo e continuamos a desenvolver soluções robustas e sofisticadas para você que deseja dar um boost na sua gestão escolar. Contate agora mesmo um de nossos consultores!

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Software

O software educacional é um programa capaz de otimizar e apoiar os processos diários das escolas, facilitando a tomada de decisão. Para isso, ele deve ser capaz de agregar todos os setores da instituição, liberando as pessoas de burocracias e permitindo que foquem em questões estratégicas, como o estudo da metodologia de ensino.

Dentre as suas principais funcionalidades, estão a possibilidade de criar fluxos de caixa, fazer a cobrança automática de inadimplentes, simplificar o processo de matrícula, elaborar o registro do plano de aulas e fazer o lançamento de notas e faltas.

Para conhecer as principais vantagens de investir em um software educacional, continue a leitura do artigo!

Promove uma gestão financeira eficiente

Sem a correta administração em relação ao fluxo de caixa, a escola pode perder o foco no ensino e ter que dedicar muito tempo com assuntos financeiros. Isso pode prejudicar tanto a equipe escolar quanto os alunos.

Por isso, é fundamental ter atenção à área financeira. Mesmo que a instituição de ensino seja de pequeno porte, o volume de movimentações monetárias é sempre alto e, por esse motivo, precisa de um acompanhamento descomplicado e criterioso.

Aumenta a produtividade da equipe

Um bom software educacional é capaz de minimizar o tempo na execução das atividades diárias. Como a escola passar a utilizar processos completamente eletrônicos, a otimização da produtividade dos setores é garantida.

Além disso, o sistema evita retrabalhos e tarefas repetitivas — pontos muito comuns em métodos de documentação baseados em arquivos físicos e formulários. Nesse sentido, a plataforma pode auxiliar tanto na organização da grade de aulas dos professores quanto na distribuição de turmas. Ela também recebe os documentos de forma automática e emite alertas sobre possíveis conflitos.

Melhora a captação de alunos

Um ponto importante para a profissionalização dos serviços da escola é a uniformização do atendimento a alunos e responsáveis. A integração de processos gerada pelos softwares educacionais permite que isso seja possível.

A ferramenta também possibilita analisar o retorno das ações de marketing, o que facilita o processo de captação de novos alunos. De acordo com os dados obtidos, é possível mudar a estratégia para conseguir novas matrículas.

Outro ponto relevante é a retenção dos estudantes. Com as informações armazenadas no sistema, a escola fortalece o relacionamento com os discentes, reduzido o risco de evasões.

Reduz os custos da escola

Minimizar os custos que a escola tem com processos é um dos principais benefícios do software de gestão educacional. Como o sistema integra interfaces e setores, os gastos com operação e manutenção são reduzidos.

Além disso, a ferramenta possibilita que o gestor acompanhe a cobrança de alunos que estão inadimplentes. Com isso, é fácil identificar aqueles que devem ser notificados e buscar formas de evitar que outros responsáveis deixem de fazer o pagamento.

Ao escolher o melhor software educacional para a sua escola, avalie as necessidades da instituição e as possibilidades do sistema. Depois, é importante procurar fornecedores qualificados e que apresentem algum diferencial, como uma gestão online e personalizável para atender a todas as demandas financeiras, acadêmicas e pedagógicas.

E na sua escola, como está a gestão desses processos? Precisa de um software de gestão educacional completo e eficiente? Então, entre em contato conosco e conheça todos os benefícios do Software GEO para sua instituição de ensino!

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