Secretaria Escolar

Como garantir eficiência na emissão de boletins escolares?

Como garantir eficiência na emissão de boletins escolares? Essa dúvida vive a rodear a sua cabeça e a dos profissionais que trabalham na secretaria com você? Acredite, ela é muito mais comum do que você imagina em diversas escolas. 

Essa dúvida é comum porque é difícil garantir que os boletins serão produzidos, impressos e divulgados sem nenhum tipo de erro. É um processo muito mecânico e manual, que exige total atenção e nenhuma escola consegue deixar um único profissional dedicado apenas para essa tarefa.

Mesmo que conseguisse, somos humanos e erramos, por isso que a eficiência na emissão de boletins escolares não pode ser responsabilidade total de uma única pessoa. Acaba sendo um peso muito grande sobre um profissional e pode até causar problemas.

Alguns cuidados podem ser tomados para garantir a eficiência na emissão de boletins escolares e nós vamos te mostrar quais são eles. Confira!

Eficiência na emissão de boletins escolares: como evitar erros

Errar na emissão dos boletins escolares pode causar grandes transtornos para todos os envolvidos no processo: professores, secretaria, direção e principalmente para os mais interessados no assunto, pais e alunos.

Por outro lado, garantir a eficiência na emissão de boletins escolares é uma tarefa que exige muito do profissional, por isso quando os erros acontecem não são por falta de cuidado ou de atenção. Alguns cuidados podem ser tomado para evitar problemas, mau entendidos e confusões. Veja quais são a seguir. 

1. Crie uma metodologia 

Existem diversas metodologias que podem te ajudar com essa tarefa. Faça uma pesquisa, selecione algumas opções e converse com os profissionais envolvidos para decidir qual método faz mais sentido para a rotina de trabalho da sua escola. 

Uma forma que pode ajudar com a eficiência na emissão de boletos escolares é a de alimentar a ferramenta onde as notas e faltas são lançadas diariamente ou semanalmente. Dessa forma, ao final de um período não terá tanto trabalho acumulado e o profissional terá apenas que conferir o que já foi lançado. Caso estejam faltando informações, o número de inserções será bem menor. 

Além disso, a conferência também poderá ser delegada para outro profissional que vai acompanhar o trabalho continuamente. 

2. Torne a tarefa rotativa

Vivemos a era em que todos os profissionais sabem tudo em seus departamentos e está ficando cada vez mais raro aquelas funções onde uma pessoa faz a mesma atividade todos os dias. Esse novo modelo é muito positivo para as empresas, pois ela não fica dependente do conhecimento de um único profissional. 

No lançamento de notas e na emissão de boletins não pode ser diferente, até para que o profissional consiga garantir a eficiência na emissão dos boletins escolares. Afinal, quanto mais a pessoa executa uma atividade, mais mecânico fica e mais difícil de perceber os erros.

Ao tornar essa atividade rotativa, a escola garante um maior cuidado e mais atenção por parte dos funcionários da secretaria.

3. Implante um sistema de conferência

Essa tarefa pode tomar um pouco mais de tempo de trabalho dos funcionários, mas ela é fundamental em atividades com grande chances de erro e que podem causar transtornos como é o caso da geração e emissão de boletos e de boletins. 

Depois que as notas forem lançadas, outro profissional faz a conferência, corrigindo os possíveis erros e garantindo a eficiência na emissão de boletins escolares. Seguindo a primeira dica que demos, o funcionário poderá fazer a conferência com mais calma.

4. Defina prazos para o envio das notas

Esse ponto é importantíssimo, pois não há como garantir eficiência na emissão de boletins escolares quando as notas e as faltas são enviadas em cima do prazo. Fica impossível de conferir e fazer as edições necessárias. 

Torne essa tarefa uma regra dentro de sua escola e determine os prazos previamente, dando sempre um período viável para que os professores façam os envios e para que os profissionais tenham tempo de receber, conferir, editar (sempre que preciso) e fazer a emissão de todos os documentos. 

Lembre-se que esse prazo deve levar em consideração que todos os professores farão os envios de todos os alunos e, dependendo de como o envio for feito, pode congestionar os canais que a escola utiliza para esse fim. 

A escola pode criar premiações para os professores que enviarem seus boletins certinhos, sem erros e dentro ou até antes dos prazos estipulados. Isso ajudará a tornar o processo uma prática mais tranquila e saudável para todos. 

Outra forma de automatizar esse processo e garantir que os boletins serão emitidos dentro do prazo é contar com o diário do professor online. Essa funcionalidade permite ao professor inserir as informações sobre a frequência escolar, notas, identificação de alunos, etc diretamente no sistema da escola. Com ele, o modelo de diário de papel não precisa ser utilizado e a secretaria tem acesso a todos os dados facilmente. 

5. Conte com a ajuda dos professores

Esse tópico está relacionado com o anterior, porém é mais focado nos professores. Um dos problemas que as escolas enfrentam com a falta de eficiência na emissão de boletins escolares é que, às vezes, as informações chegam com erro na secretaria. 

Por isso, vale salientar e até treinar os professores para entenderem a importância e os efeitos que esses erros podem causar em todo o processo. Contar com a ajuda deles nesse ponto é importantíssimo. 

6. Simplifique o processo

Algumas escolas criam processos muito trabalhosos e complicados para garantir a eficiência na emissão de boletins escolares, mas no fim acabam tornando o trabalho mais complicado do que deveria ser e não conseguem garantir que sairá perfeito.

O ideal é diminuir o número de etapas e processos pelo qual os profissionais terão que passar, deixando a atividade bem simples. 

Falamos anteriormente que a escola pode procurar uma metodologia e o ideal é que ela seja simples e fácil de ser compreendida por todos. Afinal, se todo profissional que for emitir os boletins precisar tirar dúvidas sobre as etapas que deve seguir, a eficiência na emissão de boletins escolares não será garantida. 

7. Use ferramentas compartilhadas

As ferramentas compartilhadas são aquelas que os profissionais podem acessar de forma conjunta, um ou mais profissionais conseguem acessá-las ao mesmo tempo, e de qualquer lugar, seja de sua mesa, de outro computador, tablet e até celular

Elas permitem que mais de uma pessoa utilize seu sistema, tornando o processo de inserção de informações mais ágil. No caso dos boletins escolares, por exemplo, o professor pode fazer o lançamento das informações direto no sistema da escola e o profissional da secretaria consegue acessar e imprimir as informações. 

Com esse tipo de ferramenta, o processo tem menos etapas e a conferência é feita de forma automatizada, pois o profissional terá apenas que editar a informação divergente. Ter que olhar o diário impresso, incluir as notas no sistemas e depois conferir? Nunca mais. 

Professores e profissionais da secretaria trabalharão de forma automatizada para garantir a eficiência na emissão de boletins escolares. Veja como um diário de notas online pode ajudar ainda mais a sua escola.

 


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