Cases de Sucesso, Financeiro

Como o sistema de gestão escolar GEO ajudou a escola Shekinah a se organizar financeiramente?

Um sistema de gestão escolar é fundamental para garantir a organização das rotinas administrativas, educacionais, informativas, financeiras, etc. Um sistema completo é capaz de atender a todas as demandas da instituição de forma rápida e automatizada. 

Porém, muitas organizações ainda utilizam métodos manuais para executarem suas tarefas ou contam com diversos sistemas, cada um para uma particularidade diferente. Isso acaba deixando os processos mais lentos e menos produtivos. 

Neste artigo vamos apresentar o caso da escola Shekinah, que conseguiu deixar sua rotina financeira organizada com a ajuda do sistema de gestão escolar GEO. Continue lendo o artigo para conhecer a história.

O cliente: escola Shekinah

A escola Shekinah é uma instituição de educação infantil e fundamental que atende crianças desde o berçário, em meio período ou período integral. Preocupada em trabalhar com transparência, afetividade, comprometimento, ética e sempre inovando, no que compreende a intelectualidade, a comunicação, produtividade, qualidade e sustentabilidade. 

Os valores da Shekinah sempre estimularam a busca por métodos inovadores e avançados que pudessem otimizar o tempo de trabalho dos colaboradores e professores. Por esse motivo, a instituição já tinha tentado implantar outro sistema de gestão escolar, porém, sem sucesso.

A seguir entenderemos melhor sobre o problema que a escola apresentou e como o GEO – Sistema de Gestão Escolar pode ajudar.

O Problema

Emerson Alcântara é o diretor financeiro da escola Shekinah, responsável pelo departamento e por grande parte dos processos, juntamente com sua equipe. 

O departamento financeiro de uma empresa organiza todas as contas e garante que o negócio continue girando e em crescimento. A desorganização nesse setor pode influenciar negativamente na sustentação do negócio. 

Ao ter conhecimento sobre o sistema da GEO, a principal reclamação de Emerson era sobre o tempo que perdia em processos que deveriam ser simples e a falta de organização da área, pois as informações não eram centralizadas. 

O diretor conta que perdia o dia todo emitindo boletos, um a um, e que as solicitações de alteração de valor ou pedidos de reimpressão demoravam muito para chegar até ele, pois as informações não eram centralizadas em um único lugar, pelo contrário, era preciso conferir fichas, e-mails, bilhetes, recados, etc.

Diante desse cenário, podemos avaliar rapidamente que ter um panorama do quanto a instituição tinha recebido, da previsão de recebimento e das faltas de pagamento não deveria ser um processo rápido e simples. 

Além disso, Emerson também estava tentando implantar outro sistema, mas não conseguia homologar os boletos registrados com o banco. Um processo que vinha se arrastando por alguns meses. 

A falta de organização e o tempo que o novo sistema estava exigindo de Emerson não formavam uma combinação perfeita. Por isso, a Shekinah precisava de ajuda. 

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Como o sistema de gestão escolar GEO solucionou os problemas da Shekinah?

A meta inicial do projeto era conseguir homologar a cobrança por meio de boletos com o banco no menor prazo possível, para evitar que a instituição continuasse perdendo tempo nesse processo.

Assim que a Shekinah enviou as informações necessárias, a empresa entrou em contato com o banco para identificar quais eram os fatores que estavam impedindo a homologação e em apenas 3 dias esse problema foi solucionado

Com o sistema de gestão escolar em funcionamento, um dos principais benefícios percebidos foi a economia de tempo. 

Agora, as informações são inseridas ainda na secretaria, durante a matrícula do aluno, e o profissional da área financeira fica responsável por fazer apenas a geração dos títulos em lote, registrar no banco e fazer as baixas diariamente. 

Acessar as informações financeiras dos responsáveis pelos alunos também ficou mais rápido e ainda pode disponibilizar esses dados para eles, inclusive a impressão da segunda via dos boletos, com maior agilidade, permitindo que o tempo gasto anteriormente seja investido em outras atividades. 

Os dados ficam registradas no perfil do aluno e podem ser acessadas facilmente, eliminando de uma vez por todas o uso de e-mails para registrar e armazenar as informações e a quantidade de papéis com recados e anotações. 

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O valor percebido pela instituição

A Shekinah conseguiu uma melhora significativa no atendimento aos responsáveis pelos alunos, pois agora eles não perdem mais tempo ao solicitar uma informação, que está sempre disponível e pode ser acessada rapidamente. 

Com a eliminação do uso de papéis para registrar os dados, os erros de emissão de boletos, alterações de dados, etc, foram minimizados. 

A instituição de ensino ganhou mais tempo para investir em outras atividades do dia a dia, como realizar pagamentos, comprar suprimentos, dar mais atenção e ter mais tempo disponível para a família dos alunos e para os próprios alunos, monitorar as unidades para vistoriar e encontrar pontos que podem ser melhorados, além de poder acompanhar as visitas de pessoas interessadas em conhecer a instituição. 

O sistema de gestão escolar GEO pode ajudar a sua escola

O GEO atende não só escolas, mas cursos, faculdades, universidades, centros educacionais e outras instituições de ensino com um sistema de gestão escolar online, personalizável e com planos acessíveis para todos os tipos de investimentos. 

Por ser online, o sistema de gestão escolar GEO oferece uma resposta rápida e integrada a todos os usuários da instituição, tanto os funcionários quanto os estudantes e seus responsáveis, que podem acessá-lo de qualquer dispositivo: computadores, tablets e celulares.

Com o GEO, a instituição poderá cuidar da sua gestão financeira, acadêmica e pedagógica, em um único ambiente, ou seja, não será preciso contratar módulos ou softwares diferentes para cada utilização. 

Além disso, a organização também tem controle da captação de novos alunos por meio de um CRM educacional, controle das matrículas e re-matrículas, pode fazer cobrança e negociações, pode acompanhar as rotinas de presença, visualizar e lançar as notas dos alunos, disponibilizar materiais para estudos e manter uma comunicação direta, rápida e fácil com os responsáveis pelos alunos.

Os clientes que contratarem o sistema terão ainda um suporte completo e especializado para atender todas as dúvidas e auxiliar com qualquer tipo de problema que encontrarem durante a utilização.

Quer alcançar mais resultados e trabalhar com mais organização na sua instituição de ensino? Entre em contato com a nossa equipe e tenha um atendimento personalizado.