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Controle de caixa escolar: 7 ferramentas para simplificar

O controle de caixa escolar, assim como em qualquer outra empresa, deve ser feito de forma rigorosa. Com esse e outros métodos a escola conseguirá acompanhar seu fluxo financeiro e garantir que o seu crescimento seja feito de forma sustentável, investindo no seu desenvolvimento estrutural, pedagógico e mercadológico. 

A instituição que não faz o seu controle de caixa escolar está correndo riscos de perder dinheiro e até falir. Hoje em dia, o controle de caixa escolar pode ser feito de forma descomplicada e automatizada. Assim, até a pessoa mais leiga é capaz de utilizar e evita a perda de tempo dos profissionais da instituição.  

Existem desde ferramentas que oferecem um controle simples até opções completas para gerir não só a área financeira, mas outros departamentos também. Neste post, você vai conferir 7 ferramentas para simplificar o controle de caixa escolar. Confira!

7 ferramentas para simplificar o controle de caixa escolar

O controle de caixa escolar tem como objetivo principal administrar o dinheiro que entra e o que sai da escola, de forma que os gestores possam otimizar seus custos para gerar economia, identificar possíveis desperdícios, realizar os pagamentos e fazer os investimentos e adequados para que a instituição continue crescendo, além de oferecer melhorias para os alunos. 

Uma grande falha de muitos gestores de instituições de ensino é que eles veem seu trabalho muito mais como um compromisso social do que como uma empresa que precisa gerar lucro. Com isso e com os obstáculos encontrados na gestão financeira, o controle de caixa escolar acaba se tornando um processo complicado e desgastante. 

O ideal é que a escola conte com ferramentas que trabalhem quase que sozinhas, precisando apenas que sejam alimentadas com as informações e depois gerar relatórios de acompanhamento. Por isso, é fundamental optar por ferramentas que façam o controle de caixa escolar de forma simples. Veja quais podem ajudar a sua instituição.

1. Planilha no Excel

As planilhas são um dos métodos mais antigos, que existe desde que os computadores foram inventados, e apesar disso, é eficiente e um dos mais simples. Claro que existem diversos tipos de planilhas, algumas opções bem complexas, e todas exigem o mínimo de conhecimento em fórmulas (o que não é nenhum bicho de cabeças para profissionais da área financeira). 

Na internet é possível baixar versões que podem ser editadas para atender as necessidades de cada empresa ou a escola. Ou ainda, a instituição pode criar o seu próprio modelo de controle de caixa escolar no Excel. 

Por outro lado, as planilhas não são tão seguras, pois caso o computador apresente algum problema, a escola pode perder todas as informações contidas no documento. Além disso, elas não oferecem mobilidade, ou seja, não é possível acessá-las de qualquer dispositivo e as edições feitas em um arquivo só podem ser vistas na máquina onde ela foi salva. Esse problema pode ser sanado caso você opte por utilizar um documento salvo na nuvem, como por exemplo no Onedrive, Google Docs etc.

2. Aplicativos mobile

Os aplicativos mobile são ferramentas online que ajudam a organizar a gestão financeira como um todo, principalmente para fazer o controle de caixa escolar. Essas opções são mais recomendadas para escolas pequenas. 

O diferencial desses modelos é que, normalmente, oferecem sistemas fáceis de usar e de entender, com relatórios e etc. Grande parte dos aplicativos oferecem ferramentas básicas no modelo gratuito e avançadas para quem adquirir a versão premium ou pro. Um dos diferenciais desses métodos é que há opções que são pagas apenas no momento do download, outras exigem assinatura mensal. 

Antes de escolher o seu, verifique se o aplicativo também conta com um sistema online e a inserção de vários usuários, caso contrário, o acesso e o controle podem ser limitados. 

3. Softwares gratuitos

Existem opções de softwares totalmente gratuitos e com funcionalidades gratuitas ou pagas – para opções avançadas. O ponto negativo desse tipo de sistema é que, dificilmente, eles fazem integração com outras plataformas e costumam oferecer poucas ferramentas. 

Justamente por serem métodos gratuitos suas funcionalidades não são complexas, pelo contrário são bem simples de utilizar, por isso diversas empresas usam esses sistemas. Por outro lado, a maioria não é especializada em gestão escolar. Ainda assim, pode ser uma boa alternativa para escolas que não querem investir muito e buscam facilidade. 

4. Sistemas para emissão e controle de boletos

Esse tipo de sistema é exclusivo para a emissão e controle de boletos, mas há diversas opções bem intuitivas e descomplicadas de usar. Para instituições que utilizam planilhas para fazer o controle de caixa escolar, pode ser uma ótima alternativa.

A escola controla os boletos que precisa emitir e quais pagamentos receberam por meio desse tipo de sistema e faz o lançamento e controle de caixa escolar na planilha. No sistema, os profissionais do departamento financeiro vão conferir se os boletos foram emitidos, se foram pagos, quais estão vencidos e atualizar o controle da planilha. 

5. Softwares financeiros

Softwares como esse são especializados em gerir as finanças da escola. Esses modelos costumam oferecer soluções completas para auxiliar não só quem precisa fazer o controle de caixa escolar, mas também cuidar de todas as necessidades e particularidades financeiras da escola. 

É possível encontrar desde modelos simples até os mais complexos e dos básicos até os mais completos. Pode ser uma ótima alternativa para quem tem necessidades específicas no setor financeiro, porém esse tipo de software não gerencia outras áreas da escola e pode não ser capaz de se integrar com outros softwares que a instituição utiliza para gerenciar outros departamentos. 

6. Software instalado

Esse tipo de ferramenta é aquela que a escola contrata ou compra o serviço e uma empresa instala o software nos computadores que terão que utilizá-la. É uma forma de garantir a segurança das informações da instituição, principalmente sobre as finanças do negócio, pois geralmente são instalados apenas nas máquinas do departamento financeiro e diretoria.

As empresas que comercializam esses softwares prestam consultorias e treinamentos após a contratação do produto para ajudar os profissionais a utilizá-lo. Então, mesmo quando o software é mais complexo, com o treinamento e suporte que a desenvolvedora vai prestar ficará mais fácil de utilizá-lo. 

7. ERP para gestão escolar em nuvem

O ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial) são softwares desenvolvidos para otimizar, automatizar e integrar os processos e as atividades das empresas em todas as suas áreas: financeira, fiscal, compras, estoque, recursos humanos, vendas, logística etc. Para as escolas, eles ainda auxiliam com as rotinas pedagógicas e da secretaria. 

Softwares como esses costumam oferecem ferramentas completas e simples, além de se especializarem no serviço que estão prestando. No caso das instituições de ensino, eles encontrarão não só um sistema que fará o controle de caixa escolar, mas cuidará de todos os processos que a escola precisa. 

O diferencial de um ERP na nuvem é que com essa ferramenta o gestor, tesoureiro ou qualquer outro profissional responsável pela área financeira terá acesso às informações de qualquer lugar que ele estiver, tanto do computador dele quanto de outra máquina. E mesmo com essa mobilidade, o sistema é totalmente seguro, pois o acesso é controlado por login. 

Alguns modelos de ERP em nuvem permitem o acesso até por dispositivos móveis, como celular, tablet e notebook, onde o profissional baixa um aplicativo e faz o acesso da mesma forma que faria no computador

O Software GEO é um sistema ERP especializado em gestão escolar que atende todas as áreas das instituições de ensino, oferecendo ferramentas completas e fáceis de utilizar, de forma totalmente personalizada e integrada com outros sistemas que a escola já utiliza. 

Agende uma demonstração e conheça a melhor forma de simplificar o controle de caixa escolar da sua instituição de ensino.

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