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Controle de inadimplência escolar: 8 medidas que a secretaria da escola pode tomar

O controle de inadimplência escolar é um dos maiores desafios que os profissionais de uma secretaria podem ter, pois não há como ter certeza de que as mensalidades serão pagas até que isso aconteça de fato.

Algumas medidas, porém, podem ajudar a controlar a inadimplência nas escolas e evitar que o número de devedores cresça a cada dia. Você quer saber como começar o controle de inadimplência escolar da sua instituição? Então confira o conteúdo abaixo e veja as soluções que temos para você. 

Controle de inadimplência escolar: saiba porque é importante se dedicar

Existem instituições de ensino, principalmente as menores, onde os funcionários e professores conhecem a todos os pais de alunos e que, muitas vezes, fazer a cobrança de títulos vencidos há um tempo pode ser um tanto quanto constrangedor. 

Pais e alunos veem no espaço educacional como uma segunda casa, com isso, as relações ficam cada vez mais próximas, o que acaba influenciando no controle de inadimplência escolar. 

É importante, porém, que os profissionais da escola esqueçam essa proximidade com as famílias e comecem a cobrar os casos de inadimplência, mesmo quando há um relacionamento envolvido. 

Quando a instituição de ensino tem o controle da inadimplência escolar é possível saber quais são os valores que não estão entrando e como isso pode impactar no desenvolvimento da empresa como um todo.

Não podemos esquecer que uma escola é uma empresa e, assim como qualquer outra, para continuar crescendo e prestando um bom serviço precisa utilizar parte dos rendimentos em melhorias físicas, estruturais, no desenvolvimento e treinamento dos profissionais, na compra de equipamentos etc.

A seguir você vai conferir 8 medidas que vão te ajudar com o controle de inadimplência escolar. Acompanhe!

Controle de inadimplência escolar: 8 medidas que a secretaria da escola pode tomar

Com algumas medidas simples você verá que é possível manter o controle de inadimplência escolar.

1. Ofereça política de descontos para pessoas da mesma família

Famílias com mais de um filho podem ser fidelizadas concedendo-se um desconto para a segunda matrícula, e assim sucessivamente. Essa alternativa funciona muito bem também com escolas de formação técnica ou superior. Além do padrão, normalmente, utilizado por grande parte das escolas, a política de desconto também pode se estender para outros membros da família como pais.

2. Disponibilize formas práticas de pagamento

Oferecer métodos de cobrança que facilitem o pagamento ajudam a manter a adimplência dos responsáveis financeiros. 

Os boletos, por exemplo, são documentos de cobrança que podem ser pagos online, por meio do sistema do banco ou de aplicativos. O responsável financeiro ainda tem a possibilidade de agendar o boleto para o dia do vencimento ou a data em que cai o pagamento dele, dessa forma não corre o risco de esquecer.

Métodos que exigem o comparecimento do aluno ou do seu responsável na unidade de ensino dificultam o cumprimento com o prazo, pois as adversidades podem impedir que a pessoa chegue até a secretaria e efetue o pagamento na data de vencimento (ou antes). 

3. Seja transparente com seus clientes

Uma escola é uma empresa, assim como outra qualquer e na hora de efetivar a matrícula do aluno é importante oferecer um contrato claro, transparente e fácil de entender. 

Inclua em seu contrato todas as informações sobre os pagamentos, os prazos, juros e multas que serão cobrados, caso ele não cumpra com o acordado. Informe também a partir de quanto tempo sem o cumprimento dos pagamentos o responsável financeiro será considerado como inadimplente. 

4. Facilite a comunicação de cobrança 

A comunicação é um ponto importante para manter a adimplência, pois é por meio dela que a escola vai garantir que os responsáveis financeiros dos alunos receberam seus documentos de cobrança.

Uma forma de automatizar e ter o controle de comunicação é criando lembretes e alertas de pagamento, que podem ser programado para dias antes do pagamento, para o dia do vencimento e para boletos cobranças que já venceram. 

5. Automatize o envio de cobrança

O e-mail é uma ferramenta de comunicação que permite o contato imediato sem que seja necessário ir até a pessoa. Ao enviar a cobrança das mensalidades por e-mail, a escola diminui o número de atendimentos na secretaria e ainda permite que o pai do aluno ou seu responsável financeiro faça o pagamento do título de qualquer lugar que ele estiver. Outro forma ainda mais eficiente é o envio de alertas por meio de aplicativos mobile.

6. Seja flexível com a negociação

Em muitos casos o aluno não se torna um inadimplente por que quer, mas acontece que nem sempre ele consegue estar em dia com os pagamentos e conforme o tempo vai passando, juros e multas são adicionados a cobrança, fazendo com que o valor fique cada vez mais alto.

Por isso, é importante que a escola seja flexível e esteja aberta a negociar. Perdoar parte da dívida, tirar os juros, oferecer formas de parcelamento, enfim, existem muitas maneiras de negociar com o aluno e manter o controle de inadimplência escolar.

7. Premie bons pagadores

A premiação é uma forma de motivar os clientes a manter as mensalidades sempre em dia, além de chamar a atenção dos clientes que não costumam estar em dia com os seus pagamentos. 

As opções de premiações são diversas e a escola pode escolher a que tem mais a ver com o seu perfil: desconto em mensalidades futuras, kits de final de ano, uma mensalidade gratuita, desconto no material escolar e etc. Avalie qual alternativa é melhor para a sua instituição de ensino e para os seus alunos. 

Uma outra forma muito eficaz de manter a adimplência é adotar como padrão que todas as bolsas concedidas pela escola sejam condicionais, ou seja, o desconto seja válido apenas até o vencimento do boleto.

8. Conte com um software de gestão escolar

Todas as medidas citadas anteriormente podem ser facilmente aplicadas quando a instituição conta com um software de gestão escolar. Esse tipo de sistema permite que a escola acompanhe os casos de inadimplência, documente as negociações, controle os recebimentos, gere boletos, envie comunicados de cobrança, além de inúmeras funcionalidades.

O Software GEO é um sistema de gestão que conta com um portal e um aplicativo que permitem ao responsável financeiro acompanhar seus débitos, dentre outras funcionalidades, fazer os pagamentos, reemitir os boletos vencidos e muito mais. 

Conheça o Software GEO e veja todas as vantagens que ele pode oferecer para a sua escola. Veja os cases de sucesso das escolas que confiaram no GEO e os frutos que colheram dessa parceria. 

Agora que você já sabe o que fazer para ter controle da inadimplência escolar, descubra quais são as medidas que você não deve tomar