Mensalidades Escolares

Controle de mensalidades escolares: 5 formas de facilitar o envio e recebimento

Fazer o controle de mensalidades escolares é uma tarefa que exige muita organização. Acompanhar os pagamentos, enviar e receber as mensalidades pode ser feito de diversas formas. Neste post, vamos te apresentar 5 formas de fazer o controle de mensalidades escolares de forma fácil. Acompanhe a seguir.

Como melhorar o controle de mensalidades escolares?

Ter o controle sobre os pagamentos das mensalidades é fundamental para a saúde financeira da escola. Afinal, a instituição precisa desses valores para se manter ativa, investir em recursos educacionais como equipamentos, infraestrutura, materiais educativos, qualificação profissional, etc. 

Por outro lado, fazer o controle de mensalidades escolares não costuma ser uma tarefa simples. É comum que os responsáveis financeiros dos alunos optem por formas de pagamento diferentes e, nesse caso, é necessário ter um acompanhamento ainda mais rigoroso. 

Existem algumas formas de otimizar esse processo a fim de torná-lo mais fácil e eficiente. Veja abaixo algumas dicas que preparamos para você.

1. Lista de acompanhamento

Crie uma lista com os nomes de todos os alunos que estão em dia com as mensalidades e acrescente as informações sobre ela: seu valor, a forma de pagamento que costuma utilizar e um contato do responsável financeiro. 

Sempre que passar 10 dias do vencimento da mensalidade, entre em contato para sinalizar sobre a dívida. 

Ao final de cada período de pagamento, atualize a lista e tire o nome dos alunos que não fizeram o pagamento e os transfira para uma outra lista específica para inadimplentes. 

Com essa lista, será possível ter o controle de quantos alunos estão em dia com as mensalidades, quanto a escola recebeu em dinheiro, quanto está para receber de pagamentos feitos no cartão de crédito, etc. O maior problema desse modelo é ser manual e exigir atenção redobrada do profissional da área financeira. 

2. Google Agenda

O Google Agenda pode te ajudar a automatizar o processo de controle e cobrança das mensalidades. Crie um evento com os nomes dos alunos e os contatos de seus representantes financeiros, de acordo com o valor da mensalidade. 

Todos os meses você pegará essa lista para fazer o envio das cobranças. Você também pode contar com um sistema de gerenciamento de projetos e criar tarefas com o mesmo objetivo. Há também a possibilidade de adicionar outros profissionais em cada tarefa. 

Depois de realizar as cobranças e dar baixa nos pagamentos, basta finalizar o evento ou o projeto. Esse tipo de controle não auxilia na contagem dos valores recebidos e faltantes, para isso, será necessário utilizar uma planilha. 

3. Planilha

O sistema da planilha é bem parecido com o de listas que citamos acima, com a diferença que a planilha pode ser automatizada e possibilita a criação de filtros para facilitar o processo de acompanhamento. 

A Luz Planilhas Empresariais criou e está disponibilizando, gratuitamente, dois modelos de planilha que vão te auxiliar no controle de mensalidades escolares. 

Baixe a planilha de controle de mensalidade e a cada mês do ano registre os pagamentos de cada aluno que foram efetuados. Depois acompanhe quais alunos estão inadimplentes e faça as cobranças.

Na segunda planilha, de controle de inadimplência, você terá acesso ao resultado mensal dos pagamento que não foram feitos. Acompanhe de forma automatizada qual o valor em aberto, quantos alunos estão inadimplentes, veja as porcentagens entre os débitos e os créditos do ano. 

Essa solução porém, requer atualizações frequentes e manuais e não é integrada com nenhum sistema, por isso a emissão dos boletos, as cobranças e outras tarefas continuarão sendo feitas manualmente. 

4. Software Financeiro

Existe uma infinidade de softwares financeiros que fazem o controle de mensalidades, cobrança, análise, etc., e podem ajudar a sua instituição a acompanham os pagamentos e os casos de inadimplência. 

Porém, esses sistemas não são específicos para instituições de ensino, e podem deixar de atender a sua empresa em algum ponto importante, fazendo com que você tenha que contratar outro software para complementar. 

5. Software de Gestão Escolar 

O software de gestão escolar é uma forma eficaz, rápida e automatizada de fazer o controle das mensalidades escolares. 

Um sistema completo permite fazer o envio, atualização e reimpressão dos boletos de pagamento, criar alertas de cobrança que são enviados diretamente para o responsável financeiro do aluno, eliminando a necessidade de um funcionário da escola ter que entrar em contato para cobrar a mensalidade. 

O software contribui para o trabalho da área financeira desde o início, permitindo que seja feito um cadastro com diferentes valores, planos e serviços oferecidos pela instituição, com cálculos baseados em mensalidades fixas, valores por hora/aula e pelo número de alunos. 

Instituições de ensino que atendem diferentes faixas etárias de alunos ou oferece diversas opções de cursos, por exemplo, podem emitir boletos e carnês personalizáveis de acordo com as informações necessárias. 

Para controlar a inadimplência, a escola pode gerar relatórios com recebimentos e previsões, documentar a negociação das dívidas com os cálculos dos juros, correções e custos processuais. 

O maior benefício de um software de gestão escolar é que ele atende todos os departamentos de uma escola, sem que seja preciso contratar outros sistemas para complementar, e foi desenvolvido para atender as necessidades desse segmento. É a forma de controle de mensalidades escolares – e outras soluções -, mais indicado. 

Há diversos tipos de softwares como esse, mas cada um com sua particularidade. O Software GEO, oferece todos os benefícios que citamos acima, além de atender outros departamentos da escola, pais, alunos e professores, de forma simples, otimizada, online, integrada e personalizada. 

O que fazer em casos de inadimplência?

Infelizmente, a inadimplência é um problema que pode atingir qualquer instituição de ensino. Por isso, é importante estar preparado e saber lidar com essa questão sem deixar que ela interfira no desenvolvimento das atividades e dos projetos escolares. 

Acompanhe os casos de inadimplência de perto. Conheça a família e os alunos que estão nessa situação. Muitas vezes, os responsáveis acabam se distanciando da escola por vergonha. Estar próximo e acessível para resolver esse problema vai deixá-los mais tranquilos e seguros quanto a isso. 

O departamento financeiro deve ser bem estruturado para poder gerir essas demandas. Com o software de gestão será possível acompanhar, de forma atualizada, os débitos de cada aluno, criar negociações, acompanhar os vencimentos, gerar cobranças automáticas, etc. Dessa forma, você terá um controle completo de mensalidades escolares.

Cobrar não é uma tarefa muito simples e pode deixar as pessoas desconfortáveis, por isso é importante fazê-la da maneira certa. Veja como simplificar essa atividade neste post. Se você tem alguma dúvida, deixe seu comentário!

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