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Gestão financeira escolar: 8 práticas para tornar eficaz

Trabalhando diariamente com instituições de ensino, principalmente do nível infantil ao médio, percebemos que muitas delas são gerenciadas por ações diárias não programadas, ou seja, sem que se pare para pensar em estratégias e avaliação do negócio.

Muitas escolas surgem da visão empreendedora de um educador, como um sonho pessoal, mas que não teve formação administrativa para estruturar e manter um negócio. A especialidade desse gestor é a educação, por isso apresenta dificuldades em analisar e acompanhar a gestão financeira escolar.

Porém, para uma escola ser bem sucedida, é indispensável criar estratégias para maximizar a geração de caixa, bem como a rentabilidade para novos investimentos, e principalmente efetuar a gestão financeira escolar de maneira eficiente.

Sendo assim, a escola pode surgir de um sonho, mas ela não se mantém apenas com o sonho, são necessárias ações práticas para que a instituição possa crescer de forma sustentável, sendo referência de ensino e de gestão. Pensando nisso, separamos 8 práticas para você efetuar a gestão financeira escolar de forma eficaz.

1 – Planejamento estratégico

O primeiro passo para uma gestão financeira escolar eficiente é definir com clareza, a sua missão, os seus objetivos e metas. Esses pilares (Missão, Objetivos e Metas) devem ser elaborados por certo tempo, afim de definir de forma estratégica os caminhos para buscar os melhores resultados possíveis de rentabilidade, apreciado e aprovado por seus controladores. É preciso colocar no papel para que as novas ideias e alternativas surjam, se materializem.

2 – Plano de ação

A elaboração de um plano de ação é necessário para que ocorra a quantificação do plano em si. Com isso, acontecerá a execução de um orçamento mensal de receitas e despesas. Após examinar as projeções financeiras, a direção avaliará se o previsto está alinhado com os as metas gerais e com as expectativas dos investidores e/ou sócios.

3 – Orçamento para próximos períodos

Posterior à avaliação, deverá ser apresentado aos sócios, o orçamento para os próximos períodos (semanas, quinzenas, meses, trimestres, semestres e anos), para que avaliem as alternativas analisadas e aprovarem o que julgarem ser a melhor opção.

4- Acompanhamento e ações corretivas da gestão financeira escolar

Na gestão financeira escolar, sem dúvida alguma, é importante acompanhar mensalmente os números da instituição. O fechamento deve ser logo nos primeiros dias do mês subsequente, comparando os resultados mensais com os previstos no orçamento, e em caso de desvio, propor ações de correção.

5- Avaliação da rentabilidade

Os quesitos voltados à rentabilidade da instituição deverão ser avaliados pelo menos duas vezes ao ano e dessa forma, podendo ser por curso, turma, níveis ou pelo total. Quando falamos em rentabilidade, devemos avaliar a questão em relação a um benchmark, análise comparativa de produtos ou de serviços da concorrência e outras oportunidades de investimentos ou ativos financeiros. Fundamentalmente, neste caso, jamais podemos confundir rentabilidade com lucratividade.

6 – Contas à pagar e receber

Há a necessidade de se avaliar mensalmente a situação financeira da instituição, com a inclusão do recebimento à vista, elaborando o tão falado fluxo de caixa. A sugestão é que ao fazer o fluxo de caixa projetado, a escola lembre-se de contemplar as despesas que deverão ser provisionadas mensalmente, porém serão desembolsadas no final do ano ou concentradas em outros períodos.

7 – Gestão do caixa e empréstimos

Na gestão financeira escolar, a área que demanda especial atenção é a de gestão do caixa e empréstimos. Toda e qualquer necessidade de decisão de investimentos que a instituição recorrer a empréstimos, deve-se sempre procurar adequar o pagamento, desembolsos das parcelas e juros ao fluxo caixa.

8 – Conhecimento dos índices de análise econômico-financeira

O mantenedor da instituição, via de regra, não precisa saber fazer a gestão financeira escolar completa, porém é indispensável que saiba da existência de ferramentas para o acompanhamento do desempenho de sua instituição.

Os índices para análise de desempenho são como uma vela acesa num ambiente escuro, ou seja, é o que possibilita uma visão geral e clara dos pontos críticos da gestão financeira escolar, principalmente para ter conhecimento sobre custos de oportunidade, índice de iliquidez (inadimplência) e rentabilidade.

Ter uma escola de sucesso vai muito além da qualidade do ensino, é necessário dedicação diária para manter a escola saudável, seja na questão pedagógica e também na estrutura financeira, pois de nada vale possuir um excelente método de ensino, conquistar novos clientes, mas não conseguir manter a estrutura conquistada.

Uma coisa é certa, se você gestor ou gestora tem dúvidas relacionadas a gestão financeira escolar, deve procurar ajuda de profissionais qualificados, e com experiência comprovada na área educacional, pois eles poderão lhe orientar a montar o planejamento estratégico, para que não perca tempo com ações que não resolverão as problemáticas do dia a dia administrativo escolar

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