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Guia completo da gestão escolar

Chega um momento em que a gestão de dados necessários para o andamento dos processos de uma escola atinge uma fase crítica. Documentos em processamento de texto espalhados pelas máquinas e em diversas pastas, planilhas eletrônicas se misturando com fichas manuais para controle dos pagamentos, boletos sendo impressos pelo sistema do banco exigindo trabalho de digitação, muitas vezes, repetitivo.

Isso sem levar em conta o fator segurança: documentos em papel podem ser perdidos ou danificados, boletins e históricos perdidos pela simples queima de um computador, ou mesmo um roubo. Recentemente atendemos uma escola que teve uma máquina foi roubada. Nela estavam salvos todos os registros acadêmicos e financeiros, sem cópia de segurança, pois utilizam um sistema de armazenamento em máquinas.

Nesse cenário, o gestor entende que é chegado o momento de implantar um software de gestão escolar, pois crescimento requer investimento, e principalmente, segurança e aumento da produtividade. Para tanto, não é incomum surgirem algumas dúvidas:

  • Mas como escolher a melhor ferramenta?

  • Qual o custo disso tudo?

  • Qual o nível de conhecimento que se precisa ter para “se dar bem” com essa nova fase?

  • Quais as características que precisam ser levadas em consideração no momento de buscar em um software de gestão escolar?

Nesse post, vamos esclarecer essas dúvidas, e mostrar que, em muitos casos, a diminuição de custos é suficiente para investir no uso de um software confiável de gestão escolar sem que seja necessário desembolsar adicionalmente um único real.

Software de gestão escolar

Para começar esse assunto, um software de gestão escolar deve trabalhar com o conceito de “banco de dados”, ou seja, todas as suas informações serão armazenadas em tabelas (listas) que se relacionam entre si, de modo a manter a máxima organização, evitando redundância de dados (como ter que digitar duas vezes as mesmas informações) e permitindo o cruzamento dessas informações de modo a emitir relatórios impressos (diários, boletins, boletos, atas, declarações e muitos outros).

A vantagem de ter um banco de dados para armazenar essas informações é que, uma vez digitado, esses dados não precisarão mais serem incluídos novamente, pois poderá ser usado em diversas situações, como um cadastro de aluno, endereços e outros. Outra vantagem é ter todas as informações em um único lugar, ajudando na prevenção de acidentes, pois uma única cópia de segurança ou backup é suficiente para garantir a segurança dos dados.

Existem basicamente três caminhos a seguir na hora de escolher o software de gestão escolar. Vamos comentar o perfil de cada um deles, mostrando suas vantagens e desvantagens.

#1 Software de “prateleira”

Algumas escolas de pequeno porte procuram, em um primeiro momento, algo simples e barato, pois acreditam que é “melhor do que nada”. De início a ideia de se comprometer com um software que tenha mensalidade, custo de implantação e outras opções, acaba assustando, e os gestores optam por algum “sisteminha de controle escolar”.

Chamamos de software de prateleira porque são vendidos da mesma forma que um antivírus, podendo até ser encontrado em sites de download a pronta entrega.

Vantagens

Na atualidade não nota-se vantagem alguma nesse tipo de software. Porém, se a escola é muito pequena, sem nenhum controle, e quer simplesmente manter o cadastro de alunos centralizado, um software desse tipo pode ajudar. 

A partir de uma demanda maior, será necessária uma solução mais completa para a gestão escolar, e terá que começar novamente da etapa zero, pois muitas vezes não há possibilidade de aproveitamento os dados digitados nesse tipo de sistema.

Desvantagens

Não permitem customizações, ou seja, é obrigatório utilizar da forma que ele foi concebido! Além disso, dificilmente incluem suporte e alguns apenas disponibilizam o manual que geralmente não ajuda muita coisa.

Cada vez mais as escolas, mesmo as menores, tem formas particulares de trabalhar e documentos personalizados para emitir aos alunos, tornando a utilização desse tipo de sistema inviável para a gestão escolar. Geralmente esses softwares surgem de algum “trabalho informal” que programadores fazem para alguma escola, e resolvem então ganhar um dinheiro extra vendendo a “pseudo solução” para outras escolas.

Muitas vezes, apesar de conhecer de programação, o desenvolvedor não é da área educacional e não tem a ideia do negócio como um todo, não conhece as necessidades do dia a dia escolar, e faz apenas o que lhe foi solicitado.

#2 Software ERP (Enterprise Resource Planning)

São os famosos sistemas de gestão integrada, estão na outra ponta do iceberg. Incluem vários módulos que podem ser contratados conforme a necessidade, e as empresas que comercializam esse tipo de produto (as poucas que o fazem) geralmente focam em escolas e universidades de grande porte, pois quanto maior e mais setores necessitam de informatização, maior a complexidade da gestão escolar e o custo.

Vantagens

São softwares completos no que diz respeito aos setores envolvidos. Tem a função de integrar as áreas da sua escola, como financeiro, acadêmico, pessoal e compras. Dessa forma, faz com que a informação gerada por um departamento seja aproveitada pelos demais, aumentando a produtividade.

Quando é necessária alguma solução diferenciada, apenas uma empresa pode atender a escola e solucionar problemas de todos os departamentos. Essa é uma solução centralizada pela empresa desenvolvedora.

Desvantagens

Soluções desse porte, apesar de completas, nem sempre são especialistas em todos os departamentos. Geralmente a empresa desenvolvedora iniciou com apenas um módulo (por exemplo folha de pagamento) e depois foi criando os demais.

Isso significa que apesar de prometer atender e integrar todos os setores, muitas vezes alguns pontos fracos são encontrados, principalmente a área acadêmica, onde cada vez mais as escolas adotam um estilo próprio de fluxo e regras personalizadas para a gestão escolar.

Nesse tipo de solução, a implantação é demorada e envolve um grande investimento, portanto deve ser analisado se o porte do projeto não é algo exagerado para a realidade da escola.

Se houver necessidade de customizações para o seu negócio, com um ERP pode ser um problema. Isso acontece porque geralmente quem atende o cliente é um representante e não tem muito poder de decisão sobre novas implementações, que devem ser enviadas à matriz.

Isso cria um processo burocrático e muitas vezes envolve mais investimentos, por não ser um pedido que atenderá à demanda da maioria dos clientes. Quando aceito como customização, o custo é alto e o processo muito demorado.

#3 Software Especialista

É o “meio termo” entre os dois anteriores. Quando dizemos meio termo, não estamos falando sobre qualidade e potencial, pois muitas vezes são melhores que os módulos similares encontrados em ERP’s, porém não integrando todos os setores de forma completa, pois o foco é gerir alguns setores escolares de maneira diferenciada, como por exemplo a área da secretaria e tesouraria.

No perfil de software de gestão escolar especialista é que encontra-se a maior diversidade de opções, porém deve-se tomar muito cuidado ao pesquisar, pois não só de software vive o mercado, mas o atendimento e suporte necessário para que o seu dia a dia seja tranquilo é tão, ou mais, importante que um software eficiente.

O perfil de software especialista atende desde escolas pequenas até grandes universidades que precisam de atendimento mais personalizado, por um preço justo, pois a cobrança é feita geralmente pelo número de alunos ativos. Isso significa que é uma solução escalável, capaz de se adaptar ao crescimento do seu negócio.

É comum acontecerem pedidos de customização e nesse perfil é mais fácil de serem atendidos, bem como sugestões para as versões oficiais do sistema. O acesso ao decisor é mais simples, muitas vezes dando abertura para dialogar diretamente com os analistas responsáveis pelo desenvolvimento do produto.

Vantagens

Tem soluções que automatizarão, de forma eficiente, os principais setores da escola, principalmente a secretaria e tesouraria, tornando o atendimento ao cliente finais, pais e alunos, mais eficiente, investindo por isso um preço justo.

Os pedidos de customização e personalização são mais facilmente atendidos e por um preço também justo. Geralmente as empresas comercializam esses softwares na forma de licença de uso, como se fosse um aluguel, permitindo assim pouco investimento inicial, tendo um software de gestão escolar de qualidade com um custo relativamente baixo e de implantação rápida.

Desvantagens

Se a escola é muito grande e é necessário integrar todos os setores num único software, talvez não seja viável optar por um Software Especialista, a não ser que este ofereça meios de se comunicar com os outros softwares, as chamadas interfaces).

Independente do perfil de um software de gestão que melhor se encaixe na realidade e necessidade da escola, alguns itens importantíssimos devem ser levados em consideração no momento da contratação, evitando-se assim problemas futuros por falta de informação e análise crítica.

Itens essenciais em um software de gestão escolar

Acompanhe abaixo a descrição de cada item que consideramos relevantes no processo de pesquisa.

#1 Plataforma

O software que você procura requer instalação local em cada máquina de usuário? Se a resposta for sim, esqueça e não perca seu tempo!

Optar por um sistema instalado significa que seus dados dependem diretamente das máquinas que estão dentro do seu colégio, comprometendo em grande parte a segurança das suas informações. A vantagem de um sistema em nuvem é que atualizações e suporte são dados de forma centralizada e em tempo real, diminuindo custos e agilizando a solução de problemas.

No formato desktop (instalado em cada máquina), a cada atualização é necessário percorrer todas as máquinas. Se é adquirido um computador, será necessário instalar tudo de novo, gerando novos custos e outras complicações de compartilhamento de dados.

#2 Interface

O visual do software é amigável? Esse quesito é importante. Um sistema simples de usar ajuda o usuário menos experiente a se familiarizar com ele.

Não confunda amigável com bonito, colorido etc. Muitos softwares tem um visual lindo, cheio de cores e gráficos, porém deixam a desejar em rotinas que são importantíssimas.

É vantajoso ter um software com um visual mais clássico, que atende as necessidades, a um “bonitinho” que exija do usuário, por exemplo, fazer a geração de boletos aluno por aluno, complicando ainda mais o cotidiano escolar. É preciso unir uma aparência agradável e uma interface intuitiva a um software funcional para otimizar a gestão escolar.

#3 Suporte ao usuário

Um problema que pode resultar em muita preocupação na gestão escolar é a dificuldade em conseguir um bom suporte. No dia a dia, alguns problemas e dificuldades podem surgir no uso de qualquer software, porém algumas soluções se diferenciam nesse ponto, garantindo que o cliente conseguirá executar todas as funções necessárias.

Existem problemas e solicitações com prioridades distintas, mas quando a tarefa é emergencial, torna-se necessário contar com uma equipe de suporte disponível e eficiente. Para estar seguro de que não terá problemas com suporte, atenção para o próximo item!

#4 Opinião dos clientes

Ninguém melhor para falar do software de gestão escolar e atendimento da empresa prestadora de serviço do que os clientes atendidos por ela. Peça uma lista com aproximadamente cinco clientes que tenham o mesmo perfil de sua escola, e se possível fale com quem utiliza o sistema, como os funcionários da área administrativa, e também com quem paga por ele, os diretores da escola.

Tenha em mãos as seguintes perguntas:

  • Quais os benefícios que o software trouxe à escola?

  • Como foi o processo de implantação do software de gestão escolar?

  • Como é o atendimento do suporte diário? E os casos de urgência?

Quem é bem atendido gosta de passar a boa experiência adiante. Quem é mal atendido também!

#5 Preço

Analise friamente qual o custo versus benefício de cada opção pesquisada. Não faça economia barata deixando de fechar negócio por poucos reais de diferença achando que está economizando. Muitas vezes uma simples função que um sistema tem pode gerar uma economia maior que a diferença de preço.

Em alguns casos, dependendo do perfil da escola, o sistema pode sair gratuitamente. Como?

Vamos supor que você utilize o sistema de sua instituição bancária para gerar os boletos de cobrança dos alunos. Você pagará uma taxa de registro e baixa de cada boleto, além do controle manual através de alguma planilha eletrônica que você mesmo tenha feito, e que “quebra o galho”.

De outro lado um sistema de gestão que emita os boletos registrados e processe o arquivo retorno do banco, te ajudará no controle total de pagamentos, e você pagará ao banco a taxa de baixa, tendo o cuidado com boletos que não forem pagos podendo gerar custos adicionais.

Hoje já existem integrações com sistema de gestão escolar que fazem o registro automático do boleto, não sendo mais necessário arquivos de remessa e retorno, onde todo o processo de registro e baixa é feito de forma automática via api de comunicação, e paga-se apenas por boletos que de fato forem pagos nos bancos.

#6 Custos indiretos

Cuidado com custos que não fazem parte do contrato mensal. Algumas empresas têm por prática cobrar uma taxa inicial mais baixa ou uma mensalidade, porém para que o sistema seja atualizado você precisará pagar uma outra taxa. Caso necessite de suporte após alguns meses da contratação deverá pagar por hora técnica.

Já vimos casos em que a escola contratou e implantou um sistema no início do ano, passou os seis meses de “suporte grátis” e tudo estava bem. Ao final do ano, em época de fechamento de notas, teve um problema e precisou acionar o suporte. A prestadora de serviço disse que o suporte era pago (isso estava previsto em contrato) e que mesmo assim, para que fosse possível dar o suporte, e escola teria que atualizar a versão do sistema. Resumindo, teria que pagar quase a mesma coisa que havia pago no início do ano, por funcionalidades que nem precisava, apenas porque teve um problema.

Verifique atentamente todos os serviços inclusos em contrato e quanto é cobrado cada serviço adicional e em quais condições. Assim, você não é pego de surpresa em meio a uma situação caótica. 

#7 Sazonalidade

Cada escola tem seu calendário particular, mas geralmente a melhor época para iniciar um processo de instalação ou substituição de software, é um pouco antes ou durante o período de rematrículas. Assim, os usuários terão tempo de aprender e colocar de forma gradual as informações no sistema, preparando os dados para o próximo ano letivo.

Engana-se aquele que, por economia de alguns meses, resolve disparar o processo no final ou início de ano. Início porque em época de fechamento de notas e um pouco antes das férias, os usuários não tem condições de fazer os trabalhos desejados, porque muitas vezes não há tempo hábil para preparação de tudo antes do início das aulas.

Avalie o cenário e escolha a melhor época. Se for o caso, negocie com a empresa prestadora do serviço, os meses em que o sistema estará em pré-produção, solicitando um abatimento nos valores das mensalidades.

Para finalizar almejamos que este artigo sirva de base para que cada administrador de escola, principalmente as de pequeno e médio porte, sintam-se confiante perante esse desafio que é escolher um bom sistema de gestão, pois uma contratação mal sucedida gerará descontentamento e custos que podem prejudicar o setor financeiro da escola.

Gostou das nossas dicas para tomar decisões inteligentes na gestão escolar? Entre em contato e entenda como o Software GEO pode ajudar seu negócio a ter um processo de gestão escolar mais eficiente!