Financeiro

O que não pode faltar em um sistema financeiro para escolas?

Um sistema financeiro para escolas precisa ser completo, caso contrário o gestor da instituição precisará contratar um outro software para complementar, o que acabará gerando mais trabalho para os profissionais e gastos para a instituição. E não é isso que um gestor quer, não é mesmo?

Por isso, é importante ter uma lista com as principais funcionalidades antes de contratar algum serviço. Você não sabe o que não pode faltar em um sistema financeiro para escolas? Acompanhe este conteúdo e entenda quais são os pontos mais importantes no momento de escolher um software.

10 funcionalidades que não podem faltar em um sistema financeiro para escolas

1. Inclusão de mensalidades

A inclusão de mensalidades vai permitir que a escola cadastre os valores dos cursos oferecidos. No caso das instituições de ensino básico, por exemplo, é possível adicionar os valores cobrados pela mensalidade da turma e adicionar valores para as aulas extracurriculares.

Para as escolas que oferecem cursos livres ou técnicos, é possível adicionar os valores por hora/aula, assim alunos, pais e professores terão controle de quanto está sendo cobrado. Na hora de gerar o boleto, o sistema deve fazer o cálculo sozinho. 

2. Emissão de títulos de cobrança

Essa funcionalidade é essencial, uma das mais importantes, o sistema que não contar com essa opção pode ser descartado. 

A geração de títulos de cobrança, como boleto ou carnê, deve ser feito com simplicidade e agilidade, essa é a maior vantagem de um sistema de gestão financeira, pois outros sistemas financeiros já fazem esse serviço. Porém, um sistema financeiro para escolas fará de forma unificada, com as informações que já estão cadastradas e de forma personalizada. 

Além disso, o sistema financeiro permite a personalização das informações do boleto ou carnê, permitindo que o detalhamento do serviço seja adicionado ao título de cobrança.

3. Envio automático de cobrança

A geração de títulos de cobrança deve ser seguida de um agendamento de envio automático. Essa funcionalidade permite que a instituição de ensino programe o envio dos boletos ou carnês de cobrança para os responsáveis financeiros dos alunos.

Dessa forma, a secretaria ou departamento financeiro eliminará uma atividade mensal e terá tempo para planejar e executar outras tarefas. 

Além disso, a instituição também pode agendar o envio e reenvio de títulos em atraso para evitar e diminuir casos de inadimplência

4. Negociação de dívidas

As negociações precisam ser documentadas e registradas. O sistema financeiro para escolas fará o cálculo dos juros, com correções, inclusão de custos processuais e outras despesas da negociação. 

O profissional também poderá criar avisos de cobrança e notificações com mensagens personalizadas para comunicar aos clientes que é possível negociar suas dívidas. 

5. Controle a inadimplência

Tenha total controle sobre os casos de inadimplência, os recebimentos das negociações realizadas e as previsões desses pagamentos. 

Com isso, o profissional poderá planejar novas cobranças, sempre que for preciso, fazer o abatimento dos títulos pagos e retirar o cliente da lista de inadimplentes, além de prever as entradas dos títulos com previsão de pagamento. 

Essas atividades ajudarão a escola a tomar atitudes em relação aos processos de inadimplência e evitar erros na hora de cobrar

6. Relatórios por centro de custo

Um sistema financeiro para escolas deve oferecer a opção de emitir relatórios de acordo com o centro de custo ou a categoria cadastrada. Essa funcionalidade auxilia no controle financeiro, pois é possível acompanhar qual o centro de custo ou a categoria que está gerando maiores custos para a escola. 

Por exemplo, é possível analisar qual o departamento da instituição que tem os maiores custos se é a área que cuida da limpeza, se é a área administrativa, a área de TI e assim por diante.

Com esse relatório em mãos, o departamento financeiro poderá buscar as causas do aumento de custos e criar ou notificar os departamentos envolvidos para que diminuam a despesa na área. 

7. Relatórios de pagamentos

Lembra que falamos lá no começo que o lançamento dos custos por hora/aula poderão ser acompanhados pelos professores, alunos, pais etc.?

O sistema financeiro para escolas emite relatórios de pagamentos para os professores. Esses relatórios são baseados nas aulas dadas pelos profissionais de acordo com os valores cobrados por tipo de aula, de curso, por hora e assim por diante. Isso evitará problemas com a falta de informação e ações trabalhistas.

Se preferir, sempre que for fazer um pagamento para um professor, envie o relatório com a descrição do que está sendo pago. 

8. Controle de recebimentos

O controle de recebimentos é uma funcionalidade que permite o acompanhamento de todos os valores que estão sendo recebidos pela instituição. A auditoria desses valores é feita de forma automática, evitando que o profissional esqueça de gerar e perca alguma informação ou dado do banco. 

O sistema financeiro para escolas registra tudo e não permite que as informações sejam perdidas.

9. Mobilidade

A mobilidade não é uma funcionalidade, mas sim um benefício. Poder acessar as informações financeiras, gerar um boleto, acompanhar um pagamento de qualquer lugar vai proporcionar um gerenciamento completo por parte dos gestores. 

Caso a instituição tenha problemas com os seus computadores ou sofra com uma falta de energia momentânea, por exemplo, poderá acessar o sistema financeiro de um tablet ou de um celular por meio do sistema online ou de um aplicativo para dispositivos móveis. 

10. Facilidade para todos

Assim como o tópico anterior, este não é uma funcionalidade, mas sim um benefício que só um sistema financeiro para escolas pode proporcionar. 

Os pais dos alunos também se beneficiam de um sistema financeiro, pois em caso de atraso no pagamento e reemissão de boleto, a solicitação pode ser feita diretamente no site, sem que seja necessário ir até a instituição, ligar ou enviar um e-mail. 

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