Secretaria Escolar

Requerimentos escolares: 8 formas de facilitar a organização

Os requerimentos escolares são documentos que geram trabalho para a secretaria escolar, podendo até causar desorganização no ambiente. O que não deveria acontecer, já que o objetivo da solicitação é justamente organizar os pedidos de pais e alunos, facilitando a emissão e a distribuição dos documentos. 

Eles não são os vilões da história, afinal, imagina como seriam feitas as solicitações na secretaria se não fossem por meio de requerimentos escolares. O problema está na forma com que eles são pedidos e armazenados. Após a criação do pedido, pouca coisa se faz para que ele seja utilizado de uma forma mais fácil e organizada. 

Felizmente isso mudou e hoje existem maneiras de disponibilizar o pedido de um requerimento e organizá-los para facilitar a organização da secretaria da instituição. Veja as nossas sugestões a seguir.

Requerimentos escolares: 8 formas de facilitar a organização

A secretaria escolar costuma ser o local onde, além de resolver as pendências e tirar dúvidas dos alunos, são armazenados e arquivados diversos documentos, inclusive os requerimentos escolares. Com isso, é natural que a sala conte com muitos armários e muitas pastas. 

Quanto maior a escola e o seu número de alunos, maior é o número de arquivos que precisam ser armazenados. No dia a dia, essa prática pode prejudicar o trabalho dos profissionais da secretaria, pois são muitos documentos que precisam ser armazenados, conferidos e para procurar também, quando um aluno solicita uma informação.

Imagine que um aluno, que já se formou há mais de 10 anos, precisa do seu histórico escolar, o profissional da secretaria terá que fazer a busca pelo ano de formatura, pela série do aluno e pela inicial do nome dele.

Isso quando o aluno lembra o ano em que se formou e a série em que estudava. Em algumas escolas pode haver mais de uma sala do mesmo ano. Quanto tempo não é perdido nesse processo? Porém, com as práticas que listamos a seguir é possível solucionar esse problema. 

1. Priorize os documentos que são mais acessados

Quais são os documentos mais solicitados pelos alunos ou que a secretaria precisa acessar com maior frequência? Os relatórios dos professores, por exemplo, podem ser arquivados mês a mês, mas ao final do ano, se for necessário apresentar todos, é melhor mantê-los em um local de fácil acesso. 

Faça uma lista com os documentos que costumam ser mais buscados pelos secretários, em ordem alfabética e analise qual o impacto que a priorização dele poderá causar no processo. 

2. Armazene os documentos em locais adequados

Lembra do exemplo que demos anteriormente, do aluno que após 10 anos de formado retorna até a instituição para solicitar seu histórico?

Após armazenar o documento por 10 anos, a instituição corre o risco de ele ter se deteriorado, ser danificado por traças, ter mofado etc. Por isso, a forma com que os arquivos são armazenados é tão importante. 

Sem a proteção adequada, eles podem sofrer com a ação do tempo e o aluno não terá mais o documento que precisa. 

3. Mantenha o espaço limpo e organizado

A cultura de organização deve ser desenvolvida em todos os profissionais. É importante que processos para organização e limpeza do ambiente sejam adotados. Alguns são básicos, mas cada escola pode criar os seus procedimentos:

  • Manter o ambiente sempre limpo, sem pó e longe de bebidas – para evitar acidentes;
  • Devolver os documentos ao seu local de origem assim que não estiverem mais sendo utilizados;
  • As mesas e bancadas devem estar sempre limpas e organizadas;
  • Não deixar documentos espalhados pelo ambiente, principalmente nos locais de fácil acesso dos alunos;
  • Criar um processo de registro para identificar quais profissionais fizeram buscas e retiradas de documentos dos arquivos. 

4. Equipamentos adequados para o armazenamento

Existem diversas formas de armazenamento de documentos, em pastas, em armários, prateleiras etc. A instituição de ensino que deverá definir qual é a melhor opção para o seu tipo de armazenamento. 

Os profissionais da secretaria ficam responsáveis para avaliar a rotina e as condições diárias em que os documentos estão e reportar aos responsáveis para que medidas de correção sejam aplicadas. 

5. Limite a organização a poucas pessoas

Dividir as tarefas e contar com o auxílio de outros profissionais diminui a carga de trabalho entre os profissionais, mas quando a tarefa é a organização dos requerimentos escolares e outros documentos, o ideal é que seja feito por uma ou no máximo duas pessoas. 

Muitas pessoas envolvidas no processo de organização pode dificultar e até atrapalhar a organização, por isso determine uma ou no máximo duas pessoas para essa tarefa. Uma vez que a organização estiver feita, ficará muito mais fácil para todos manter.

6. Crie um arquivo morto 

O arquivo morto é utilizado para o armazenamento de documentos que não são tão acessados ou que provavelmente não serão utilizados. O exemplo que demos anteriormente, do aluno que foi buscar seu histórico escolar depois de 10 anos é uma representação de tipos de documentos que podem ir para o arquivo morto. 

Requerimentos escolares e outros documentos que foram solicitados há muitos anos ou que só estão armazenados não podem ir para o lixo, pois são informações sobre o aluno. Porém, para que eles não atrapalhem a organização dos demais dados, podem ser adicionados a um arquivo morto, categorizado por ano, ordem alfabética etc.

7. Experimente o armazenamento online

O armazenamento online ainda é um processo desconhecido para muitas pessoas, pois o arquivo físico não é mais necessário e porque ainda há insegurança em relação a computadores e internet. 

O armazenamento em nuvem é um dos mais seguros e efetivos: os documentos não correm risco de serem danificados, a menos que seja por intervenção humana, podem ser acessados de qualquer computador com internet e ocupam menos espaço. 

Experimente fazer o teste em sua instituição com alguns documentos de menor importância e em menor quantidade em um servidor de armazenamento em nuvem e veja os benefícios que esse recurso poderá oferecer. 

8. Aposte na tecnologia

A tecnologia oferece benefícios desde os pedidos de requerimentos escolares até a entrega dos documentos. Com um software de gestão escolar, a instituição poderá disponibilizar aos pais e alunos que eles façam seus requerimentos escolares online, sem precisar ir até a secretaria. 

A secretaria, por sua vez, receberá a solicitação, buscará o documento e entregará ao aluno na data agendada. Dessa forma, os pedidos de requerimentos escolares tornam todo o processo mais ágil e fácil

A tecnologia tem revolucionado a rotina de diversas pessoas e com as instituições de ensino não seria diferente. Além dos requerimentos escolares, as organizações têm a possibilidade de automatizar diversos processos. Continue acompanhando nossas conteúdos e fique por dentro de todos os benefícios que a tecnologia tem para oferecer. 

Leituras recomendadas

Quais as vantagens de um diário de notas onine?

10 passos para aumentar a produtividade na secretaria da escola

Como garantir eficiência na emissão de boletins escolares