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Reunião de pais: 7 dicas para criar uma comunicação eficiente

A rotina de muitas famílias é corrida e nem sempre os pais conseguem participar das atividades escolares dos filhos. Conseguir ir a uma reunião de pais e responsáveis, por exemplo, é uma grande conquista no dia de um pai, afinal, normalmente, essas reuniões acontecem durante o expediente, às vezes as escolas são longe do trabalho, ficando quase impossível conseguir sair para ir até a reunião.

A escola deve oferecer alternativas para que os pais possam ser mais ativos na vida escolar dos filhos, marcar a reunião de pais em horários diferenciados, por exemplo, é uma forma de solucionar a falta de participação das famílias nesses eventos.

Organizar uma reunião de pais com conteúdo rápido, com foco direcionado aos pontos realmente importantes e com uma comunicação eficiente é fundamental para que as famílias possam participar cada vez mais desses momentos tão importantes para os filhos. 

Confira algumas dicas práticas para ter uma reunião de pais com uma comunicação eficiente em sua escola. 

A importância da comunicação entre pais e escola

A falta de comunicação entre pais e escola pode prejudicar o aluno, principalmente quando a escola tenta notificar os pais sobre problemas com o aluno e os pais não respondem ou não se manifestam. 

A escola precisa dos pais para definir a melhor forma de ajudar o aluno. Quando não há comunicação entre as duas partes, o aluno acaba sendo prejudicado, seu rendimento cai, as notas também e ele pode até correr o risco de repetir de ano. 

Por outro lado, a escola compreende que com as tarefas do dia a dia e a atenção que os pais precisam dedicar a outros filhos, nem sempre é possível corresponder como gostariam.

Contar com ferramentas que apoiam e facilitam a comunicação entre as duas partes vai otimizar o tempo da escola e dos pais e aproximá-los. Se a sua escola também está tendo dificuldade, recomendamos que você leia 6 formas de facilitar a comunicação entre os pais e a escola. Temos certeza que esse artigo será muito útil. 

Reunião de pais: 7 dicas para criar uma comunicação eficiente

1. Definindo os horários

Um dos maiores problemas das reuniões de pais é que, em grande parte, elas são marcadas em horários no meio da manhã ou da tarde. O que acaba complicando, pois uma vez que o pai chegou ao trabalho, fica difícil sair no meio do período para ir até a reunião de pais e voltar. 

Sempre que possível, a instituição deve disponibilizar horários alternativos para ajudar os pais com esse problema. Uma solução é agendar as reuniões para o primeiro horário da manhã ou antes das crianças entrarem em sala e no último horário da tarde, quando as crianças estão saindo. Principalmente para os pais que moram longe da escola do filho ou longe do trabalho, essa alternativa pode ser uma ótima solução, pois mesmo que ele demore no deslocamento, será possível chegar um pouco mais tarde ou sair mais cedo do trabalho.

Oferecer opções de horários alternativos vai aumentar a frequência dos pais nas reuniões e ajudar a garantir uma comunicação mais eficiente. 

2. Agende as reuniões com antecedência

Além de oferecer horários alternativos para os pais conseguirem comparecer às reuniões a escola também deve fazer o convite para a reunião com antecedência. O ideal é, no início do ano, fazer uma programação com as datas de todas as reuniões que acontecerão ao longo do ano. Um calendário escolar online pode ajudar com isso. O pai conseguirá visualizar os eventos, as alterações e a escola ainda pode enviar lembretes comunicando que a data do evento se aproxima. 

3. Crie uma pauta

Sem organização, a reunião de pais pode virar um verdadeiro caos, onde os assuntos começam a dispersar e debates desnecessários aparecem no meio da conversa. A pauta vai ajudar no direcionamento da reunião de pais. Defina os temas que precisam ser abordados, quem vai falar sobre cada um deles e quanto tempo cada tema deve ter. 

4. Comece pelos avisos mais importantes

Mesmo quando a escola oferece horários alternativos para a reunião de pais, nem sempre todos os responsáveis podem acompanhar todo período de conversa. 

Por isso, é fundamental começar a reunião pelos temas mais importantes: avisos, projetos em andamento ou para o futuro, problemas que precisam do apoio dos pais para serem resolvidos, cobranças e alertas, entre outros temas. 

Antes desses avisos, explique para os pais quanto a presença deles é importante e que eles podem enviar um representante (outro familiar) sempre que não puderem ir às reuniões.

Avise que os pais possam procurar a escola em outros dias, não só nas reuniões e permita que eles participem mais das conversas, perguntando se eles têm dúvidas ou se gostariam de manifestar alguma opinião. Faça-os falar, comece pedindo para aquele pai mais desinibido e que sempre expõe, falar o que ele pensa, assim os outros se sentirão seguros para falar também.

5. Reserve um tempo para atender os pais individualmente

Depois de expor todos os pontos importantes na reunião, deixe um tempo livre, ao final do encontro, para atender os pais que têm dúvidas e questionamentos específicos, àqueles que querem falar sobre os filhos sem se expor, outros que estão com problemas com os filhos, etc.

A escola deve oferecer essa canal, pois muitos pais se sentem inibidos de falarem durante a reunião ou na presença de outros pais. Estar disponível é fundamental.

6. Mantenha contato

Ao final da reunião, deixe um e-mail de contato da escola disponível e crie maneiras de manter a interação com os pais. Algumas escolas criam grupos em redes sociais, outras contam com sistemas que permitem a interação entre pais e profissionais online. 

7. Conte com um software de Gestão Escolar

Um software de gestão escolar vai ajudar com o planejamento das reuniões e a manter o contato com os pais e responsáveis pelos alunos sempre próximo. A escola pode utilizar o recurso de envio de mensagens e lembretes para manter a comunicação com os pais sempre ativa e atualizar o calendário do aluno com os eventos para que os pais fiquem informados de tudo que acontece na escola.

O sistema de gestão também otimiza a avaliação dos professores e permite que o lançamento de notas e faltas sejam feitas de forma online, assim os pais também têm acesso para acompanhar o rendimento dos filhos.

O GEO é um software de gestão escolar que oferece todos esses benefícios, além de um aplicativo para celular, que permite ao pai acompanhar tudo que acontece com o filho a um click e na palma da mão. O GEO também conta com ferramentas de gestão financeira e muito mais. Conheça o sistema que vai revolucionar o trabalho dentro da sua escola