Veja o que considerar ao escolher um sistema de gestão escolar
Vamos iniciar a nossa conversa com a seguinte pergunta: você sabe por que é importante a sua instituição de ensino contar com um sistema de gestão escolar? O uso de software educacional promove diversas vantagens. Podemos dizer que ele facilita a gestão de fornecedores, ajuda a reduzir a inadimplência escolar e otimiza o processo de matrículas.
De modo geral, um sistema de gestão escolar contribui com a integração de processos para ampliar a qualidade dos serviços oferecidos, bem como reduzir tempo e recursos e aprimorar a experiência de todos os envolvidos no âmbito escolar (pais, alunos, professores etc.).
Contudo, não basta simplesmente escolher um software qualquer e colher os benefícios, não é mesmo? Para a estratégia funcionar, é fundamental que a solução alie qualidade e preço justo, além de atender às demandas da sua escola.
Por isso, para ajudá-lo a escolher um ótimo sistema de gestão escolar, listamos algumas dicas preciosas para você. Vamos a elas?
Reputação no mercado
Sem dúvida alguma, um dos critérios mais importantes para escolher o fornecedor do software educacional é a reputação da empresa no mercado. Na medida em que a demanda por soluções de gestão escolar aumenta, surgem empresas e startups com objetivo de preencher a lacuna, sem experiência alguma.
O perigo em contratar serviços sem qualquer reputação, além das incertezas, também está relacionado com a falta de estrutura e equipe de suporte técnico capacitada. Portanto, o tempo de atuação, bem como a quantidade de clientes atendidos, são requisitos a considerar na hora de pesquisar fornecedores.
Qualidade do suporte técnico
A qualidade do suporte técnico é essencial para garantir que o sistema de gestão escolar não sofra indisponibilidade. Quais são as consequências disso? Tenha em mente que a cada fração de tempo em que o sistema se encontra fora do ar, uma quantidade indeterminada de alunos deixa de ser captada, responsáveis não conseguem gerar boleto de pagamento, entre outras situações negativas.
Sendo assim, a equipe de suporte técnico tem grande responsabilidade na valorização do seu investimento. Quando se tem profissionais bem capacitados e disponíveis em tempo integral, quaisquer problemas são resolvidos com agilidade e eficiência.
Recursos de controle financeiro
Um dos pontos mais críticos da gestão escolar é o gerenciamento dos recursos financeiros. Quando o dinheiro não é devidamente controlado, fornecedores deixam de ser pagos em dia, contas são negligenciadas, prejudica a transparência e, consequentemente, afeta a qualidade do ensino.
Se determinado produto de software educacional não oferece funcionalidades para gerenciar as finanças, a gestão tem de escolher entre implantar um sistema dedicado ou, simplesmente, ignorar o problema.
Para que essas não sejam as escolhas disponíveis, verifique se tais recursos estão presentes no sistema em questão. O software ideal é aquele que permite o controle de todas as áreas da gestão escolar.
Segurança da Informação
Outro ponto que merece atenção é a Segurança da Informação. Mas o que é isso? Trata-se de um conceito da área de Tecnologia da Informação que tem por objetivo assegurar a proteção dos dados compartilhados dentro de uma rede de computadores.
Como as informações e dados cadastrais armazenados no sistema não podem ficar expostos às ameaças virtuais, o fornecedor do software, quando assume a hospedagem do sistema, tem o dever de garantir que todos os dados são mantidos em um ambiente seguro.
Geração de boletos online
Um recurso que poucos sistemas de gestão do mercado oferecem é a emissão de boletos escolares. Por que isso acontece? Tudo se deve à complexidade atrelada a um serviço como esse.
Geralmente, a melhor maneira de implementá-lo é fazendo parceria com uma empresa especializada nesse tipo de operações — o que nem todos os desenvolvedores conseguem. Um software educacional que não dispõe da emissão de boletos online, simplesmente não resolve um dos principais conflitos do gestor: a inadimplência.
Os boletos são de grande utilidade para reduzir o índice de inadimplentes e, dependendo da solução implementada, os custos da operação são bem inferiores em comparação às tarifas dos bancos.
Customização do sistema de gestão escolar
Imaginemos que você firme uma parceria com determinado fornecedor de software educacional. O acordo envolve o pagamento de um valor referente ao produto em si, como se estivesse adquirindo um software de prateleira, o qual não oferece a opção de customização, tampouco permite que as modificações sejam feitas por um programador.
O maior problema disso é que as escolas não funcionam do mesmo jeito. Portanto não há como desenvolver uma solução que atenda às demandas de todos os tipos de instituições. Em casos assim, o sistema fornece mais recursos do que o necessário, gerando desperdício de dinheiro, ou carece de funcionalidades.
Logo, um requisito que deve ser levado em conta é a customização de software acompanhada por um consultor especialista. Desse modo, em conjunto com os profissionais da escola, todas as necessidades pontuais são levantadas e colocadas em prática no desenvolvimento do sistema de gestão.
Expertise na área de Educação
Muitos provedores de serviços estão dispostos a oferecer soluções do tipo, mas nem sempre eles são desenvolvidos por quem entende do ramo da Educação. Em outras palavras, a equipe de profissionais é composta de bons especialistas em Tecnologia da Informação, o que não é suficiente para entregar um produto final de alta qualidade.
Portanto é recomendado que se faça uma consulta em relação a estrutura de pessoas que estão por trás da construção do sistema de gestão escolar. Acima de tudo, é um meio de evitar o erro de implementar um software genérico para empresas, contendo apenas algumas adaptações voltadas a processos escolares.
Percebeu como é importante adotar critérios ao escolher um sistema de gestão escolar? Portanto, ao pesquisar o mercado e estudar o que cada fornecedor oferece, leve em consideração as dicas elencadas no conteúdo — sobretudo quanto à reputação da empresa no mercado.
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