Software

Software de gestão escolar: 5 pontos para analisar antes de contratar

O software de gestão escolar é um sistema que ajuda as escolas a administrarem e gerirem suas tarefas. Entre as principais estão as finanças, agenda, boletins, frequência dos alunos, controle de matrículas, além de emissão de carteirinhas, diplomas, entre outros serviços.

Existe uma variedade enorme de softwares de gestão escolar, com diferentes funcionalidades, o que acaba dificultando a escolha. Antes de tomar uma decisão a administração da escola deve levar em consideração quais são as suas principais necessidades e quais problemas ela pretende solucionar com a implementação de um software de gestão escolar. 

Neste post trouxemos os principais pontos que precisam ser levados em consideração para eleger o melhor software de gestão escolar para a sua necessidade.

Como o software de gestão escolar pode ajudar a minha instituição?

Como mencionamos no início, o software de gestão escolar tem como principal tarefa auxiliar a escola a administrar a sua rotina. Isso é o básico, é o que todo sistema tem que entregar. Outros sistemas, mais completos, podem oferecer até mais funcionalidades, mas o que a escola espera é que o software otimize suas principais ações internas e administrativas.  Atividades essas que podem ser:

  • Emissão e comunicação de boletos de cobrança;
  • Controle de frequência dos alunos;
  • Facilitar a comunicação entre os pais e os alunos;
  • Gerenciamento dos materiais e insumos da instituição;
  • Armazenamento de dados e documentos dos alunos;
  • Disponibilizar materiais educativos para os alunos. 

Quando a organização percebe que esse mecanismo poderá automatizar os processos e facilitar o trabalho das equipes começam uma busca pela melhor solução. A verdade é que não existe melhor ou pior, mas sim aquele que vai atender as necessidades da instituição por completo.

Porém, para isso, é importante que a instituição de ensino saiba definir quais são suas prioridades e seus principais problemas. A seguir você vai encontrar alguns fatores comuns que todas as escolas buscam resolver. 

5 pontos para analisar antes de contratar um software de gestão escolar

1. Quem será beneficiado com o sistema?

A comunidade escolar é formada pelos professores, profissionais da escola, pais e alunos. Todos atuam diariamente com o mesmo foco e mesmo objetivo, por isso é importante que a comunicação entre eles esteja alinhada e seja feita de forma clara, sem ruídos. 

Apesar de ser operado apenas pelos profissionais da escola, o software de gestão escolar não é um mecanismo que vai beneficiar apenas esse grupo, muito pelo contrário. O software vai facilitar o contato e a comunicação entre profissionais, professores, pais e alunos, permitindo que o acesso entre eles seja feito de forma rápida e fácil. 

2. As informações não são unificadas em um só lugar?

Por muitos anos, as escolas usaram papéis, formulários e pastas para registrar e armazenar as informações de um aluno. Com a chegada da internet, aos poucos, isso foi mudando, mas não completamente. O armazenamento de documentos ainda é um grande problema para quem trabalha com a documentação e com as inscrições. 

Em muitas escolas o processo é dividido em diversas etapas e o armazenamento não é feito em ambientes exclusivos da escola. O profissional precisa digitalizar documento por documento e armazenar em pastas nos computadores. Alguns até utilizam a nuvem, mas de grandes corporações, como Google e Microsoft, e não os próprios meios, como softwares pagos, o que não garante a segurança dos dados do aluno. 

O software de gestão escolar vai manter os dados e documentos dos alunos armazenados internamente, facilitando o acesso de qualquer profissional autorizado a consultar do computador, celular ou tablet. Além de facilitar o acesso, o ambiente ficará mais limpo, organizado e espaçoso após a eliminação de todos os arquivos físicos.

3. O acompanhamento das matrículas e rematrículas não é otimizado

Saber exatamente quantos alunos já garantiram sua rematrícula e quantos novos alunos a escola vai receber é importante não só para a administração, mas principalmente para o departamento financeiro da escola. 

O número de alunos que a escola vai atender em um novo ano letivo vai influenciar diretamente nas finanças da empresa. Caso a escola não atinja o número mínimo de alunos necessário em sala de aula, será preciso estudar novas estratégias de captação de alunos. 

Ter essas informações registradas de forma automatizada facilitará o processo de gerenciamento e análise dos custos futuros. 

4. O controle de pagamento e inadimplência é feito manualmente

Por muitos anos a cobrança das mensalidades de cada aluno era feita de forma manual. Com o passar dos tempos, essa prática passou a ficar inviável, pois perdia-se muito tempo com a tarefa.

Então, as escolas passaram a implantar planilhas e contratar softwares específicos da área financeira. Apesar de otimizar o trabalho, era mais um sistema que precisava ser contratado e utilizado.

O ideal é que a instituição conte com um único software que atenda todas as suas necessidade, unifique as informações em um lugar e permita fazer a impressão de boletos, sempre que um pai precisar, apresentar relatórios de inadimplência, recebimento e previsões, enviar os avisos de vencimento e atrasos, negociar dívidas, com taxas, juros, etc. 

5. Pais, professores e alunos dependem totalmente da secretaria da escola

Autonomia é uma palavra que reflete a forma com que as pessoas viverão os próximos anos. A dependência limita e acaba atrasando a evolução e dentro de uma escola isso não deve ser praticado.

Dar possibilidades para que os pais, os alunos e os professores possam ter acesso às informações e resolver seus problemas sozinhos é uma forma de deixar esses indivíduos cada vez mais autônomos e proporcionar à escola mais tempo para se dedicar e trabalhar em prol de atividades mais importantes. 

Com um software de gestão escolar os pais podem realizar as rematrículas online, facilitando a vida dos pais que têm horários mais restritos e complicados, além de evitar a formação de filas na secretaria,  poderão emitir seus boletos de pagamento; controlar os atrasos dos filhos, horários de aulas, acessar notas; os alunos poderão consultar suas atividades e os calendários escolar e de eventos; já os professores, poderão consultar e atualizar seu diário online e outras atividades. 

A sua instituição escolar precisa resolver esses tópicos apresentados acima? Então, chegou a hora de contratar um software de gestão escolar. Conheça nosso blog e veja mais dicas para escolher o sistema certo para a sua instituição!