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Por que você precisa utilizar um software para curso técnico?

O trabalho dentro de uma escola técnica não precisa ser engessado e tomar tanto tempo dos profissionais como acontece normalmente. Pelo contrário, com o uso de algumas tecnologias é possível automatizar os processos e deixar as atividades do dia a dia muito mais produtiva e ágeis. 

O uso de um software para curso técnico, por exemplo, é uma solução. E ao contrário do que alguns profissionais podem pensar, ele não substitui o trabalho humano, mas automatiza os processos diários, principalmente aqueles que são feitos repetidamente.

Esse tipo de sistema também permite que o funcionário se dedique a atividades mais complexas e que exigem o desenvolvimento do pensamento crítico, analítico e estratégico.  Você está procurando uma forma de otimizar as tarefas e o tempo dedicado a elas? Então confira por que você precisa utilizar um software para curso técnico em sua escola. 

Por que você precisa utilizar um software para curso técnico?

#1. Acessar as informações de qualquer lugar

O armazenamento de documentos em papéis impressos, pastas e arquivos físicos já virou um método ultrapassado, pois além de ocupar espaço, pode ser facilmente perdido, já que a tinta dos papéis começa a desgastar com o tempo, até sumir, pode juntar ácaros e outras bactérias e, o principal, não pode ser consultado de qualquer lugar.

Manter os documentos da escola e dos alunos, informações importantes e outros arquivos em nuvem é a melhor forma para acessar tudo sempre que for preciso. Um software para curso técnico mantém todos esses dados de forma segura, pois são salvos em um ambiente protegido por senha.

#2. Facilitar a comunicação entre escola e alunos

Quando a escola não utiliza um software para curso técnico é comum receber muitas solicitações de atendimento dos alunos e ter a secretaria sempre cheia. A movimentação é grande, pois para fazer qualquer pedido é necessário que o aluno vá até a a secretaria pessoalmente.

Com um sistema de gestão há uma facilidade maior na comunicação porque não é necessário que o aluno compareça até a unidade para fazer qualquer tipo de solicitação, basta a escola adicionar as informações sobre as notas, faltas, conteúdos, os controles de estágios, de atividades extra curriculares dentro da plataforma. 

Com as informações sempre atualizadas dentro da plataforma, a escola facilita o trabalho dos professores e dos profissionais da secretaria e mantém os alunos sempre informados. 

#3. Envio e gerenciamento de pagamentos

Como são feitos os pagamentos na sua escola? É necessário enviar os boletos ou carnês por e-mail todos os meses? E quando o aluno precisa atualizar a data de vencimento?

É bem comum que essas atividades sejam feitas de forma manual em uma escola, principalmente em escolas menores, com poucos alunos e, mesmo nesses casos, o volume de trabalho também é muito grande. Imagine quanto tempo pode ser economizado com a geração e o envio dos boletos se isso fosse feito de forma automatizada?

O software para curso técnico permite que o envio dos boletos ou carnês sejam programados para uma data específica. Caso o aluno perca o vencimento, ele mesmo pode acessar o sistema, atualizar a data (com devidos juros e taxas) e realizar o pagamento. 

Outra função importante para o atraso em pagamentos é que o sistema permite a criação de mensagens de cobrança e lembretes de pagamento automáticos.

#4. Cadastro facilitado e unificado

Faça o cadastro do aluno no sistema, digitalize todos os documentos solicitados e anexe tudo ao registro dele. Dessa forma, todas as informações sobre ele, como cursos que está fazendo, boletins, históricos etc., farão parte de um registro unificado sobre o aluno. 

Quando for preciso gerar qualquer relatório, será fácil encontrar as informações que estarão relacionadas com o nome do aluno. 

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# 5. Inscrição e registro de interesse online

Essa opção é muito útil em diversos sentidos, principalmente, para campanhas de divulgação de cursos. 

A campanha pode ser criada em qualquer servidor ou software de marketing, CRM etc., com a inclusão do link que vai direcionar o aluno para um formulário de registro de interesse ou de inscrição em um curso específico. 

Você também tem a opção de deixar um registro de interesse ativo em seu site para capturar o contato dos alunos que querem se inscrever em algum curso. O formulário pode ser personalizado com as informações mais importantes para cada instituição de ensino. 

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# 6. Maior controle financeiro

Um software para curso técnico permite que as tarefas da gestão financeira sejam feitas com maior controle. Os pagamentos dos alunos, por exemplo, não precisam aguardar a baixa manual dos profissionais do departamento, pois o sistema faz isso de forma automática.

O profissional consegue gerar relatórios e acompanhar os casos de inadimplência de forma automatizada, com o registro de inclusão e exclusão dos alunos inadimplentes programada e automática. 

Além de poder documentar as negociações com os alunos diretamente no sistema, com cálculos de juros, correções e custos processuais automáticos.

O fluxo de caixa também pode ser controlado pelo sistema, excluindo a necessidade de ter um registro de entradas e saídas manual, de cada centro de custo ou categoria registrada. 

#7. Integração com todos os departamentos

O software para curso técnico vai gerenciar as tarefas na escola de forma integradas. Ou seja, todos os departamentos da instituição: secretaria, departamento financeiro, diretoria, área destinada aos professores, enfim, todos os departamentos vão utilizar o mesmo software para inclusão, alteração e gestão de suas tarefas.

Com isso, a instituição evita de ter que contratar um software para cada área e centraliza as informações em um único local.

#8. Mobilidade

Hoje em dia a mobilidade é fundamental para uma boa execução de qualquer trabalho. Ela permite que as informações sejam acessadas de qualquer lugar e a qualquer momento, sem precisar estar presencialmente no departamento.

Isso pode facilitar a vida de um diretor, por exemplo, que precisa consultar uma informação durante uma reunião, para um professor que vai inserir as informações no diário online enquanto corrige as provas em sua mesa e até para o próprio aluno que poderá baixar os conteúdos das aulas e estudar diretamente do seu dispositivo móvel, estando em casa, no transporte ou na biblioteca da escola. 

Quer saber mais sobre o tema? Então, conheça o Software GEO e veja como automatizar as tarefas na gestão escolar na prática.

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