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Entenda os diferenciais de um software para gestão escolar

O uso de software para gestão escolar é um dos pilares para que instituições de ensino alcancem o alto desempenho. Isso se deve à vasta gama de recursos e funcionalidades presentes nesse tipo de sistema, especialmente desenvolvidos para otimizar a rotina administrativa.

Por que o aprimoramento é tão importante? A princípio porque o setor é composto por processos complexos, numerosos e específicos. Além disso, eles são capazes de promover uma série de benefícios, tais como:

  • estruturação do sistema financeiro;
  • organização do estoque (materiais escolares, por exemplo);
  • controle da taxa de inadimplência e fornecedores;
  • retenção de alunos mais eficaz;
  • integração e engajamento da equipe de trabalho;
  • aumento do número de matriculados.

Legal, mas como é que um software para gestão escolar consegue proporcionar tantas vantagens? Tendo em vista elucidar o assunto de maneira clara, apresentamos, abaixo, uma lista com sete recursos presentes na tecnologia. Acompanhe!

Gestão acadêmica e pedagógica

A gestão pedagógica é um modelo que consiste na integração entre os diferentes setores da escola e na aproximação entre professores e alunos, construindo um ambiente bem organizado e repleto de métricas para se analisar a performance e a entrega de resultados.

Por meio de um software específico para gestão escolar, é possível fazer o acompanhamento de matrículas, rematrículas e reservas de vaga, emitir relatórios, gerenciar atividades, obter informações sobre os alunos a partir de fichas personalizadas, gerenciar o corpo docente e muito mais.

Controle de requerimentos online

Um dos principais benefícios de um software para estão escolar é o controle de requerimentos online. Ou seja, grande parte do trabalho da secretaria é transferido ao ambiente virtual a critério do gestor. Como esse controle funciona na prática? Vamos a um exemplo.

Partindo do princípio de que é possível fornecer via sistema as notas de cada aluno — explicaremos mais adiante —, imaginemos as etapas envolvidas no processo. Primeiro, o professor (ou a coordenação) analisa o desempenho, efetua o registro das informações e as encaminha à secretaria. Por sua vez, a secretaria segmenta as publicações e dispara uma notificação ao aluno.

Nada de muito complexo até aqui, certo? Pois bem, o tempo estimado para que todos os procedimentos aconteçam não deve ser inconstante e imprevisível. Nesse contexto, o controle de requerimentos online permite ao gestor estabelecer um prazo para cada etapa.

Há diversas outras áreas e atividades em que o controle é aplicável. Por exemplo, a relação de documentos a ser exibida mediante determinada solicitação, informações sobre taxas (caso incida) e prazos para agendamento de provas.

Lançamento de conteúdos, eventos e notas via internet

A uma instituição de ensino moderna e preocupada com a experiência entregue aos alunos e responsáveis (quando o caso) é fundamental oferecer um meio simples e eficiente para o acompanhamento do boletim e outras informações, como os conteúdos ministrados em cada aula.

Um dos papéis do software para gestão escolar é fornecer um portal para professores, pais e alunos. Logo, basta à equipe lançar as informações (notas, conteúdos, convocações, eventos, entre outras) no sistema e, instantaneamente, elas são disponibilizadas para visualização.

Armazenamento seguro e catalogado

Quando se fala em upload de documentos pessoais, disponibilização de informações acerca do desempenho, entre outros procedimentos online, é essencial o cuidado com a segurança dos dados para cumprir com os princípios de integridade, confiabilidade e disponibilidade.

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Nesse sentido, a sua gestão pode optar entre implementar o software num servidor próprio, cuja configuração e administração são realizadas por conta própria, ou utilizar um servidor web oferecido pelo fornecedor, deixando o funcionamento e a Segurança da Informação a cargo da equipe de especialistas.

Além do armazenamento confiável, o software para gestão pode trazer a organização dos arquivos para facilitar a consulta. Isso é possível graças aos recursos de filtro pesquisa e um banco de dados bem estruturado, bastando alguns dígitos e cliques para obter o resultado desejado.

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Disponibilização de material online aos estudantes

Um bom software para gestão escolar deve fornecer um ambiente de alta disponibilidade e intuitivo para todos, correto? A regra se aplica, também, ao modo como os materiais de apoio são distribuídos aos alunos.

Há soluções no mercado que permitem a instituição de ensino manter os conteúdos online para que sejam baixados pelos alunos em formato digital (PDF, por exemplo). As vantagens dessa prática englobam ambas as partes, principalmente as instituições menores, como as fornecedoras de cursos online.

Por parte dos alunos, existe a comodidade na obtenção dos arquivos de maneira ágil, bem como a possibilidade de abri-los em vários tipos de dispositivos. Ao gestor escolar, a distribuição online pode representar economia financeira, evitando despesas com livros físicos (impressão, aquisição, fretes etc.).

Gestão de serviços financeiros

Manter as finanças sob controle é um requisito para o crescimento da instituição de ensino. Mas como promover a organização necessária? Sem dúvida alguma, um grande passo é concentrar os cálculos, cadastros, análises e relatórios financeiros em um só lugar, deixando-os centralizados.

O que um software para gestão escolar tem a oferecer quanto a isso? Vejamos algumas funcionalidades que demonstram como um programa bem desenvolvido tende a ser útil:

  • cadastro flexível de valores, planos e serviços;
  • gestão de mensalidades com impressão de boletos e carnês customizáveis;
  • relatórios para controle de inadimplência;
  • disparo automático de alertas de vencimento e títulos em aberto;
  • auditoria de valores recebidos; e
  • documentação e negociação de dívidas.

Muito legal, não é mesmo? Basicamente, a partir de um único painel de controle é possível realizar diversas ações e, de quebra, obter relatórios completos para fazer as suas análises.

Mobilidade e integração de funcionários, alunos e responsáveis

Fora os recursos apresentados até aqui, um software para gestão escolar moderno oferece mobilidade, item essencial hoje em dia. Ou seja, o sistema é acessível de qualquer dispositivo conectado à internet, seja um computador, seja um aparelho móvel (notebook, smartphone, tablet etc.) com o aplicativo instalado.

Quem passa a contar com essa ótima vantagem? Todos os envolvidos! Isso significa que professores, funcionários de outros departamentos (Contabilidade, Marketing, entre outros), estudantes, e responsáveis, via internet, podem usufruir do software a qualquer momento e de qualquer lugar.

As sete funcionalidades do software para gestão escolar que foram elencadas no conteúdo são ótimos exemplos de como a solução pode elevar o patamar da administração da sua escola. Contudo, vale frisar a importância em adquirir um produto especificamente desenvolvido por quem tem experiência e entende as suas necessidades.

Nós, da Software Geo, compreendemos o ciclo de vida do ano letivo e continuamos a desenvolver soluções robustas e sofisticadas para você que deseja dar um boost na sua gestão escolar. Contate agora mesmo um de nossos consultores!