(11) 2626-2637 | (11) 96128-2637

Gestão escolar na prática

Entender o ciclo de vida o ano letivo vai ajudar na gestão escolar da sua instituição. Veja tudo que você precisa saber sobre o tema neste conteúdo completo.

Realizar a gestão escolar de forma estratégica é uma forma de garantir que todas as etapas do planejamento estratégico da sua instituição sejam concluídos. Por outro lado, sabemos que não é simples colocar isso em prática e garantir a eficiência e lucratividade de uma instituição.Para que isso aconteça é necessário criar processos padronizados, tornando as tarefas e ações mais práticas. Isso é possível por meio da automatização de atividades repetitivas e redução da quantidade de etapas para concluir cada uma delas.

Mas afinal, como é possível colocar uma gestão escolar eficaz em prática? Neste conteúdo, você vai descobrir em poucos passos como otimizar a gestão da sua instituição de forma simples durante todo o ciclo de vida do ano letivo.

1. Planejamento inicial

O planejamento começa antes mesmo de um ano terminar. Ao final de cada período letivo, é importante que os responsáveis pela gestão escolar, juntamente com os profissionais do departamento financeiro, pedagógico, secretarias e até os pais, participem de reuniões avaliativas para entender como foi o ano.

Com o departamento financeiro, os gestores precisam avaliar e entender quais as metas de arrecadação e investimentos foram conquistados, se houve aumento ou diminuição da taxa de inadimplência, quantos alunos a escola perdeu ou ganhou e, principalmente, quanto de lucro e valor em caixa estão disponíveis para iniciar o novo ano.

Os responsáveis pela secretaria devem fazer uma avaliação geral sobre os atendimentos, pontuar os principais problemas enfrentados, como foram solucionados no momento da crise e quais melhorias a escola pode fazer para auxiliá-los com situações futuras.

No caso do departamento pedagógico, os planos de ensino, as atividades, comportamentos e evoluções dos alunos que entram em discussão. É importante que essa reunião mostre também quais foram os maiores desafios dos profissionais e dos alunos.

É fundamental para a escola, que os pais avaliem como foi o ano letivo para eles e seus filhos, o que gostaram, o que não gostaram, em que foram surpreendidos, quais foram suas principais decepções e o que a escola pode fazer para proporcionar um ano ainda melhor para seus alunos.

Essas informações, vindas de cada membro ativo da sociedade educacional deve ser utilizado no final ou início de um ano para planejar e organizar os próximos dias letivos da instituição, criando estratégias e ações que otimizem os processo, aumentem a produtividade dos funcionários, a lucratividade da escola e o desempenho dos alunos. Assim, a instituição pode encontrar formas de reduzir os custos da administração escolar no próximo ano.

Recomendamos que você leia estes posts para saber mais sobre os passos do planejamento inicial do ano letivo:
  • Como definir o valor de um curso
  • Descontos na mensalidade escolar

2. Dia a dia na secretaria escolar

A secretaria escolar é um dos departamentos que mais exigem tempo dos profissionais. Normalmente, os secretários realizam diversas tarefas ao mesmo tempo e muitas delas de forma manual, cansativa, repetitiva e mecânica, o que certamente compromete produtividade na gestão escolar.

O cadastro dos alunos, por exemplo, que costuma se feito um a um, com a inclusão de todas as informações e, muitas vezes, registrados em livros, pastas em arquivos ou em processador de textos no computador.

Um dos maiores problemas desse tipo de atividade é que, além de exigir muito tempo, há grandes chances de o profissional inserir um dado incorreto e não permite que as informações sejam encontradas facilmente, sempre que for preciso.

O armazenamento dos dados dos alunos em arquivos e pastas físicos ocupam muito espaço, aumentam os riscos de infestações de ácaros nos papéis e podem ser facilmente perdidos, rasurados ou até se desgastarem com as ações do tempo. Por isso, a organização de documentos na secretaria é essencial para aumentar a produtividade deste setor.

O número de atendimentos na secretaria da escola é outro fator que exige tempo dos profissionais, pois imagine que cada pai ou aluno que precisa de um documento, tirar uma dúvida ou fazer uma solicitação, precisa ir até a escola e receber um atendimento exclusivo. A cada vez que isso acontece, o profissional deixa sua atividade de lado para atender a solicitação do pai ou aluno, o que compromete todas as outras atividades que ele estava executando.

2.2 Artigos para melhorar a Gestão escolar na sua secretaria

Pensando nisso, o ideal é que a escola invista na automação de tarefas na secretaria escolar, proporcionando ao colaborador métodos e ferramentas que otimizem o seu trabalho, diminuindo o número de solicitações no balcão da secretaria, oferecendo métodos que melhorem o armazenamento dos dados, garantindo maior segurança para as informações e facilitando a procura por informações, entre outros benefícios.

Algumas práticas podem ser aplicadas na secretaria para facilitar a gestão escolar. Veja só:
  • Controle de acesso de alunos
  • Calendário escolar online
  • Comunicação com seus alunos
  • Comunicação entre os pais e a escola
  • Requerimentos escolares online
  • Diário do professor online

3. Dia a dia na tesouraria escolar

Quantos boletos são gerados por mês em uma tesouraria escolar? Nos dias de vencimento ou próximos dele, o número pode ser assustador.

Apesar disso, a tesouraria de uma escola tem inúmeras funções além de gerar e enviar boletos. A ela também cabe a tarefa de negociar e evitar os casos de inadimplência na instituição, uma das situações mais difíceis para diversas empresas, e o agendamento das cobranças. A boa notícia é que todos esses trabalhos podem ser facilitados.

Isso porque, na grande parte dos casos, o que o responsável financeiro precisa para garantir os pagamentos em dia é de uma forma que facilite o recebimento da cobrança e o controle de mensalidades escolares. Em muitas instituições, essas atividades ainda precisam ser feitas diretamente na unidade, o que toma tempo dos responsáveis pelos alunos e principalmente dos profissionais da tesouraria.

A melhor opção, nesses casos, é que a tesouraria conte com um software para auxiliar na gestão financeira escolar, principalmente, na emissão e envio de boletos e na geração de relatórios. Mas como escolher o melhor sistema financeiro para escolas?

Antes de decidir, é importante que a equipe de gestão entenda que uma instituição de ensino conta com particularidades que são diferentes de outros tipos de empresas e, por isso, o mais indicado é contar com um sistema específico pra o atendimento de escolas.


3.3 Conteúdos para melhorar a administração da sua tesouraria

A má execução das tarefas na tesouraria podem impactar negativamente em todas as atividades financeiras da gestão escolar. Porém, diversas situações, que fogem do alcance do profissional, têm sua parcela de responsabilidade nesse quesito.

A dica é investir em ferramentas de automação que tornem a gestão financeira eficaz, executem as tarefas repetitivas e manuais dos profissionais, permitindo que eles se dediquem às ações que exigem o desenvolvimento de estratégias e às melhorias no planejamento.

Separamos alguns conteúdos que podem ser úteis. Veja abaixo:
  • Mensalidade escolar para o celular
  • Boletos para escolas
  • Novas regras de boletos registrados
  • Modelo de contrato para escolas
  • Como fazer controle financeiro de cursos
  • Geração de boletos de mensalidade escolar


3.4 Inadimplência: não deixe seu lucro escorrer pelos dedos  

A inadimplência é um risco que ronda qualquer empresa e com as escolas não seria diferente. Com o segmento educacional ela pode parecer ainda mais injusta, pois uma instituição de ensino não pode suspender os serviços prestados a um cliente devedor.

Nesse caso, ela tem apenas duas alternativas: não aceitar a rematrícula de um aluno, no início de um ano letivo, - e correr o risco de que ele vá para outra instituição sem quitar o débito - ou tentar negociar a dívida e permanecer com o aluno.

As escolas que escolherem a segunda opção deverão se dispor a negociar os débitos do aluno sem causar nenhum tipo de constrangimento a ele, oferecendo algumas opções para pagamento e se propondo a facilitá-lo.

É importante que a escola leve em consideração que, em diversos casos, o aluno, ou seu responsável, não deixou de cumprir com suas obrigações financeiras porque está agindo de má fé, mas sim porque está passando por dificuldades e precisou abrir mão do pagamento de alguma despesa.

Contar com a compreensão, o interesse e o suporte da escola nesses casos é fundamental para que o responsável financeiro não se sinta coagido ou humilhado, o que pode fazer com que ele evite conversar sobre o problema ou até busque meios legais para resolver a pendência.

Para evitar que novos casos de inadimplência ocorram, a gestão escolar pode desenvolver ações para diminuir os casos e os riscos de falta de pagamento das mensalidades na organização educacional. 

Confira outros conteúdos sobre este assunto que podem te ajudar:
  • Alunos inadimplentes
  • Cobrança escolar
  • Como realizar a cobrança de alunos

4. Captação e retenção de alunos 

Quando a gestão escolar sofre com os impactos causados pela inadimplência de alguns alunos, uma das soluções, depois de tentar negociar as dívidas, é investir na captação de novos alunos ou na retenção dos alunos que estão em dia com as suas mensalidades.

As escolas contam com um benefício quase que intrínseco: os alunos e os pais se apegam à escola e a todos os envolvidos no meio educacional, dessa forma, a menos que seja extremamente necessário, os pais ou alunos dificilmente vão querer deixar a instituição na qual já vivem uma trajetória.

É claro que se a instituição não entregar um bom serviço e um bom atendimento, naturalmente, cada vez mais alunos serão transferidos para outras escolas, podendo até causar a falência da organização.

Ainda assim, as escolas que oferecem um bom serviço e que contam com pais e alunos envolvidos e apegados àquela comunidade também podem desenvolver estratégias e melhorias para manter seus alunos sempre ativos e interessados em permanecer naquele ambiente.

Veja algumas formas de atrair e reter alunos :
  • Investimento em infraestrutura adequada e moderna; 
  • Oferecimento de atividades extracurriculares;  

  • Contratação de profissionais capacitados; 
Não esqueça também que a indicação é a melhor forma de divulgação para escolas, pois nesse segmento é muito comum que os pais perguntem para amigos, familiares e colegas sobre indicação de boas escolas. Uma forma de incentivar a divulgação por parte dos pais é promover descontos para quem indicar um amigo para estudar na escola. 

5. Como um software de gestão escolar pode ajudar na administração da sua escola

Um software de gestão escolar é uma solução para automatizar as tarefas na instituição de ensino, promovendo maior produtividade para os profissionais da escola, minimizando os impactos negativos na escola e ainda proporcionando aos pais mais tempo para se dedicarem a outras tarefas.

A administração de uma escola é realizada por diferentes setores que se conectam ao final de um processo. Para que a escola alcance seus resultados mais ambiciosos, é fundamental que todas as áreas estejam alinhadas com o objetivo da empresa.

Uma das maiores dificuldades que as empresas em geral encontram para atingir seus objetivos é que todos os setores e colaboradores estejam trabalhando em sinergia.

Isso acontece porque é muito comum que as informações não estejam centralizadas e conectadas umas com as outras. Quando isso acontece, cada profissional segue uma direção.

No caso da gestão escolar, não é diferente. Um bom exemplo disso é quando a secretaria depende dos professores para fazer a inclusão das notas e faltas dos alunos em seus diários de classe. Os profissionais da secretaria precisam aguardar o fechamento do diário, para então conferir e subir as notas no sistema.

Um software de gestão escolar eliminaria algumas etapas desse processo, pois com um diário de notas online, o professor faria o lançamento das informações no sistema, que atualiza automaticamente e fica disponível para a consulta da secretaria e outros profissionais envolvidos.  

A secretaria por sua vez, não precisa fazer a inserção e nem a conferência, pois os riscos de erro diminuiriam drasticamente.

Outro exemplo é na emissão de boletos. Diversos pais ou responsáveis financeiros dos alunos utilizam o fato de terem que retirar o boleto na escola como uma justificativa para o atraso nos pagamentos. Realmente, essa logística acaba interferindo na rotina de muitas famílias e fazendo com que alguns pais atrasem a quitação dos débitos.

A utilização de um software de gestão escolar no departamento financeiro permitiria ao profissional da escola emitir um boleto e enviá-lo para o e-mail do responsável por meio de um agendamento automático. O profissional, pode ainda, criar lembretes para notificarem os pais sobre o prazo de pagamento do boleto.

Os pais que perderem a data de vencimento poderão acessar um sistema e fazer a reemissão do boleto, com data atualizada.

O objetivo de contar com um software de gestão escolar é que a escola possa investir seus esforços em atividades mais estratégicas e que proporcionem um melhor atendimento para pais e alunos. Por isso, as atividades repetitivas ou que causam um atendimento sufocante podem ser feita por um software especializado. 

Confira alguns outros posts importantes sobre o assunto:
  • Tipos de software de gestão escolar
  • Software de gestão escolar

6. Software GEO: um software sob medida para gestão da sua escola

O software GEO é um sistema de automação personalizado que atende as instituições de ensino de forma completa, oferecendo serviços que resolvam os problemas da secretaria, da tesouraria, da área pedagógica e, principalmente, dos pais e alunos.

É uma solução para quem não quer mais perder tempo com processos ultrapassados, mas que deseja investir seu tempo e dedicação em melhorias estratégicas para todos os envolvidos na comunidade acadêmica.

Esse sistema é a escolha certa até mesmo para as escolas com necessidades bem particulares. Elas podem contar com a eficiência o GEO, pois o software se adapta às necessidades específicas de cada instituição. 

Separamos alguns tópicos importantes para você entender como o Software GEO pode ajudar a sua escola a aumentar os resultados:

Solicite o contato de um consultor

Clique e envie seus dados. Nosso especialista entrará em contato com você!