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Secretaria Escolar

Fazer um bom arquivamento de documentos escolares garante não apenas organização, mas também agilidade e melhor efetividade no atendimento. Os alunos podem precisar de materiais como o histórico escolar para mudar de instituição, comprovar o desempenho e a finalização de um ano letivo, entre outras situações.

No entanto, quem administra uma instituição de ensino sabe a quantidade de documentos que são armazenados todos os anos. São centenas de novas matrículas, além de atualizações nos arquivos de alunos antigos.

Certificados, registros, papéis dos professores, matriz curricular, atas e vários outros documentos precisam ficar guardados na escola. A pergunta então é: como organizar tudo isso?

Para ajudá-lo nesse processo de arquivamento de documentos escolares, continue a leitura e entenda melhor sobre o que fazer.

Por que é preciso fazer o arquivamento de documentos escolares?

Os documentos de um aluno contêm dados valiosos sobre o seu tempo na escola ou faculdade. Matrícula, notas, frequência, atividades extracurriculares, comprovantes de conclusão de curso, certificados, entre outros materiais podem ser necessários ao longo da vida do estudante, estando ou não na instituição futuramente.

Outro ponto importante é sobre aquilo que se refere à administração e pedagogia da empresa. É preciso armazenar matrizes curriculares e suas mudanças, ementas, regimento interno, calendário escolar, livros de visitas de autoridades educacionais, entre outros.

Portanto, ter um sistema que organize tudo isso é muito importante para garantir a segurança e gestão desses documentos. Não guardar essas informações pode acarretar ações judiciais. Confira a seguir.

O que diz o MEC sobre o assunto?

Não existe uma determinação específica do Ministério da Educação (MEC) sobre a responsabilidade da instituição em guardar tais arquivos. Porém, o Código Civil, na lei nº 8.159, atribui responsabilidade penal, civil e administrativa àquele que danificar ou destruir qualquer documento de valor, ou de interesse público e social.

Ou seja, se a instituição não arquivar, pode ser processada e responder judicialmente pelo fato.

De qualquer forma, o MEC exige que instituições de ensino superior guardem de maneira digital os documentos dos alunos. A determinação se deu em abril de 2018 por meio da Portaria 315, e as faculdades e universidades têm até 2020 para se adequar. Temos um artigo completo explicando o que é e como atender a essa exigência do MEC.

Por fim, para determinar o que deve ser mantido e por quanto tempo, existe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal (SIGA). Nela, você confere que há materiais que devem ser guardados temporariamente e outros permanentemente.

As informações são referentes às instituições de ensino superior, mas as escolas também podem adotar tais medidas no processo de arquivamento de documentos escolares, buscando a melhor gestão dessa área.

Como organizar todos os documentos?

Faça um bom planejamento

O primeiro passo para conseguir armazenar é ter um planejamento. Será necessário criar um sistema de organização, determinar prazos e atribuir as tarefas para pessoas específicas.

Considere a modernização. Por que usar pastas e arquivos físicos se você pode digitalizar e usar um software? Ele é mais rápido e eficiente, além de atender a exigência do MEC, na portaria 315 mencionada anteriormente.

O planejamento pode determinar, por exemplo, que se comece pelos materiais recentes. Ao receber novas matrículas e definir as diretrizes educacionais do ano letivo, já faça o arquivamento dos documentos escolares no novo modelo. A partir daí, você pode organizar do mais recente para o mais antigo, descartando aquilo que já não é necessário guardar.

A tarefa será longa, mas o benefício é poder oferecer com agilidade todos os documentos sempre que os alunos ou o MEC solicitarem.

Tenha um local adequado

O local adequado é fundamental para a organização. Defina uma sala onde o processo será feito e respeite este espaço. Como você estará lidando com papéis, a sala não pode ser úmida, e o acesso deve ser restrito às pessoas responsáveis. Computador, escâner e internet também serão necessários para fazer a digitalização.

Utilize materiais e mobiliários específicos para a organização

Tão importante quanto os itens anteriores é ter material para realizar a organização. Será que você tem as mobílias adequadas e na quantidade ideal? O que é necessário para conseguir categorizar? Fichas, planilhas, checklists, etiquetas, tags e caixas podem ajudar você a separar tudo, eliminar aquilo que não precisa mais ser guardado e conferir se há algo faltando que deve ser solicitado.

Outro ponto de atenção é estabelecer uma comunicação clara entre a secretaria e as pessoas que estão no processo de arquivamento. Quem atende às solicitações sabe como esses documentos escolares precisam ser acessados e com que frequência. Assim será possível determinar prioridades e melhores maneiras para guardar.

Invista em um software de gestão escolar

Utilizar um software é uma forma eficiente de melhorar o processo de arquivamento de documentos escolares. Com ele, será bem mais fácil acessar, imprimir e emitir certificados, histórico escolar, entre outros.

Além disso, diversas tarefas podem ser feitas diretamente no sistema, como, por exemplo, o diário do professor. Ele mesmo pode atualizar os dados, otimizando o tempo e diminuindo tarefas para a equipe da secretaria.

O sistema também diminui os atendimentos presenciais, já que, se os documentos estiverem online, o aluno mesmo consegue acessar e emitir por meio da plataforma. Com um software adequado, fica também mais prático reunir documentações solicitadas pelo MEC.

A tecnologia ajuda?

Sim! A tecnologia é uma grande aliada no arquivamento de documentos escolares. Em vez de ter uma sala específica para as pastas, correndo o risco de ter papéis danificados pela ação do tempo, você pode digitalizar tudo e acessar de um computador. Com um software de gestão escolar, a segurança dos dados é garantida.

Para implementar um sistema desses, será necessário um esforço na organização e digitalização dos papéis mais antigos, mas é uma atividade que será feita uma vez só. Depois, é só aproveitar a redução de trabalho e facilidade de se ter um software fazendo toda administração e organização.

O arquivamento de documentos escolares é, então, uma tarefa importante e necessária para toda instituição de ensino. Quando os alunos precisarem de tais documentos, a instituição deve fornecê-los com agilidade e prontidão. Para isso, ter um planejamento e um software de gestão ajuda no processo de organização, além de facilitar outras tarefas do dia a dia da escola ou universidade.

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Secretaria Escolar

Como é o período de matrícula escolar na instituição de ensino em que você trabalha? A porta de entrada de novos estudantes é eficiente? E a retenção de alunos, como está? Essas perguntas são fundamentais para a administração da instituição e responder positivamente cada uma delas significa que há qualidade na captação e rematrículas de alunos. Você sabia que existem medidas que podem otimizar esse processo?

As matrículas escolares acontecem uma ou duas vezes ao ano, dependendo da organização. Em geral, demora meses até que todos os estudantes façam sua rematrícula e longas campanhas publicitárias são veiculadas para captar novos estudantes. Também é preciso que uma equipe de colaboradores fique dedicada para essa tarefa.

Então, para que toda essa mudança na rotina seja melhor aproveitada e você consiga alcançar resultados melhores, separamos 7 passos que podem ser aplicados para otimizar a matrícula escolar na sua instituição. Confira!

1. Faça um planejamento estratégico

O primeiro passo para otimizar o processo de matrícula escolar é se planejar. Analise como está essa área atualmente e procure entender quais pontos devem ser melhorados. Uma boa forma de começar é com uma pesquisa de satisfação com os pais ou responsáveis e estudantes novos, por exemplo.

A sua própria equipe terá informações valiosas sobre o assunto, então consulte-a. Alguns problemas comuns que são encontrados nessa etapa são:

  • desistência de matrículas: interessado começa o processo, mas não efetiva o pagamento;
  • dificuldade de rematrícula para inadimplentes: discentes com mensalidades atrasadas, mas que querem se rematricular;
  • gestão dos documentos: aumenta muito a entrada de documentos e a administração fica difícil;
  • aumento da emissão de boletos: a demanda cresce nessa época do ano;
  • redação de contratos: cada contrato é diferente e redigir todos ocupa muito tempo.

Perceba que se esses problemas forem identificados com antecedência, é possível propor soluções. Para a desistência de matrículas você pode ter uma equipe preparada para captar o desistente e entender porque ele está demorando para efetuar o pagamento. No caso dos inadimplentes, ofereça novas formas de pagamentos e faça acordos.

Já com relação aos documentos, emissão de boletos e redação de contratos, tudo isso é facilmente resolvido com a adoção de um software de gestão que faz todo esse processo automaticamente a cada entrada de novo aluno ou rematrícula.

Depois de identificar os problemas e encontrar as soluções, defina prazos, metas e as pessoas responsáveis pelas etapas.

2. Comece com antecedência

Como explicamos no tópico anterior, otimizar o processo de matrícula exige planejamento. No entanto, é impossível se planejar adequadamente se não for com antecedência. Então, assim que terminar um ciclo, já comece a pensar no próximo. Isso é ainda mais importante se você tem entrada de alunos semestralmente.

Sobre se programar, é possível também montar um cronograma espaçado de matrícula oferecendo descontos a quem fizer primeiro. Assim, você evita que sua equipe fique sobrecarregada nos meses finais, já que uma parcela das pessoas já terá se adiantado para aproveitar os valores diferenciados.

Faça publicidade e divulgue a condição especial, mas lembre-se: tão importante quanto captar novos discentes é a sua retenção.

3. Qualifique os colaboradores

Ao chegar em uma escola para fazer a matrícula, os pais e estudantes esperam ter todas as informações necessárias para o processo. Mais do que a questão financeira, eles podem fazer perguntas sobre a estrutura e organização da instituição, valores e costumes.

Então, mesmo que você tenha uma equipe específica para novos alunos, é importante que todos que atuam no atendimento estejam bem informados. Por isso, a qualificação do profissional é tão importante.

Faça dinâmicas de integração e oriente o seu colaborador para responder tudo com clareza e objetividade. Principalmente em relação a valores, reajustes, formas de pagamento. Se ele tiver todas as informações, ou seja, se estiver preparado, não terá dificuldades em atender os pais e estudantes com qualidade.

4. Tenha uma equipe de prontidão

Mesmo que você tenha qualificado os seus colaboradores, provavelmente surgirão situações diferentes que exigem uma análise de alguém mais experiente ou com maior poder de decisão na empresa. Pode ser a entrada de um aluno especial, uma transferência de estudante estrangeiro, alguma situação incomum de pagamento, uma solicitação diferente.

Então, para que o processo de matrícula não perca agilidade, é importante ter pessoas prontas para resolver essas situações especiais. Assim, o colaborador responsável dará andamento nas solicitações de maneira mais ágil.

5. Apresente os diferenciais por meio da publicidade

No caso de novos alunos, o processo de conversar e apresentar a instituição pode ser demorado e demandar do trabalho de várias pessoas da sua equipe. Então, uma forma de contornar é fazer a divulgação constante dos diferenciais da instituição para que quem chega ao local já esteja melhor informado sobre tudo.

A ideia é diminuir o tempo da visita, mas claro, sem deixar de dar todo tipo de informação que o cliente solicitar. Portanto, continue investindo em sua equipe de vendas.

6. Automatize a matrícula escolar com um software de gestão

Você utiliza algum software de gestão na sua escola? Se não, está perdendo uma ótima oportunidade para otimizar não apenas as matrículas, mas também a administração e comunicação da sua instituição.

No caso das matrículas, ele é capaz de gerar automaticamente os contratos, os cálculos de rematrículas, controlar os recebimentos, fornecer relatórios, emissão de boletos, controle de vagas, entre outros benefícios.

Por meio do sistema, você pode oferecer a inscrição online nos cursos, o próprio cliente é capaz de emitir o boleto, receber lembretes para pagamento na data correta e enviar documentos digitalmente (que já entrarão na base de dados, diminuindo o consumo de papel na escola).

Perceba que ter todas essas funcionalidades em um sistema otimiza o tempo e aumenta a produtividade dos colaboradores que precisarão apenas saber utilizar o software. Dar autonomia para os próprios interessados executarem algumas ações também é interessante, já que eles percebem que tem um canal direto de comunicação com a instituição.

No entanto, a sua equipe treinada e capacitada continuará sendo necessária, seja para ensinar os clientes a usar o sistema, seja para executar algumas ações específicas.

7. Faça avaliações constantes

Pronto, você otimizou seu processo de matrícula escola, contratou um software e tudo ocorreu como esperado. Mas não acabou. Para manter a qualidade serão necessárias avaliações constantes. É claro que é possível atingir um bom nível de satisfação, mas evoluir também deve ser parte do seu planejamento.

Pesquise junto aos seus colaboradores e também com os clientes. Se você adotar um software de gestão, é possível realizar a enquete por meio do sistema, facilitando essa etapa.

Como você viu, o planejamento e organização são fundamentais para otimizar a matrícula escola. No entanto, o software de gestão escolar resolve vários problemas de uma vez só, principalmente aqueles referentes à geração de contratos, aos cálculos matemáticos e à automatização de processos. Por isso, investir nele é tão importante.

O Software GEO é uma ferramenta que executa todas as ações necessárias para otimizar as matrículas escolares e muito mais. Com ele, o professor tem o diário de classe online, os pais e estudantes tem um canal de comunicação com a instituição, podendo acessar notas e outros dados pelo aplicativo. Ele também oferece suporte ao setor financeiro, diminui tarefas da secretaria e emite relatórios, entre outros recursos.

Ficou interessado em otimizar o seu processo de matrícula escolar? Então, entre em contato conosco agora mesmo e saiba mais sobre as nossas soluções!

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Secretaria Escolar

Desde o dia 4 de abril de 2018, o Ministério da Educação (MEC) passou a exigir que as instituições de ensino superior façam a digitalização de todos os documentos referentes às atividades-fins. A exigência está na Portaria 315 MEC. O que vem para facilitar o acesso aos arquivos, pode ser um desafio para organizações com 20, 30 ou 50 anos de história. Afinal, o acervo é enorme.

Apesar do susto inicial, é importante que você entenda que essa é uma oportunidade para atualizar a gestão e a administração de documentos. As universidades têm até abril de 2020 para se adequar e, com planejamento e ação, é possível cumprir as especificações e usufruir dos benefícios da digitalização.

Continue conosco e descubra o que deve ser digitalizado e como se adequar à portaria. Boa leitura!

Principais exigências da portaria 315 MEC

A migração do acervo acadêmico para o meio digital não é apenas uma exigência, mas uma atualização. As instituições podem se beneficiar muito com isso, já que o acesso a esses documentos ficará muito mais fácil aos diversos interessados. Facilita também para os alunos, que poderão solicitar e emitir online os comprovantes, histórico escolar, grade curricular e o que mais necessitarem.

Segundo o artigo 37, considera-se acervo acadêmico o “conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

Então, todos os documentos solicitados na matrícula até o momento que o aluno deixa a universidade deverão ser disponibilizados eletronicamente. Da parte pedagógica e administrativa, a instituição deve tornar digitais os materiais como as grades e reformulações curriculares, calendário acadêmico, projeto pedagógico, controle de aplicação de provas, entre outros. A lista completa pode ser acessada no site do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo do Governo Federal.

Perceba que muitos desses materiais já são digitais e ofertados aos alunos através do sistema do aluno e do professor. O que se busca agora é uma padronização que torna as faculdades mais modernas e eficientes.

Para fazer essa digitalização, o MEC também regula que deva existir uma política de preservação digital e um sistema de gerenciamento. Ou seja: tudo precisa estar armazenado de maneira segura e devidamente organizado. Para isso, será necessário um sistema de gerenciamento e um plano de organização.

Abaixo, você vai conferir como colocar em prática o processo e vai perceber que as próprias exigências do MEC já orientam para a maneira mais eficiente de se adequar e aproveitar dos benefícios da digitalização.

Dicas para adequação da instituição à portaria

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Para lidar com tamanha quantidade de arquivos a instituição precisa de um software adequado. Então, para padronizar e regular o processo, a Portaria especifica a necessidade de utilizar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também chamado de GED. A principal função desses softwares é segurar e ser uma maneira prática de acessar os documentos.

A portaria explica que esse sistema deve atender algumas funções específicas. São elas:

  • ter uma base de dados possível de ser utilizada e gerenciada;
  • ter método de indexação para a recuperação de documentos caso seja necessário;
  • permitir a reprodução do acervo, garantindo a segurança e preservação;
  • utilizar um certificado acadêmico digital padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — IPC-Brasil. Trata-se de uma forma de garantir a veracidade e validade das informações disponíveis no sistema.

Existem no mercado empresas que oferecem tal solução e algumas até a personalizam para as especificidades da organização. Essa funcionalidade é interessante, pois você passa a ter mais recursos para administrar ainda melhor.

Plano de classificação de documentos

Outra especificação é que a instituição tenha um Plano de Classificação de Documentos que terá como objetivo a organização. Apenas digitalizar não resolve a questão. É preciso que os arquivos estejam disponíveis pelo tempo necessário especificado pelo MEC e acessível para os interessados.

Estamos falando de material com valor jurídico que devem ter tratamento adequado quanto à sua confidencialidade e histórico. Então, se faz necessário especificar como, quando e porque eles foram produzidos, quem terá acesso a esses determinados arquivos e quais modificações que ocorreram nele ao longo do tempo.

Quem usar o sistema deve ter clareza das informações e garantia da sua privacidade. Não ter um plano de classificação e organização coloca o acervo em risco, pois pode ser acessado por pessoas indevidas, ter arquivos alterados e até excluídos sem autorização.

Segurança da informação

Com um sistema de gerenciamento adequado e um plano de classificação já é possível garantir uma certa proteção da informação. O MEC solicita ainda que seja formado um comitê gestor responsável pelo processo na universidade. Essas pessoas devem elaborar, implementar e acompanhar a digitalização do acervo acadêmico, com atenção especial à segurança e preservação.

Responsabilização legal

Por fim, fique atento à responsabilização legal. Uma vez digitalizado os documentos, a instituição precisará assumir a responsabilidade pela manutenção da segurança, preservação e organização do acervo. Caso o acervo seja perdido, algum documento confidencial seja vazado e prejudique alguém, ou ainda sejam identificados casos de utilização fraudulenta do material, o representante legal poderá ser responsabilizado.

Impactos da digitalização de documentos

Os impactos de se adequar à Portaria 315 do MEC são positivos para todas as universidades. Ao tornar tudo digital há um impacto na receita. Elimina-se a necessidade de um espaço físico para armazenamento, facilita-se a localização e rastreabilidade dos arquivos. Diminui-se significativamente o uso do papel, bem como o número de atendimentos presenciais.

Assim, alunos, professores e egressos podem solicitar e emitir declarações, certidões, contratos, apenas com um acesso online. A digitalização também facilita a construção de documentação obrigatória para auditorias do MEC e os colaboradores não precisarão procurar em pastas físicas por um documento específico. Além do que, a instituição que não fizer tais mudanças pode ser acusada de irregularidade administrativa.

Apesar de ser uma imposição da Portaria 315 do MEC, a verdade é que manter de maneira digital todas essas informações impacta positivamente toda a comunidade universitária. Seguindo as exigências, é possível aumentar a eficiência, segurança e otimizar o tempo dos colaboradores, além de facilitar o acesso para os alunos, egressos e professores.

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